關(guān)于鋼材流通行業(yè)信息化的建議

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筆者從事鋼鐵行業(yè)的信息化已有不少時(shí)間，接觸了各種各樣的客戶，也接觸了各種各樣的軟件。覺得有很多共性的東西可以總結(jié)出來，避免后來者犯同樣的錯(cuò)誤。

信息化的階段

我想首先談?wù)勪摬牧魍ㄐ袠I(yè)信息化需求的幾個(gè)階段。企業(yè)信息化和其它事物一樣，都是按一定過程，逐步演化，逐步提高的。我大概將鋼材流通行業(yè)的信息化過程分為這么幾個(gè)階段：

一、 計(jì)算機(jī)出提單。這是最初級(jí)的階段，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還停留在最基本的認(rèn)識(shí)上，因?yàn)橛X得計(jì)算機(jī)打出提單比較現(xiàn)代，有助于提升公司形象，于是也想摩登一把，買軟件，上系統(tǒng)。

二、 進(jìn)銷存階段。這個(gè)階段往往是因?yàn)槲镔Y帳不能及時(shí)反映（如A業(yè)務(wù)員開了，B業(yè)務(wù)員不知道，造成開空單等）。另外手工操作時(shí)日常統(tǒng)計(jì)工作量太大，效率太低。想利用軟件管管進(jìn)銷存，提升工作效率。

三、 管資金帳。此時(shí)庫存準(zhǔn)了，但資金帳仍然不準(zhǔn)。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)銜接不上。這時(shí)就想物流和資金流同步，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)同步管理。

四、 利用計(jì)算機(jī)貫徹管理制度。通過前3階段，庫存準(zhǔn)了，帳也準(zhǔn)了，但仍然僅僅是事后的一個(gè)管理，事后的一個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不能實(shí)現(xiàn)事中管理。于是不可避免的需要利用軟件貫徹管理制度，從制度上就能防范各種風(fēng)險(xiǎn)，使整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)按照一定流程有序高效地進(jìn)行。

五、 綜合性的管理。此時(shí)公司已經(jīng)對(duì)利用軟件管理已經(jīng)有了經(jīng)驗(yàn)，而且圍繞軟件也制定了一系列新的工作流程和制度。但仍然有一些環(huán)節(jié)游離于軟件之外。此時(shí)就需要將所有這些環(huán)節(jié)統(tǒng)統(tǒng)納入軟件系統(tǒng)，創(chuàng)造一個(gè)整個(gè)公司集成的軟件系統(tǒng)，如人力資源的管理，客戶關(guān)系的深入管理，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，公文審批等。

六、 決策支持。此時(shí)系統(tǒng)中往往已經(jīng)有了半年以上的數(shù)據(jù)，都是準(zhǔn)確可信的。雖然已經(jīng)有了不少報(bào)表，但卻不能使這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響，產(chǎn)生決策。此時(shí)公司會(huì)希望成立專門的信息部門對(duì)各種信息進(jìn)行歸納總結(jié)，提煉出有用的數(shù)據(jù)，來指導(dǎo)自己的決策過程，讓數(shù)據(jù)說話，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行各種決策分析。變“拍腦門”決策為基于事實(shí)與數(shù)字的理性決策。

七、 數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。這是最高境界了，數(shù)字化已經(jīng)融入公司的每一根神經(jīng)，公司就是一個(gè)基于數(shù)字的神經(jīng)系統(tǒng)。反應(yīng)靈敏，決策正確，利用信息化技術(shù)不斷改善自己的各種流程，創(chuàng)造各種業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)，信息化不僅體現(xiàn)在內(nèi)部流程上，更體現(xiàn)在整個(gè)產(chǎn)銷鏈上，將客戶與供應(yīng)商也集成在一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)上。相對(duì)其它公司有不可比擬的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。和其它公司競(jìng)爭(zhēng)就好像獵豹與烏龜賽跑一樣輕松自如。

各個(gè)階段之間并不能嚴(yán)格區(qū)分，因?yàn)檫@是一個(gè)連續(xù)的過程，第五階段和第六階段就可能同時(shí)進(jìn)行。而且往往有很多客戶由于選了很好的合作伙伴，一開始就有一個(gè)高的起點(diǎn)。但我想在這里強(qiáng)調(diào)的是，雖然軟件可以一步到位，但員工的思想和企業(yè)的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個(gè)長期的過程，需要努力才能使軟件真正發(fā)揮作用。甚至開始時(shí)還會(huì)覺得這里那里不舒服。就象一個(gè)長期不鍛煉的人，剛開始鍛煉時(shí)總會(huì)腰酸腿酸一樣。但只要有決心，在一個(gè)好的合作伙伴的帶領(lǐng)下也能很快達(dá)到一個(gè)比較高的階段。

