oa辦公系統(tǒng)管理制度

　　　如今，越來越多的企事業(yè)單位開始利用協(xié)同OA系統(tǒng)的公文管理來進(jìn)行日常辦公，尤其進(jìn)行企業(yè)內(nèi)外部重要信息和文件的傳達(dá)。然而，公文管理已不僅僅是收發(fā)文和公文交換的過程，在協(xié)同OA平臺中，公文管理從擬稿、審稿、核對、簽發(fā)到歸檔的一過程，也是一個(gè)公文流轉(zhuǎn)的過程，在OA系統(tǒng)中，已形成一套完善的公文管理體系，它實(shí)現(xiàn)了電子公文一體化運(yùn)轉(zhuǎn)，支持系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的電子公文交換，其公文流轉(zhuǎn)功能可處理日常工作中的單位內(nèi)外部公文，包括了公文的發(fā)文擬稿、發(fā)文上報(bào)、發(fā)問審核、發(fā)文簽發(fā)、收文登記、收文傳閱、公文傳閱、承辦、查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。

　　公文管理特點(diǎn)：

　　1、實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文的電子化流程審批，對審批環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格控制，做到有據(jù)可依

　　2、支持配置公文類型、公文字號、發(fā)文模板，實(shí)現(xiàn)發(fā)文的剛性控制，保證公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性

　　3、支持發(fā)文的在線編輯和查看功能

　　4、提供電子簽章、支持公文正文的修改留痕和公文流轉(zhuǎn)過程中的操作日志可查;

　　5、其他，OA軟件均可以根據(jù)每家公司的個(gè)性化需求定制。

　　在公文管理里，可對發(fā)文流程進(jìn)行多項(xiàng)配置，可動(dòng)態(tài)配置不同的發(fā)文模板、發(fā)文類型、字號規(guī)則等，這樣使用起來更加靈活，進(jìn)行發(fā)文時(shí)可根據(jù)設(shè)置生成不同的發(fā)文格式和發(fā)文流程，最重要的就是對單位隱私的一個(gè)保護(hù)，規(guī)范了辦公的制度和流程。

一、公務(wù)授權(quán)

　　實(shí)現(xiàn)特殊情況下指定人把屬于自己角色的部分或全部權(quán)限授權(quán)給被指定人的過程。系統(tǒng)提供授權(quán)指定、授權(quán)收回、授權(quán)時(shí)間等功能。

　　(1)“授權(quán)指定”完成對指定人的進(jìn)行授權(quán)，在授權(quán)時(shí)可設(shè)定授權(quán)的時(shí)間段，當(dāng)完成授權(quán)后，被授權(quán)人可承擔(dān)授權(quán)人的角色和權(quán)限。在授權(quán)人收回授權(quán)后，

　　(2)“授權(quán)收回”由授權(quán)人收回對被授權(quán)人授予的相應(yīng)權(quán)限，系統(tǒng)能顯示用戶的授權(quán)與被授權(quán)情況。

　　二、公文跟蹤管理

　　對正在處理的文件進(jìn)行跟蹤，確定文件所處的狀態(tài)

　　對超時(shí)未辦的文件發(fā)出催辦信息

　　加急文件的催辦。

　　提供靈活定義催辦時(shí)間的功能，業(yè)務(wù)人員可以根據(jù)實(shí)際情況定義催辦時(shí)間，以加快公文流轉(zhuǎn)速度、提高辦公效率

　　三、公文歸類

　　本公文模塊有多種的分類方式，包括可以按文號、級別、部門、主題一類的信息進(jìn)行分類，也可以根據(jù)不同的公文流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行分類。

　　四、公文銷毀

公文在流轉(zhuǎn)執(zhí)行過程中銷毀的情況極少，一般是公文在完成后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)ξ募M(jìn)行整理，如果需要?dú)w檔的話，將會(huì)移交給辦公室檔案室，或者本處室職能部門歸檔;正式公文是有文件的編號和記錄的，如果需要將文件銷毀，則應(yīng)該對正式文件銷毀處理的記錄;文件銷毀的信息應(yīng)該包括執(zhí)行的銷毀人員信息，銷毀的文件標(biāo)題、簡要信息，刪除的時(shí)間等。

　　系統(tǒng)做了文件一級的查詢權(quán)限控制，如果不是本文件的讀者，在系統(tǒng)中是看不到該文件，甚至包括文件的標(biāo)題，即使是讀者，還應(yīng)能控制讀者對該文件的編輯權(quán)限，根據(jù)崗位、職務(wù)、任務(wù)的不同提供不同的批示詞庫

　　六、內(nèi)部文件

　　對部門內(nèi)部的收、發(fā)文進(jìn)行管理，部門文件由部門經(jīng)理處理后可以分發(fā)給部門內(nèi)部其他人員查閱和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處。

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