中央商場(chǎng)的連鎖企業(yè)OA管理軟件項(xiàng)目分階段實(shí)施

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南京中央商場(chǎng)（集團(tuán)）股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱：中央商場(chǎng)）是一家由雨潤(rùn)集團(tuán)控股的老字號(hào)商業(yè)企業(yè)，始建于1936年。公司現(xiàn)已發(fā)展成為多業(yè)態(tài)并存、跨地域經(jīng)營(yíng)的大型商業(yè)集團(tuán)、A股上市公司（股票代碼：600280），擁有8家連鎖百貨店、3家倉(cāng)儲(chǔ)超市以及超過(guò)200萬(wàn)平方米的商業(yè)地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，其規(guī)模、效益、管理等核心競(jìng)爭(zhēng)力均名列國(guó)內(nèi)行業(yè)前茅。目前公司總經(jīng)營(yíng)面積超40萬(wàn)平方米，其中位于南京新街口商業(yè)圈的中心店經(jīng)營(yíng)面積逾6萬(wàn)平方米，規(guī)模在華東地區(qū)單體店中首屈一指。公司曾榮獲“全國(guó)百城萬(wàn)店無(wú)假貨示范店”、“全國(guó)用戶滿意服務(wù)企業(yè)”、“中華老字號(hào)”、“中國(guó)商業(yè)服務(wù)業(yè)改革開(kāi)放三十年功勛企業(yè)”、“全國(guó)和諧商業(yè)企業(yè)”等多項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)，也是全國(guó)首批通過(guò)ISO9001：2000質(zhì)量認(rèn)證體系的商業(yè)企業(yè)之一。在商務(wù)部開(kāi)展的“分等定級(jí)”評(píng)選活動(dòng)中，榮獲首批“金鼎百貨品牌店”稱號(hào)。2012年，集團(tuán)公司共實(shí)現(xiàn)銷售過(guò)百億，其中位于新街口中心店實(shí)現(xiàn)銷售40億元。

中央商場(chǎng)始終秉承“以人為本、顧客至上”的核心理念，不斷突破傳統(tǒng)商業(yè)模式，積極倡導(dǎo)現(xiàn)代百貨業(yè)服務(wù)理念，高標(biāo)準(zhǔn)選擇品牌供應(yīng)商，不斷提升全員素質(zhì)和服務(wù)品質(zhì)，全力打造現(xiàn)代高檔百貨業(yè)標(biāo)桿形象。近年來(lái)，中央商場(chǎng)依托雨潤(rùn)集團(tuán)良好的投資平臺(tái)，以連鎖百貨和城市商業(yè)綜合體為重點(diǎn)，大力實(shí)施“內(nèi)涵式增長(zhǎng)與外延式擴(kuò)張”同步發(fā)展戰(zhàn)略，持續(xù)拓展企業(yè)連鎖經(jīng)營(yíng)規(guī)模，不斷提高連鎖百貨的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化程度，逐步滲透電子商務(wù)和網(wǎng)上購(gòu)物消費(fèi)領(lǐng)域。十二五期間，力爭(zhēng)達(dá)到連鎖門店總數(shù)40家、銷售規(guī)模300億元，實(shí)現(xiàn)凈利潤(rùn)五年翻一番。

堅(jiān)持持續(xù)發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展、跨越發(fā)展，“創(chuàng)行業(yè)一流連鎖品牌，做基業(yè)常青百年‘中央’”，是公司發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

1. 您的行動(dòng)案例，是為了解決企業(yè)中存在的什么問(wèn)題 / 您的企業(yè)為什么要采取相關(guān)的管理行動(dòng)？

由過(guò)去的一個(gè)老字號(hào)店，發(fā)展成為一個(gè)多業(yè)態(tài)并存、跨地域經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)代商業(yè)集團(tuán)、A股上市公司，南京中央商場(chǎng)一直秉持“內(nèi)涵式增長(zhǎng)與外延式擴(kuò)張”同步發(fā)展的戰(zhàn)略。從2007年erp系統(tǒng)實(shí)施，到2008年CRM系統(tǒng)實(shí)施，2009年OA系統(tǒng)實(shí)施，2010年移動(dòng)OA深化應(yīng)用，再到2011年SAP系統(tǒng)的實(shí)施，中央商場(chǎng)在信息化上的腳步從未停止。2012年，隨著SAP系統(tǒng)的實(shí)施上線，中央商場(chǎng)管理層發(fā)現(xiàn)，大量的規(guī)則被隔離在ERP系統(tǒng)之外，需要手工或系統(tǒng)外處理的流程達(dá)到60%左右，“等”流程、“跑”流程的情況嚴(yán)重影響著單位時(shí)間價(jià)值，大量的脫韁流程讓管理過(guò)程和業(yè)務(wù)執(zhí)行儼然變成了兩條線，與此同時(shí)，中央商場(chǎng)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)只針對(duì)最終達(dá)成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或結(jié)果進(jìn)行處理，管理以及業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)集中在流程的前端，大量的管理黑洞、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、無(wú)謂的利潤(rùn)流失、成本增加都集中在了前端業(yè)務(wù)過(guò)程之中。

