怎么才能把電話會(huì)議開好？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

電話會(huì)議是辦公室生活中最常見的例行公事之一，也是最遭人恨的例行公事之一。

陋習(xí)隨處可見。電話那頭的人插嘴、走神或邊開會(huì)邊做其他事情，跟孩子講話或大口喝飲料的時(shí)候忘關(guān)麥克風(fēng)。

銷售主管埃麗卡·皮爾斯曾遇到過(guò)電話會(huì)議被聯(lián)邦快遞送貨員、哭鬧的孩子和一位同事用真空吸塵器打掃房間的聲音打斷的情況。她說(shuō)，那位同事打掃房間的時(shí)候“誰(shuí)都聽不見了”。身為會(huì)議主持人的她對(duì)著電話說(shuō)道：“如果你是在打掃房間，我理解，以后歡迎你來(lái)我家。但你得關(guān)掉麥克風(fēng)。”

但電話會(huì)議的地位不可撼動(dòng)。對(duì)于工作場(chǎng)所相距遙遠(yuǎn)、時(shí)間安排不固定、差旅支出遭到嚴(yán)控的企業(yè)來(lái)講，電話會(huì)議實(shí)在是太有用了。數(shù)據(jù)顯示，美國(guó)音頻會(huì)議所用時(shí)間預(yù)計(jì)將每年增長(zhǎng)9.6%一直到2017年；所有電話會(huì)議當(dāng)中，大約65%的部分仍然是用音頻電話完成。

問(wèn)題是有辦法解決的。比如，會(huì)議主持人必須設(shè)立比面對(duì)面會(huì)議更加嚴(yán)格的基本規(guī)則，以及更加緊湊、更加鮮明的議程。主持人還需要付出更多的努力讓參會(huì)者講話，具體辦法包括問(wèn)更多的問(wèn)題，也包括更多地傾聽。

很多電話會(huì)議都是一部分人在會(huì)議室，另一部分人在聽得不太清楚的呼入電話上，這常常使遠(yuǎn)程參會(huì)人員“感覺像二等公民”。

專家建議主持人讓所有參會(huì)者在說(shuō)話的時(shí)候報(bào)出自己的名字，以便讓遠(yuǎn)程呼入的人知道是怎么一回事。如果有人講了一個(gè)笑話引起哄堂大笑，那么主持人就應(yīng)該“讓其他人知道誰(shuí)說(shuō)了什么，把笑話再講一遍”。

虛擬會(huì)議存在的最大問(wèn)題之一，是參會(huì)者很難建立起彼此融洽的關(guān)系。在相關(guān)調(diào)查中，75%的人都談到了這一障礙。面部表情等非言語(yǔ)信號(hào)的缺失，讓很多人不能暢所欲言，也讓人更難集中注意力。71%的受訪者將其他人缺少參與視為虛擬會(huì)議存在的一個(gè)問(wèn)題。

皮爾斯說(shuō)，為增進(jìn)交流，她會(huì)在她所主持的電話會(huì)議中拿出時(shí)間讓那些相互不認(rèn)識(shí)的參會(huì)者作自我介紹，解釋他們?cè)诋?dāng)前項(xiàng)目中的角色，并說(shuō)明他們希望從會(huì)議中獲得哪些東西。

電話會(huì)議的議程和目標(biāo)應(yīng)當(dāng)比面對(duì)面會(huì)議更加清楚、更加鮮明。“要更加嚴(yán)格地計(jì)劃”才能防止別人走神，要求互動(dòng)的電話會(huì)議不應(yīng)超過(guò)七至九人。

此外，主持人應(yīng)當(dāng)比開面對(duì)面會(huì)議時(shí)說(shuō)得更少、聽得更多。比如，在以解決問(wèn)題為目的的電話會(huì)議期間，主持人可以40%的時(shí)候說(shuō)，60%的時(shí)候聽；而在同樣目的的面對(duì)面會(huì)議中，說(shuō)和聽占用的時(shí)間應(yīng)該分別為55%、45%。

