如何推廣OA辦公系統(tǒng)？

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　　泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)推廣成功經驗談

　　OA (office automatic )即辦公自動化系統(tǒng)在中國的出現(xiàn)已近20年 ，本文將從辦公自動化系統(tǒng)的沿革、成功保障等方面來進行一些探討。

　　辦公自動化的概念

　　辦公自動化系統(tǒng)在我國有著特殊的意義，博大精深的中華文化賦予了辦公自動化非常的內涵。我國的公文辦理模式始于始皇帝，至今仍受到廣泛的影響，因此必須注重OA 系統(tǒng)的規(guī)范性。譬如朱批、印章、上行文、下行文、會簽等諸多OA 運行中至關重要的處理。

　　所謂辦公自動化，一般須經歷這么幾個階段：

　　1、 桌面文件處理軟件的應用，如WPS 、Ms Office 等。

　　2、 信息文件的共享，如電子郵件、QQ 、文件傳遞系統(tǒng)等的應用。

　　3、 協(xié)作平臺，以群件平臺、工作流理論為支撐，對流轉信息及文件進行嚴格的協(xié)作控制與安全控制，對公文等各種信息進行有序的管理與控制，通?？梢酝ㄟ^工作流的定義，自動地在流程中進行信息或文件的傳遞。

　　4、 知識管理，知識管理是OA 應用的終極目標，指在協(xié)作平臺的基礎上，提供強大的信息管理平臺，通過數(shù)據挖掘與分析，智能地向使用者或決策者提供有效的分析結果、參考模型，提供使用者決策依據，并能以規(guī)范的管理，在系統(tǒng)中快速傳遞知識，從而創(chuàng)建學習型組織、降低培訓成本。

　　辦公OA系統(tǒng)實施成功要素

　　1、項目業(yè)主方領導重視。信息化工程是“一把手工程”，對于影響面最為廣泛的OA 項目，則更是如此。很難想象，在一個處處需要決策的應用系統(tǒng)里，缺乏領導這一重要的角色。

　　2、管理規(guī)范化。辦公自動化系統(tǒng)的推進離不開管理的規(guī)范化，如果沒有規(guī)范的管理，指望靠行行生硬的數(shù)字代碼系統(tǒng)，是實現(xiàn)不了辦公的自動化的。我曾經在一個成功推廣辦公自動化系統(tǒng)的用戶那里，看到了大量的管理準備，一冊百余頁的《XX機關管理規(guī)范》，辦公自動化軟件系統(tǒng)的運行以此《規(guī)范》為規(guī)則，OA 系統(tǒng)很快便順利實施推廣 。

　　3、軟件設計思想的先進性。這里強調的是軟件設計思想，而非軟件技術架構。再好的軟件技術架構，脫離開設計理念，也只能是徒有其表。軟件首先反映的是設計者的思想，以成熟的工作流、群件理論為設計基礎，無疑是OA 項目成功的重要基礎。但我國的OA 系統(tǒng)也有其特殊性，比如流程的控制，我們的要求是規(guī)范而靈活，因此，我們需要更為豐富的工作流群件理論，XXOA 的“面向對象活動模型”，正是對這一理論的有效補充，在國內數(shù)百個OA 項目中得到了成功的推廣。在整個OA 系統(tǒng)中，流程非常重要，有效的流程控制技術，不僅能輕松地實現(xiàn)各種復雜多變的文件信息流轉流程，而且能對現(xiàn)存流程有效梳理，進一步實現(xiàn)流程優(yōu)化。角色的概念也非常重要，每一個人員的權限都是由若干角色組成的，當人員的職位職務發(fā)生變化時，刪除原有角色的配置，保留共有的角色配置，賦予新角色的配置，這樣，軟件能快速適應組織機構的變化。

　　4、項目雙方的設計思想認同。項目雙方的設計思想認同是至關重要的，作為項目承建方而言，往往有眾多的成功經驗可以與業(yè)主方分享。作為項目建設方，有自己的個性化需求是完全正當且可以理解的。找到雙方的共同點非常重要，在這里，技術實現(xiàn)就非常重要，包括以什么樣的思想去實現(xiàn)?是什么樣的理論基礎作為技術實現(xiàn)的基礎?軟件開發(fā)也是講究科學發(fā)展觀的，項目建設方往往不是這方面的理論專家，不能以自己的理論去要求承建方，因為這樣的要求有可能是錯誤的，建設方只要最終的實現(xiàn)結果就可以了。需要強調的是，對于承建方而言，堅持真理，有時候很重要。

　　5、原型推動法。OA 項目一般都有個性化的需求，基于原型的開發(fā)推廣方法無疑是最有效率的。XXOA 的推廣步驟一般是：部署原型系統(tǒng)→配置系統(tǒng)基本信息(包括承建方的基本組織機構、用戶、動作、角色、基本業(yè)務流程)→ 試運行 → 需求調研 → 二次迭代開發(fā) → 交付 → 驗收 。

　　泛普軟件項目實施部 2014-09-20