企業(yè)如何規(guī)劃和實施知識管理系統(tǒng)

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伴隨著企業(yè)信息化的發(fā)展變化和知識型員工的快速成長，企業(yè)知識管理已日益成為發(fā)展戰(zhàn)略中不可忽視的一步，然而在摸索中前進(jìn)的企業(yè)知識體系建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，相反存在著重重阻礙。如何順利沖破這些障礙，梳理和確定企業(yè)整體的知識體系發(fā)展建設(shè)成為企業(yè)管理者必須面對的問題。

本文是泛微從解讀企業(yè)戰(zhàn)略和分析企業(yè)業(yè)務(wù)著手，為企業(yè)全面分析了目前知識管理建設(shè)中應(yīng)該避免的誤區(qū)， 根據(jù)幾年來的豐富經(jīng)驗，闡述了企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實施過程中的關(guān)鍵所在，希望幫助企業(yè)掃清信息化建設(shè)和知識管理體系建設(shè)的一切障礙。

知識管理建設(shè)應(yīng)該避免的誤區(qū)

誤區(qū)一：以為知識管理和財務(wù)管理、設(shè)備管理等一樣，是一個專門化的職能，只需要幾個專門的人員進(jìn)行管理。

在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)就會選擇所謂“專門的”知識管理系統(tǒng)，由專門的少數(shù)人來完成知識管理的工作。實際上，知識管理遍及企業(yè)業(yè)務(wù)的全過程，涉及全員的每一個人，需要全員參與。知識管理系統(tǒng)必須以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)，孤島式的知識管理系統(tǒng)是不可能完成知識管理任務(wù)的。因此，也可以說，知識管理系統(tǒng)的應(yīng)用是典型的一把手工程。

誤區(qū)二：以為知識管理就是OA（NOTES）、文檔管理系統(tǒng)、即時交流工具。

傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時，對工作中形成的部分顯性知識進(jìn)行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計、分析。

誤區(qū)三：將知識管理等同于知識存儲、知識挖掘工具。

知識管理是將可得到的海量信息轉(zhuǎn)化為知識，并使知識能夠為人使用的過程。知識管理是對知識進(jìn)行程序化管理，以便于知識的明晰、提取和重復(fù)利用。知識管理的基本活動包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲等。而知識存儲只是知識管理過程中不可缺少的一步，并沒有完成知識管理的整個生命周期。知識挖掘是借助有效手段從數(shù)據(jù)庫中挖掘出有用的知識，同樣缺少了知識的積累、共享和交流，沒有實現(xiàn)知識的真正價值。

誤區(qū)四：以為知識管理完全是軟件系統(tǒng)的工作。

實際上，知識管理作為學(xué)習(xí)型組織的一個重要工作，不是知識管理軟件系統(tǒng)所能完全完成的，比如激勵知識工作者、激勵隱性知識的顯性化、激勵知識的分享和交流、促進(jìn)學(xué)習(xí)分享和創(chuàng)新型企業(yè)文化的形成等等，軟件系統(tǒng)都只是提供了輔助的便捷的工具。所以知識管理不是單純的技術(shù)問題，而是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。

誤區(qū)五：急功近利。

知識管理系統(tǒng)對于企業(yè)的價值，不同于一個優(yōu)秀的銷售員，它并不能立即給企業(yè)帶來效益，需要日積月累才能發(fā)揮出巨大價值。

建立完整的知識體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長遠(yuǎn)的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標(biāo)。知識管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識規(guī)范、企業(yè)文化等多個多個方面，通過知識管理系統(tǒng)能夠達(dá)到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強(qiáng)化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競爭力。所以企業(yè)知識管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競爭力為最終目標(biāo)。

知識管理系統(tǒng)如何規(guī)劃

企業(yè)知識管理的規(guī)劃需要從企業(yè)戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面三個層面綜合考慮。

知識管理的戰(zhàn)略規(guī)劃層面：從3個維度出發(fā)進(jìn)行分析，第一是“人”維，以企業(yè)愿景、政策、組織等為對象，分析人對知識的接受和支持程度，來確定企業(yè)知識管理的政策狀況；第二是“過程”維，以企業(yè)業(yè)務(wù)過程中知識運用、知識生產(chǎn)活動、知識內(nèi)容組織等為對象，分析企業(yè)的知識活動及內(nèi)容狀況，來確定企業(yè)知識運用的現(xiàn)狀；第三是“技術(shù)” 維，以網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、信息平臺及軟件為對象，來考察企業(yè)知識管理的技術(shù)平臺支撐，確定知識管理支撐技術(shù)的成熟度。從三個維度的結(jié)果了解到目前的知識管理現(xiàn)狀，找到與所要達(dá)到目標(biāo)的差距，適時的調(diào)整戰(zhàn)略，以達(dá)到預(yù)期效果。

