江西工程檔案管理軟件

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 　　項目檔案管理是指建設項目在項目申請、立項、現(xiàn)場勘察、圖紙設計、施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項目績效評價和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務性的特點。施工企業(yè)加強工程檔案管理，可以為工程改擴建提供準確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎上，有效降低施工成本。建設項目是城市發(fā)展的重要組成部分，項目檔案管理可以為相關領域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)有哪些

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進度，同步更新資料。但從目前的情況來看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項目的實際施工進度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實性。企業(yè)檔案編研缺乏主動性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機構未設置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風險。

　　3、歸檔的及時性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時的問題。在一些建設項目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進度差異較大，無法保證項目前期資料收集的完整性和及時性;有的項目負責人是檔案管理的第一主體，但檔案收集后，并不主動向檔案管理人員移交檔案。

　　二、工程檔案管理有效策略

　　1、實現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關于檔案移交的相關規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責任人等。并要求施工方嚴格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗，建筑工程的質(zhì)量檢驗，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強對關鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。

　　2、確保檔案的完整性和及時性

　　為加強項目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時效，企業(yè)可從項目驗收、項目監(jiān)管、檔案保管企業(yè)需要把工程項目的驗收階段作為檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。在驗收的各個階段，要充分把握時機，反復審查檔案內(nèi)容，做好查漏補缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗收做好準備。工程監(jiān)督檢查也是檔案監(jiān)督的重要契機。在這個環(huán)節(jié)中，檔案管理人員可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。

　　3、推進工程檔案信息化管理

　　對于施工企業(yè)來說，隨著施工項目數(shù)量和規(guī)模的逐步擴大，加快檔案信息化建設勢在必行。信息技術的應用可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。智能檔案管理軟件已經(jīng)成為檔案信息化管理的重要組成部分。企業(yè)需要加強與外部軟件公司的聯(lián)系，開發(fā)與企業(yè)施工業(yè)務相匹配的智能檔案管理軟件，開發(fā)集數(shù)據(jù)采集、應用檢索、信息檢索、文件下載、管理統(tǒng)計等功能于一體的功能系統(tǒng)。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、工作流程更加的規(guī)范

　　通過檔案管理軟件可以在上面制定標準的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標準去執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，如果有發(fā)生差錯，也能及時的找到錯誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時間。

　　2、工作內(nèi)容更加明確

　　檔案管理軟件可以在上面直接設定一個項目的完整流程，在每一個環(huán)節(jié)中都會明確工作內(nèi)容，并且進行合理的人員分配。每一位員都能在軟件中看到自己的工作內(nèi)容以及實施的流程，將任務直接責任到人。

　　3、檔案目錄信息管理

　　以現(xiàn)在流行的朗速工程檔案管理軟件為例，用戶輸入文件數(shù)據(jù)后，通過計算可以自動生成文件目錄信息，。文件目錄是工程檔案管理軟件的一個基本功能，其他檔案管理軟件在處理文件目錄方面也有自己的特點，給文檔管理人員帶來了很多方便。

　　4、檔案全文存儲與檢索

　　文件的全文存儲在工程檔案管理軟件中，不僅可以實現(xiàn)文件目錄檢索，還可以實現(xiàn)文件的全文檢索，為文件的利用提供了堅實的基礎?；跈n案的全文存儲，檔案管理軟件有兩種管理電子文檔的方式，即在數(shù)據(jù)庫中保存電子文檔，用戶可以根據(jù)自己的需要選擇保存方式。

　　大數(shù)據(jù)時代背景下，信息資源關乎建筑領域經(jīng)濟穩(wěn)定性，也影響著城市的規(guī)劃與發(fā)展。充分發(fā)揮信息技術的作用，檔案管理系統(tǒng)的建設以外，企業(yè)還可以發(fā)揮信息技術在縮短空間距離方面的作用，通過搭建信息共享平臺等方式實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部門的監(jiān)督管理，這也是提升檔案資料管理質(zhì)的有效途徑。