如何應對老板晦澀難懂的郵件

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為了尋求老板的指導性意見，許多員工都會在電子郵件的措辭上絞盡腦汁，但是他們卻經常收到老板晦澀難懂的回復，比如：“太好了！”或“聽起來不錯”，有時甚至收不到任何回復。由此產生的結果是：迷茫和挫敗感。

隨著電子郵件數量的增多以及越來越多的人開始使用移動設備匆匆瀏覽電子郵件，老板和下屬之間因電子郵件產生誤解的可能性也在不斷增加。老板們有些時候實在是太忙了，以至于不能仔細地閱讀電子郵件。而員工們拙劣的電子郵件寫作技巧更是火上澆油。如果老板和員工的溝通風格有沖突，那么還可能將引發(fā)更嚴重的問題。

 
吉爾·坎彭(Jill Campen)是蘇格蘭工坊北美公司(Scotwork North America)的顧問，最近有一次，坎彭感到困惑不解，因為對于她字斟句酌、請求老板批準她為客戶培訓所準備的發(fā)言的電子郵件，她的老板馬蒂·芬克爾(Marty Finkle)只給出了一個詞的回復：“完成！”坎彭對著這個回復苦思冥想了半個小時，她覺得通過電子郵件解決這個問題太讓她心煩了。她拿起了電話，詢問芬克爾：“你是怎么了？‘完成’？這個詞是什么意思？”

蘇格蘭工坊北美公司是新澤西州帕西波尼(Parsippany)一家提供談判技巧培訓和咨詢服務的公司，芬克爾是這家公司的首席執(zhí)行長。芬克爾對這通電話頗為不解。他告訴坎彭，他相信她的工作能力，并繼續(xù)解釋道，他當時正急著回復一位客戶的電子郵件，并清空他收件箱中每天多達100封至150封的郵件。當收到坎彭的電子郵件時，他的第一反應就是：“我們之前已經討論過這件事情了。我可以用最快速的方式解決這封郵件。”在談話的尾聲，兩個人都笑了。

去年11月，加利福利亞州帕洛阿爾托(Palo Alto)的市場調查公司Radicati集團發(fā)布了一份預期數據，稱普通公司員工平均每天收發(fā)的電子郵件數量將于2017年達到136封，高于今年的平均每天121封。紐約的商務溝通培訓師南希·安科維茨(Nancy Ancowitz)稱，收到電子郵件數量最多的經理們簡直是“被電子郵件的大潮淹沒了”。安科維茨表示，許多經理都不得不同時進行多項任務來應付工作，他們“在等紅燈的時候還得在移動設備上用大拇指打字并發(fā)送郵件”。

有些老板根本就不回復電子郵件。在2006年佛羅里達州立大學(Florida State University)研究人員開展的一項研究中，700名接受調查的員工中，有近三分之一的人表示，在過去的一年中，他們的老板曾經對他們“不予理睬”過。

佛羅里達州勞德代爾堡(Fort Lauderdale)的商業(yè)培訓師喬伊斯·K.雷諾茲(Joyce K. Reynolds)稱，經理們有些時候會用沉默來敦促員工自己找到問題的解決之道。她說：“老板們有自己的日程安排。他們也并不總是知道問題的答案。有些時候，老板們根本就不想給出答案。”

杰克·阿普爾曼(Jack Appleman)是紐約州門羅縣(Monroe)的一名企業(yè)寫作培訓師，也是《十步走向成功的商務寫作》(10 Steps to Successful Business Writing)一書的作者。阿普爾曼表示，在有些情況下，由于員工們所發(fā)電子郵件的主題含糊不清或具有誤導性，老板們只是草草瀏覽了他們的電子郵件。如果郵件的主題早已發(fā)生了變化，而某位員工仍然在沿用之前一長串往來郵件的標題，那么老板的反應很可能就是，“我認為這個問題已經解決了”。阿普爾曼稱，郵件主題應該提出明晰的要求，比如：“報告：需要在下午五點前得到批復”。

