解讀實(shí)施誤區(qū) 政府行業(yè)文檔管理之道

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

隨著政府信息化建設(shè)的逐漸深入，2008年3月正式出爐的“大部委制”進(jìn)一步對中國政府信息化和電子政務(wù)產(chǎn)生了很大的影響，而在保障電子政務(wù)業(yè)務(wù)平滑運(yùn)行的過程中，電子文檔的管理工作不容忽視。電子文檔的種類、數(shù)量急劇膨脹，如何更有效的管理檔案文件必須慎重對待。眾多解決方案供應(yīng)商正通過各種方法嘗試解決問題，但在采訪中，記者了解到，很多政府用戶在目前的文檔管理工作中依然存在不少誤區(qū)。“只有切實(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題，并設(shè)法解決，才能夠完善政府行業(yè)信息化建設(shè)?！眱?yōu)利高績效中心開放源碼業(yè)務(wù)部大中華區(qū)經(jīng)理陳建燕如是說。

“定制”應(yīng)適合自身需要

國家檔案信息管理中心劉副主任認(rèn)為：“隨著越來越多的企業(yè)在日常辦公中也廣泛使用電子文檔，電子文檔的數(shù)量急劇膨脹，種類也在不斷增加。如何更有效地管理檔案文件必須慎重對待?！?/P>

在采訪中記者了解到，目前，一些政府部門在進(jìn)行文檔系統(tǒng)建設(shè)過程中，都傾向于“定制開發(fā)”的文檔管理解決方案，而不使用商用成品（COTS）解決方案。其理由正如劉副主任所言：“現(xiàn)有傳統(tǒng)系統(tǒng)已經(jīng)提供了大多數(shù)功能，我們需要進(jìn)行現(xiàn)代化改造，增加業(yè)務(wù)邏輯來適應(yīng)新部門的需求；COTS解決方案的費(fèi)用可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過定制解決方案的成本；不同政府部門的信息中心的執(zhí)行業(yè)務(wù)有一定個(gè)性，這樣的特點(diǎn)使他們相信，他們能夠快速開發(fā)一個(gè)定制解決方案?！?/P>

其實(shí)，據(jù)在文檔行業(yè)有所專攻的系統(tǒng)集成商介紹，COTS解決方案通常是最合乎邏輯的選擇，它提供成熟的、經(jīng)過驗(yàn)證的產(chǎn)品技術(shù)。其中，陳建燕說：“大多數(shù)COTS實(shí)施需要更改業(yè)務(wù)流程，以適應(yīng)該COTS軟件包。但通過業(yè)務(wù)流程建模，可以向企業(yè)展示流程的更改過程，以及研究企業(yè)成本和效益。在定制軟件開發(fā)不常發(fā)揮作用的情況下，建?？梢灾С诌@種實(shí)施。”

建設(shè)中的錯(cuò)誤

在實(shí)際應(yīng)用中，實(shí)施文檔影像化的政府部門很容易出現(xiàn)一種錯(cuò)誤理解，他們都沒有考慮文檔準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致未能實(shí)現(xiàn)文檔影像化帶來的好處。其實(shí)，文檔準(zhǔn)備工作很重要，但文檔準(zhǔn)備的價(jià)值如何傳達(dá)給相關(guān)人員呢？在這里，陳建燕建議可以采用模擬方式，他認(rèn)為，這樣的方式非常有用，“可以對比文檔準(zhǔn)備不足和文檔準(zhǔn)備充分的各自成本及所使用的時(shí)間?！?/P>

另外，由于文檔管理通常出現(xiàn)在多個(gè)處理中心，但設(shè)計(jì)重復(fù)架構(gòu)并不容易，這樣很容易造成重復(fù)架構(gòu)出錯(cuò)。劉副主任介紹：“例如在某個(gè)部門，流程在四個(gè)站點(diǎn)間復(fù)制，而沒有設(shè)置鏡像結(jié)構(gòu)和環(huán)境。由于每個(gè)站點(diǎn)都各有獨(dú)特的屬性，系統(tǒng)的技術(shù)管理需要詳細(xì)了解每一個(gè)操作中心。站點(diǎn)之間的差別很大，以至于每個(gè)站點(diǎn)都要指派一名管理員，從而大大增加了支持成本?！?/P>

不過，也有專家認(rèn)為，解決這樣的問題并不難，只要通過建模備選方案，幫助客戶設(shè)計(jì)他們的基礎(chǔ)架構(gòu)環(huán)境，以便他們能夠?qū)崿F(xiàn)復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)勢，而不需要復(fù)制管理和其它服務(wù)。

值得注意的是，目前政府行業(yè)使用的有多種電子表格，如網(wǎng)站表格圖像、XML、HTML或PDF表格等格式，分別具備不同的發(fā)送方式和工作流路徑，以及是否帶有數(shù)字簽名等功能。每種電子表格都切合不同的需要。然而，有的政府部門不是為解決問題而選擇適合自身的電子表格，只是認(rèn)為功能最多的電子表格才是最好的。