主持人應(yīng)當(dāng)拿出相當(dāng)于撰寫議程的時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備提給參會(huì)者的問(wèn)題，建議主持人用一張帶空白的表格，在會(huì)議期間記錄各個(gè)參會(huì)者的發(fā)言。這有助于主持人仔細(xì)傾聽，并通過(guò)引用參會(huì)者先前的發(fā)言來(lái)保持他們的注意力。

電話會(huì)議中的沖突更難管理。當(dāng)有一位沉默的參會(huì)者感到沮喪或憤怒的時(shí)候，不是所有人都能覺察得到。斯塔克說(shuō)：“有時(shí)候這種沉默包含著一絲被動(dòng)攻擊心理。有些人只管退出討論，心想‘好吧笨蛋們，盡管那樣干去吧，我就關(guān)掉麥克風(fēng)坐這里了’。”她建議可以提這樣一個(gè)問(wèn)題：“簡(jiǎn)，你好像沒怎么說(shuō)話。你是什么想法？”她說(shuō)，有時(shí)候?qū)Ψ綍?huì)爆發(fā)，但這樣做可以把重要問(wèn)題擺到桌面上來(lái)討論。

參會(huì)者可以主動(dòng)發(fā)揮主持人角色，讓大家不離題、不超時(shí)，從而幫助會(huì)議開得更加順利。斯塔克說(shuō)，大家一起協(xié)調(diào)、記錄，可以讓主持人有空參與討論、調(diào)動(dòng)大家的積極性。管理咨詢與培訓(xùn)公司SolutionsIQ駐西雅圖高級(jí)咨詢師史蒂芬·史密斯說(shuō)，有些管理人員鼓勵(lì)每一位參與者幫助主持會(huì)議：在說(shuō)話人離題的時(shí)候介入，要求所有人謹(jǐn)守議程。

RW3的首席執(zhí)行長(zhǎng)邁克爾·謝爾說(shuō)，時(shí)差問(wèn)題可能會(huì)讓一些人非常惱火，因?yàn)樗麄優(yōu)榱烁绹?guó)的同事開會(huì)需要半夜起床。他說(shuō)，調(diào)整會(huì)議時(shí)間以做到公平是很重要的。謝爾指出，會(huì)議應(yīng)當(dāng)在約定的時(shí)間立即開始；早上九點(diǎn)鐘抽10分鐘時(shí)間弄杯咖啡在紐約或許顯得正常，但對(duì)于在澳大利亞起床就參加會(huì)議的同事來(lái)說(shuō)可能顯得不夠尊重。

視頻會(huì)議可以解決一部分的問(wèn)題。加州 馬特奧Collaborative Strategies創(chuàng)始人兼董事總經(jīng)理戴維·科爾曼說(shuō)，這項(xiàng)技術(shù)越來(lái)越便宜、好用，越來(lái)越多的應(yīng)用程序（如Vidyo和Blue Jeans Network）可以把攝像頭、筆記本電腦、平板電腦或智能手機(jī)等各種終端上的用戶連接起來(lái)。

但該技術(shù)也有可能形成其他一些挑戰(zhàn)。史密斯說(shuō)，不太精通技術(shù)的參會(huì)者常常會(huì)消耗寶貴的開會(huì)時(shí)間在熟悉陌生系統(tǒng)上。

視頻會(huì)議也有可能讓人覺得不自然。斯塔克說(shuō)，很多人都會(huì)避開視頻，因?yàn)樗麄儾幌牖瘖y或是不想換掉運(yùn)動(dòng)服。她說(shuō)：“我都記不清有多少次聽人說(shuō)過(guò)，‘不知道攝像頭是出了什么問(wèn)題，沒辦法恢復(fù)，那我就在這里用語(yǔ)音好了’。”