新澤西州櫻桃山(Cherry Hill)的芭芭拉·帕赫特(Barbara Pachter)是一名溝通顧問和培訓師，她說，有些發(fā)件人寫的電子郵件結尾拖拉，這令老板們煩惱不已，比如：“如果并不是太麻煩的話，我只是想……”。帕赫特稱，通常，發(fā)件人都想盡力客氣些，但這卻顯得他們很不積極。在發(fā)送電子郵件前大聲地讀一遍是一個可以確保語氣既不軟弱無力又不顯得頤指氣使的好方法。

帕赫特說，還有一些員工會在一個30行或者更長的“超級段落”中夸夸其談，整封電子郵件就像是“一片黑乎乎的冰面”，直到最后才提出他們的問題。

加利福利亞州利弗莫爾(Livermore)的寫作和公司溝通培訓師麥克·孔索爾(Mike Consol)稱，涵蓋多項主題的電子郵件可能會讓人感到困惑，通常說來一封郵件只針對一個問題是最好的；還有些問題可能太過復雜了，無法通過電子郵件來處理，比如人事或制定新策略的問題。

 
如果老板和員工的溝通風格不盡相同，那么即使寫得很好的電子郵件也可能帶來令人失望的結果。去年，比爾·利特曼(Bill Littman)用盡心思寫成的一封有關一位客戶建議的電子郵件只得了老板布萊恩·簡恩克斯科(Bryan Janeczko)一個字的回復：“好”。利特曼對此感到不滿。利特曼說，這封電子郵件“似乎被忽視了”。他致電給簡恩克斯科問道：“你看了我寫的內容了嗎？”

簡恩克斯科是紐約怪異起源咨詢公司(Wicked Start Consulting)的創(chuàng)始人和首席執(zhí)行長，他說他認為利特曼的電子郵件寫得很好并且很有價值。他讀這封郵件的時候正“忙得不可開交”。他說，利特曼作為公司的合伙人和運營總監(jiān)深得他的信任，并且他認為自己簡短的回復能夠傳達出贊成的含義。在安科維茨的指導下，簡恩克斯科意識到作為一個性格外向的人，他直截了當、風風火火的溝通方式在某些時候會與內向性格的利特曼那種更謹慎的溝通方式產生沖突。簡恩克斯科開始在電子郵件中給予利特曼更加深思熟慮的回復，并且雙方增加了面談的機會。

了解自己的溝通風格——以及同事們的溝通風格——有助于防止誤解的產生。艾莉森·泰伯(Allison Tabor)曾經在一家工程類企業(yè)擔任過多年主管，她那時就意識到，在電子郵件往來中，自己有些時候會被某些更喜歡溫和、縝密溝通方式的員工視作唐突無禮的人。泰伯說：“曾經有員工說過，‘哎呦，這話真?zhèn)恕?rsquo;”現在泰伯是加利福利亞州 拉蒙(San Ramon)培訓及商業(yè)咨詢公司Coppia Communications的創(chuàng)始人及老板。她已經開始根據不同員工的風格來調整自己書寫每封電子郵件的語氣。

還有一些老板和員工想出了折衷方案，以建立良好的電郵關系。謝麗爾·科菲爾德(Cheryl Cofield)是亞特蘭大佐治亞理工學院(Georgia Institute of Technology)的文化、多元化及包容性總監(jiān)。她總是喜歡給她的老板珀爾·亞歷山大(Pearl Alexander)發(fā)送長篇大論、行文周密的郵件。三年前，當這兩位女士開始共事時，擔任人事策略高級總監(jiān)的亞歷山大總是對于自己沒有時間馬上寫出考慮細致的回復郵件感到焦慮。

一段時間以后，科菲爾德意識到她的老板信任她，自己也無需匯報過多的細節(jié)。她開始在電子郵件的開篇而不是結尾就提出問題。亞歷山大則開始在收到科菲爾德的郵件后發(fā)送一個簡短的回復，說自己會盡快回復。亞歷山大還留出了更多用以回復電子郵件、打電話和面談的時間。亞歷山大說：“我比以前更精于此道了。”