其實(shí)，每種電子表格選擇都會產(chǎn)生不同業(yè)務(wù)流程。一些解決方案供應(yīng)商建議，客戶可以使用模擬各個(gè)流程方式以測量不同成本和時(shí)間帶來的差異，并用模擬測量結(jié)果，來幫助客戶選擇最適合他們試圖采用的業(yè)務(wù)流程的電子表格?！?/p>

當(dāng)然，目前來看，國內(nèi)幾乎所有的政府部門都是在進(jìn)行數(shù)據(jù)文檔建設(shè)過程中，將文檔管理工作進(jìn)行外包?！暗湫屯獍毕莅ǎ何臋n流量激增所帶來的管理不善；與廠商距離有關(guān)的不可預(yù)見的支出；數(shù)據(jù)安全漏洞；數(shù)據(jù)隱私曝光；信息質(zhì)量問題；不能利用創(chuàng)新技術(shù)的優(yōu)勢；法律風(fēng)險(xiǎn)。”劉副主任說。

其實(shí)，CBI記者曾經(jīng)也對這種管理缺陷進(jìn)行過報(bào)道，而解決這樣的缺陷，一句話便是通過建模的解決方案，可以為政府行業(yè)用戶提供不同業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)比較，使用模擬比較成本、時(shí)間、誤差率和安全問題密度。

在采訪中，還有些政府部門用戶，尤其是地方性的政府機(jī)構(gòu)，例如社區(qū)管理服務(wù)中心，常常會將外包的支出省下來以備不時(shí)之需，其實(shí)，這樣的做法如果管理適當(dāng)，外包文檔影像工作可能實(shí)現(xiàn)大量節(jié)省，但為了省錢而決定不外包流程要冒一定的風(fēng)險(xiǎn)。據(jù)了解，外包廠商比單一客戶具備更大規(guī)模的運(yùn)營，因此外包能帶來規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。此外，外包還提供因廠商集合了多個(gè)不同合同而帶來的“平均經(jīng)濟(jì)效益”。

當(dāng)然，只關(guān)注短期或即時(shí)的成本降低這樣的做法，其實(shí)在政府行業(yè)中時(shí)常可見，這一方面是由于信息建設(shè)經(jīng)費(fèi)短缺或不足導(dǎo)致的，另一方面，也是由于原有政府信息中心并不重視數(shù)據(jù)文檔信息管理的建設(shè)。

其實(shí)，這一做法并不正確，正如劉副主任所言：“傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚聿坏珓趧用芗?，而且成本很高，因此開始使用文檔管理系統(tǒng)。但使用這種系統(tǒng)僅僅關(guān)注短期成本降低是一種錯(cuò)誤?！痹鰪?qiáng)的處理質(zhì)量和性能提供了更寶貴的改進(jìn)機(jī)會?！敖ㄗh成本很重要，但質(zhì)量更重要。通過模擬前后流程，項(xiàng)目的利害關(guān)系人可以看到所建議的質(zhì)量提高，做出文檔管理實(shí)施相關(guān)的正確決策?！眲⒏敝魅稳缡钦f。

選擇健全管理系統(tǒng)

據(jù)了解，目前，適合政府行業(yè)文檔管理信息化建設(shè)的解決方案基本上有四種：多以文檔為導(dǎo)向的系統(tǒng)（圖像檔案系統(tǒng)）；文檔管理（DM）系統(tǒng)；內(nèi)容管理（CM）系統(tǒng)；檔案管理（RM）系統(tǒng)。

專家建議，政府部門進(jìn)行電子政務(wù)文檔管理系統(tǒng)建設(shè)除了需要選擇最適合自身的系統(tǒng)外，還希望它隨著工作流程的變化可以調(diào)整文檔管理系統(tǒng)。陳建燕說：“業(yè)務(wù)流程建模支持‘先試后買’的方法。這樣的方式非常適合政府行業(yè)的需求。其在構(gòu)建系統(tǒng)前，政府部門的客戶可以預(yù)先看到重新設(shè)計(jì)流程，了解系統(tǒng)是否能夠幫助他們或幫助到什么程度。另外，使用三維藍(lán)圖方法論，他們還能夠輕松確定需求變化的影響，從而做出明智的抉擇?！?/P>

另外，從信息化角度來看，做好文檔管理工作不僅可以幫助政府及企業(yè)提高服務(wù)質(zhì)量，增加公眾及客戶的滿意度，還可以幫助政府及企業(yè)提高工作效率，解決工作協(xié)調(diào)性，具有極強(qiáng)的應(yīng)用魅力。（電腦商情報(bào)）