另外一方面，OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、CRM、收銀系統(tǒng)等系統(tǒng)相互之間實(shí)際是割裂的，每家店的招商部門都各有一套不同的系統(tǒng)，可謂各用各的，相互之間不對(duì)應(yīng)、不共享。OA共享管控平臺(tái)僅限于文檔的審批流轉(zhuǎn)，沒(méi)有涵蓋到實(shí)際業(yè)務(wù)中，沒(méi)有充分發(fā)揮系統(tǒng)的管理效率。信息孤島問(wèn)題嚴(yán)重，財(cái)務(wù)又缺乏手段可以監(jiān)控。

為了解決脫韁的流程、隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，中央商場(chǎng)再次發(fā)起了信息化變革，即以協(xié)同平臺(tái)（OA）、業(yè)務(wù)平臺(tái)（ERP）為核心系統(tǒng)平臺(tái)，打通業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、管理以及各大部門之間的信息共享，加強(qiáng)IT基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以流程管理和數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ)，建設(shè)符合中央商場(chǎng)特色的信息化發(fā)展架構(gòu)，決勝2013年，成為集團(tuán)核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。

2. 您的行動(dòng)案例的具體計(jì)劃和實(shí)施情況，請(qǐng)舉例說(shuō)明。

中央商場(chǎng)期望打造支撐管理、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)三位一體的協(xié)同管理平臺(tái)，基于全流程管控、管理與業(yè)務(wù)融合、管理者專屬桌面的設(shè)想，中央商場(chǎng)首先進(jìn)行了連鎖企業(yè)OA管理軟件平臺(tái)總體架構(gòu)的規(guī)劃（如圖1）：即通過(guò)整合打造底層核心組件庫(kù)，并在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)關(guān)注流程管理、知識(shí)管理、綜合事務(wù)三大應(yīng)用內(nèi)容，而在用戶層面，除了構(gòu)建集團(tuán)及分子公司的多級(jí)門戶之外，形成以用戶為中心的辦公門戶成為重中之重。

圖1 中央商場(chǎng)連鎖企業(yè)OA管理軟件平臺(tái)總體架構(gòu)

中央商場(chǎng)的連鎖企業(yè)OA管理軟件項(xiàng)目分3個(gè)階段實(shí)施，具體如下：

●階段1：此項(xiàng)目由副董事長(zhǎng)陳新生發(fā)起并成立了相應(yīng)的信息化項(xiàng)目小組，由他擔(dān)任項(xiàng)目組組長(zhǎng)，副總裁湯靖臻擔(dān)任副組長(zhǎng)，信息部人員作為項(xiàng)目成員共同配合連鎖行業(yè)OA軟件和SAP進(jìn)行實(shí)施，共有60～70人。大家清楚知道，項(xiàng)目的最大困難不在于系統(tǒng)的邏輯構(gòu)建能力或者與中央商場(chǎng)管理需求的匹配問(wèn)題，而在于推廣應(yīng)用的問(wèn)題上。首先，項(xiàng)目組以老OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移為重點(diǎn)，包括流程、通知公告等數(shù)據(jù)。為了縮短實(shí)施項(xiàng)目的周期，新OA的服務(wù)器軟件硬件環(huán)境、系統(tǒng)部署也在同時(shí)進(jìn)行。

●階段2：以流程咨詢與流程梳理、流程搭建為重點(diǎn)。由于工作量較大，且流程是整個(gè)連鎖企業(yè)OA管理軟件方案的核心，需要中央商場(chǎng)信息中心全體成員參加流程搭建培訓(xùn)，并參與流程的梳理、搭建。此階段的工作搭建以O(shè)A與ERP的集成為重點(diǎn)，充分發(fā)揮了系統(tǒng)管理效率，解決了信息孤島問(wèn)題。核心成果展示如下：