知識管理的業(yè)務(wù)規(guī)劃層面：知識信息是在工作中產(chǎn)生，又在工作中得到運用和創(chuàng)新。所以知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃必須是與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)的。通過知識歷程圖，讓知識信息顯示在企業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)和作業(yè)過程中，讓員工明晰的知道在工作的不同階段應(yīng)該使用何種信息；通過知識網(wǎng)絡(luò)圖，顯示企業(yè)內(nèi)信息和知識的關(guān)系，輕松的向知識和信息和所有者索取相應(yīng)知識。建立相應(yīng)的知識管理制度，配合業(yè)務(wù)規(guī)劃建設(shè)，將使知識管理系統(tǒng)充分發(fā)揮價值。

知識管理的技術(shù)規(guī)劃層面：通過信息門戶，將內(nèi)部和外部相對分散的資源組成一個統(tǒng)一的整體，使用戶能通過統(tǒng)一的渠道和個性化的設(shè)置來訪問所需的信息及進(jìn)行協(xié)同工作。

泛微協(xié)同管理平臺怎樣協(xié)助企業(yè)管好知識資源：首先要清晰的認(rèn)識到我們的知識不僅僅只是文檔，而更多是以其他形式存在，比如外部信息、web資源、e-mail、文本資源、數(shù)據(jù)庫、多媒體等并存在企業(yè)研發(fā)、項目、客戶、生產(chǎn)、人事、行政、財務(wù)、流程等管理過程中，我們需要將這些資源進(jìn)行整理和劃分；通過數(shù)據(jù)倉庫、Portal集成、EAI集成、智能代理、文控系統(tǒng)將分類整理好的知識集成到系統(tǒng)中，完成知識產(chǎn)生的過程；利用系統(tǒng)所能提供的知識獲取、推送、分類、編輯、工作流、創(chuàng)新等管理技術(shù)實現(xiàn)知識的推廣應(yīng)用；知識重在應(yīng)用，借助知識門戶服務(wù)、搜索引擎服務(wù)、協(xié)助系統(tǒng)服務(wù)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)服務(wù)、智能系統(tǒng)服務(wù)來實現(xiàn)知識地圖、門戶、BBS、電子會議、專家系統(tǒng)、智能搜索、數(shù)據(jù)挖掘等廣泛應(yīng)用，利于企業(yè)的成長和工作過程的推進(jìn)。

知識管理系統(tǒng)如何實施

知識管理是一個長期性的建設(shè)過程，需要按步驟地去完成，因此，需要建立一個規(guī)劃，循序漸進(jìn)的階段性實施計劃；在建立實施計劃時要充分考慮到知識管理的特點決定了知識管理的產(chǎn)品必須具有良好的擴(kuò)展性，橫向的擴(kuò)展，以及縱向的擴(kuò)展，缺一不可；最終要的一點，知識管理不是一個軟件和技術(shù)，而是一個管理的理論與方法，是一種管理思想的變革，有了知識管理的方法與管理思路之后才可能建立知識管理系統(tǒng)。

實施方法：

從應(yīng)用起步：為了解決目前企業(yè)存在的顯性文檔、數(shù)據(jù)難以規(guī)范化管理問題，改善知識共享、利用不方便，工作效率與質(zhì)量偏低的現(xiàn)狀，企業(yè)需要將基本的顯性知識的管理引深到知識管理。

宏觀規(guī)劃：知識管理系統(tǒng)的第一步就是目前的文檔管理需求，但是顯性知識的管理只是企業(yè)知識管理體系建設(shè)過程中很小的一個部分，真正的知識管理還需要建立宏觀的規(guī)劃。

知識的深層次挖掘：知識不單單是文檔、數(shù)據(jù)，更主要的知識的種類與類型定義廣泛，項目中的數(shù)據(jù)、CRM中的數(shù)據(jù)、OA中的數(shù)據(jù)等，因此，信息門戶也是知識管理系統(tǒng)中的一個重要部分，不容忽視。

所以企業(yè)在進(jìn)行知識管理建設(shè)初期要升華知識的定義，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逐漸納入到知識管理體系中，隨后建立企業(yè)級知識庫，根據(jù)業(yè)務(wù)模型、管理特點等建立自己的知識結(jié)構(gòu)，借助管理技術(shù)和信息產(chǎn)品的協(xié)同運作實現(xiàn)知識的轉(zhuǎn)換——隱性知識轉(zhuǎn)換成顯性知識，同時充分結(jié)合信息門戶、內(nèi)部電子刊物、權(quán)限、知識地圖、知識導(dǎo)航等推動知識的共享和利用，有效加強(qiáng)知識的挖掘、推送，分析，剔出垃圾數(shù)據(jù)，依賴知識管理體系，建立決策支持體系，有效支持企業(yè)決策。

企業(yè)內(nèi)部實施知識管理的問題主要集中在企業(yè)管理的文化和管理制度上,為了讓知識管理體系充分發(fā)揮價值，企業(yè)需要建立知識績效，將知識的貢獻(xiàn)納入到員工績效評估體系中，才能最終實現(xiàn)知識管理建設(shè)的全員參與，建立一個知識型管理的企業(yè)，讓知識管理真正落地！