選用軟件的誤區(qū)

前面談了流通企業(yè)信息化的七個(gè)階段。此時(shí)也許您已經(jīng)打定主意，下定決心要上軟件系統(tǒng)了。那怎么選軟件呢？什么樣的軟件才是最適合我的？基本上各家有各家的方法，有以業(yè)務(wù)為主的，有以財(cái)務(wù)為主的，有以老總為主的。有招標(biāo)的，也有聽朋友介紹的。我覺得要解決這個(gè)問題首先需要考慮為什么需要軟件？為什么需要信息化管理？（關(guān)于這一點(diǎn)，我想沒必要在這里再重復(fù)了）我們希望信息化管理優(yōu)化公司的管理流程、提高公司的工作效率、降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、建立公司同客戶的橋梁、最終實(shí)現(xiàn)成倍提升企業(yè)效益?；诖?，我們應(yīng)該意識(shí)到好的、符合行業(yè)需要的優(yōu)秀軟件加上成功的實(shí)施可以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，而低成本的、粗糙的、不成熟的軟件不光不能實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，反而弱化公司管理、降低工作效率、增加經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、會(huì)給企業(yè)造成各種損失，因此類原因而失敗的例子數(shù)不勝數(shù)。這里我列舉一些選用軟件過程中的常見誤區(qū)。

1. 這個(gè)軟件便宜，功能看看好像也都能實(shí)現(xiàn)，就買它了。

有不少用戶在選軟件時(shí)，往往抱著先買便宜的，不行到時(shí)再換的態(tài)度。這么算好像是挺精明。但仔細(xì)算一筆帳，那可是很不劃算。買軟件不象買手機(jī)，更換的成本不外乎再買一部手機(jī)的錢，說不定老的手機(jī)還能折舊賣掉。而軟件要更換的話，算算員工培訓(xùn)的時(shí)間，系統(tǒng)初始化的時(shí)間，系統(tǒng)試用的時(shí)間。而且系統(tǒng)試用時(shí)往往都是計(jì)算機(jī)賬和手工帳并行1-2個(gè)月，平白增加員工一倍工作量。如果最后系統(tǒng)上線后，還覺得的就象穿了一雙不合腳的鞋一樣不順，此時(shí)對(duì)員工造成的心理壓力和挫折感。這個(gè)成本可不得了，比軟件可貴多了。

所以說選擇軟件需要慎重從事，一分價(jià)錢一份貨，就算外表看起來差不多的軟件，好的軟件穩(wěn)定性比差的也要好很多。系統(tǒng)穩(wěn)定不是市場(chǎng)人員口頭講講就能穩(wěn)定的，需要軟件人員和測(cè)試人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力才能使其穩(wěn)定的。有些軟件雖然談?wù)勍Ρ阋?，但軟件可不比其它，?shí)施和服務(wù)才是大頭，軟件廠商有可能軟件是降價(jià)了，但服務(wù)也同樣掉價(jià)了，這你可得不償失了。

2. 讓財(cái)務(wù)人員或綜合人員來決定買什么軟件。

這方面不少用戶也有教訓(xùn)。因?yàn)樨?cái)務(wù)的信息化往往比較早，比如說較早用了一些財(cái)務(wù)軟件，在公司中大家往往也覺得財(cái)務(wù)懂軟件，所以也有用戶直接讓財(cái)務(wù)來定買什么軟件。

