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如何才能有效溝通
有效的溝通是提高企業(yè)組織運行效益的一個重要環(huán)節(jié)。實現(xiàn)管理溝通規(guī)范化,也就是通過把一種高效、科學的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規(guī)范確立下來,讓每個管理人員都遵照執(zhí)行。
認為溝通是很簡單的事,從而在管理溝通中不愿花精力、投入時間,準備不充分,實施溝通不慎重,必然不會有良好有效的溝通。
溝通本身就是與他人進行深層交往,并且具有明確的目的,是要通過溝通解決特定的問題。而任何一個溝通對象都是有自己獨立的利益和意志的人,投入精力,慎重地實施溝通,還不一定能夠達到理解和認同的目的。不慎重對待,這就必然難以獲得良好有效的溝通效果。所以,首先要有積極而慎重的態(tài)度,并在此基礎上,進行認真準備、嚴肅實施、藝術表達、用心傾聽和積極反饋。
認真準備的五個要求。
這是強調在進行特定的管理溝通時,要有充分的準備。其內容包括:
分析確定溝通對象的個人特征,包括利益特征、性格特征、價值特征、人際關系特征等,并把握其可能的態(tài)度;
認真準備溝通表達內容,盡可能做到條理清楚、簡明扼要、用語通俗易懂,并擬寫溝通表達提綱;
選擇恰當?shù)臏贤ǚ绞?,即使是選擇面對面的溝通,也要事先確定溝通的方式,是直接告知,還是婉言暗示,是正面陳述,還是比喻說明,都要事先進行選擇和設計;
事先告之溝通的主題內容,讓溝通對象也為溝通做好準備;
在與溝通對象交換意見的基礎上,共同確立溝通的時間、時限和地點。
嚴肅實施的八個要求。
準備工作做充分了,也就為有效的溝通奠定了基礎。但要保證溝通的效果,在實施溝通的過程中還必須嚴肅對待,尤其是要注意避免以下問題的發(fā)生:
高高在上,難有平等的心態(tài)對待溝通對象;
對溝通對象不尊重、不禮貌;
以冷嘲熱諷的語氣與溝通對象講話;
正面反駁對方;
隨意打斷對方的講話;
心不在焉地聽溝通對象講話;
過于夸張的手勢;
否定對方價值的用詞。
藝術表達的11個要求。
所謂表達就是向你的聽眾闡述你的思想、主張、要求、建議,意在推銷你的觀念,發(fā)表你的見解,提出你的要求。
溝通不是簡單地用邏輯分析來說服對方,而是要用溝通對象自己所提供的事實,以及對方不能否認的事實,與對方個人的利益建立起直接的聯(lián)系,以誘導對方。在這里要絕對避免的問題是,把自己的觀點以雄辯的方式強加給對方,讓對方感到自己弱智或者輸理。
溝通的一個主要作用,就是向溝通對象傳達自己的想法和情感。這就決定了表達是溝通的最重要環(huán)節(jié),因而使表達方式的選擇就顯得極度為重要。沒有藝術的表達方式,要達到良好有效的溝通結果也是不可能的。
藝術表達的要求如下:
從對方感興趣的話題入手;
從對方可以認同的話開場;
緊緊圍繞對方的利益來展開話題;
多提問,誘出對方的想法和態(tài)度;
以商討的口吻向對方傳達自己的主張和意見;
以求教、征求對方意見的方式來提出自己的建議;
注意力高度集中,盡可能多地與對方進行目光對接交換;
運用動作適中的身體語言輔助傳達信息;
借助有情節(jié)的表達,比如講故事,來闡述自己的觀點;
避免過多地使用專業(yè)術語;
適當?shù)刂貜鸵詮娬{溝通要點。
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