1） 品信庫(kù)管理

中央商場(chǎng)品信庫(kù)管理涉及品牌信息登記、修改、供應(yīng)商管理、市調(diào)管理、年度目標(biāo)品牌管理、品牌報(bào)表管理等。核心是建立標(biāo)準(zhǔn)化的品牌管理庫(kù)以及針對(duì)品牌的信息和所屬分類的劃分、可招商分店的劃分、品牌供應(yīng)商信息的審核、維護(hù)等，同時(shí)建立跟蹤、執(zhí)行、監(jiān)督管理體系。另外，品信部需要掌控品牌供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息、租期、繳費(fèi)、貨品的價(jià)格信息以及扣率的相關(guān)情況，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)品牌的管理及扣率的定位，招商合同報(bào)審時(shí)扣率及市調(diào)情況作為領(lǐng)導(dǎo)審批重要的參考項(xiàng)。

在OA與ERP集成前，原品信庫(kù)品牌重復(fù)，報(bào)表數(shù)據(jù)無(wú)任何意義；品牌入庫(kù)無(wú)審核，入庫(kù)不嚴(yán)謹(jǐn)。

OA與ERP集成后，品牌無(wú)重復(fù)，報(bào)表數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確；管理更規(guī)范，通過(guò)電子審核后進(jìn)入系統(tǒng)，品牌在合同報(bào)審過(guò)程中更具參考價(jià)值。

2） 合同管理

對(duì)市調(diào)、目標(biāo)品牌進(jìn)行了管理，從多個(gè)角度管理和分析品牌的價(jià)值，給高層的決策提供依據(jù)。

合同管理涉及合同主數(shù)據(jù)管理以及合同的報(bào)審、順延、續(xù)簽、終止、變更、順延續(xù)簽審核管理并將完整的合同數(shù)據(jù)送入SAP生成正式合同。

OA與ERP集成前，原合同在SAP錄入需要2個(gè)小時(shí)；原合同的招商經(jīng)理需要拎著紙袋兩邊奔走（集團(tuán)與門店之間），既浪費(fèi)時(shí)間，又容易遺失文件；原合同的續(xù)簽、順延、終止、變更用紙質(zhì)的單據(jù)報(bào)批，容易出錯(cuò)。

OA與ERP集成后：通過(guò)OA錄入，15分鐘就可錄入1個(gè)合同；直接錄入系統(tǒng)無(wú)需奔走，有效釋放辦公時(shí)間，讓招商經(jīng)理將主要精力轉(zhuǎn)向招商洽談；合同續(xù)簽、順延、終止、變更均采用自動(dòng)帶出原合同進(jìn)行變更修改，可進(jìn)行比較和歷史追蹤。

3） SUP移動(dòng)管理

SUP移動(dòng)端設(shè)備報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源于SAP中的BW報(bào)表模塊，待辦流程通過(guò)OA的手機(jī)版接口更新至SUP移動(dòng)設(shè)備。Afria服務(wù)器對(duì)所有SUP移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行管理，保證設(shè)備中數(shù)據(jù)的安全。SUP移動(dòng)報(bào)表還支持離線查看及數(shù)據(jù)報(bào)表的鉆取。集成后，管理層可通過(guò)手機(jī)移動(dòng)管理桌面直接瀏覽報(bào)表數(shù)據(jù)（如圖2）。

圖2 SUP移動(dòng)管理桌面效果展示圖

l  階段3：以O(shè)A系統(tǒng)的切換、培訓(xùn)推廣工作為重心，關(guān)注怎樣推廣應(yīng)用及上線初期的運(yùn)維，保障公司日常管理正常化。

連鎖企業(yè)OA管理軟件的本質(zhì)是改變?cè)械墓ぷ髂Ｊ?，例如從傳統(tǒng)的以人為工作傳遞介質(zhì)往以互聯(lián)網(wǎng)為工作傳遞介質(zhì)的轉(zhuǎn)變。在轉(zhuǎn)變中，中央商場(chǎng)定期舉行培訓(xùn)會(huì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行推廣。

連鎖企業(yè)OA管理軟件是一個(gè)經(jīng)營(yíng)行為的固化工具，或者說(shuō)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的執(zhí)行保障系統(tǒng)。管理本身就需要堅(jiān)持，因此在建設(shè)系統(tǒng)的同時(shí)，管理者需要對(duì)系統(tǒng)實(shí)施予以支持。