我在這里并不說財(cái)務(wù)不能參與這個(gè)選型的過程，而是希望大家明白兩點(diǎn)：1、公司賺的錢最終是業(yè)務(wù)產(chǎn)生的，如果不能幫助公司賺錢，買的軟件再漂亮，也是擺設(shè)，而對(duì)業(yè)務(wù)過程最熟悉的肯定是做過業(yè)務(wù)的。2、每個(gè)人的看法都會(huì)帶有利己主義傾向，可想而知，財(cái)務(wù)選軟件時(shí)當(dāng)然首先側(cè)重能不能滿足我財(cái)務(wù)的需求。而且做財(cái)務(wù)和綜合的很少有對(duì)業(yè)務(wù)很熟的。而業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多種多樣，業(yè)務(wù)軟件也需要處理多種多樣的情況，而不是像財(cái)務(wù)軟件那樣標(biāo)準(zhǔn)和有規(guī)范，而一旦買的軟件不能處理某種業(yè)務(wù)情況，就嗚呼了。買的軟件是不是順手，當(dāng)然只有實(shí)際在每天的日常工作中用的人才最有發(fā)言權(quán)。而且財(cái)務(wù)是在業(yè)務(wù)后面的，如果業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)都不能進(jìn)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)也是空中樓閣。具體可參考我上面信息化階段的說明。

所以說買軟件一定要以業(yè)務(wù)為主，或者說業(yè)務(wù)為先。同時(shí)企業(yè)老總最好要最后把關(guān)。因?yàn)槔峡偛拍軐?duì)整個(gè)企業(yè)的全貌有最全面的了解，企業(yè)到底怎么搞，到底怎么管，老總心里也最有數(shù)。而管理軟件顧名思義，如果不能幫助企業(yè)進(jìn)行管理，還能叫管理軟件嗎？

至于擔(dān)心自己對(duì)軟件不懂所以不想?yún)⒓拥乃枷?，則完全可以拋棄。你只要根據(jù)你的各種業(yè)務(wù)情況，看軟件能否很順暢的處理，能否實(shí)現(xiàn)你的管理思想就可以了，又不是讓你自己親自上去操作。不要被軟件廠商的各種概念給迷惑住，而是實(shí)實(shí)在在地操作操作，這就叫做是騾子是馬，拉出來遛遛。

3. 買通用軟件

也有些企業(yè)會(huì)選擇買用友，金蝶等通用軟件。覺得一是名氣大，二是功能也都有，某些通用功能還做得比較強(qiáng)。這一點(diǎn)，其實(shí)只要真正按我第二點(diǎn)來操作了，基本上也就不存在了。因?yàn)橥ㄓ密浖贿m用嘛。不過在這篇文章里我還是覺得有必要將一些問題闡述清楚為什么這些通用軟件不適用于鋼材流通企業(yè)。

這有兩方面原因：一方面這些通用軟件往往都是從財(cái)務(wù)軟件發(fā)展起來的，所以整體思想就是以財(cái)務(wù)為框架。你會(huì)讓一個(gè)干財(cái)務(wù)的去領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)工作嗎？業(yè)務(wù)要靈活，財(cái)務(wù)要嚴(yán)格。這本身就是沖突的。二是因?yàn)殇撹F流通企業(yè)的個(gè)性太強(qiáng)，沒法用通用的軟件的，就算勉強(qiáng)用了，最后往往也都幫財(cái)務(wù)省工作量了。我隨便舉幾個(gè)地方：

◆ 鋼材貨物的性質(zhì)格外多，如品名、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、產(chǎn)地。而且往往要按厚度查詢歸類。通用軟件往往只有名稱、規(guī)格型號(hào)。

◆ 鋼材作為大宗物資，其實(shí)際實(shí)發(fā)量與訂貨量往往有差異，需二次結(jié)算。

◆ 而鋼廠訂貨的各種政策和其它類型的生產(chǎn)廠家也大多不一樣。

◆ 各種銷售模式并存如直銷，期貨，搬磚頭，代銷。

◆ 價(jià)格波動(dòng)快。而且有時(shí)甚至?xí)槍?duì)具體貨物定價(jià)。

◆ 重量的理算，多種計(jì)量方式（重量和件數(shù)）

◆ 存在對(duì)捆包的管理，捆包的拆包。

◆ 一般沒有自己的倉庫。

◆ 存在各種加工的管理和換算。

◆ 往往有很多市場(chǎng)點(diǎn)和分公司，對(duì)遠(yuǎn)程管理，集團(tuán)化管理要求高。集團(tuán)化管理模式多樣。

◆ 各個(gè)品種的管理模式也都不一樣，型材、板材、管材、線材的操作都有差異。

 等等這些，其實(shí)只要通用軟件與專業(yè)軟件兩邊都看過，基本也就清楚了。而通用軟件通用的部分是解決了，但卻沒解決專用部分，看看好像不錯(cuò)，真正用了，就會(huì)苦不堪言。

4. 我們企業(yè)有些需要定制的功能，你們先實(shí)現(xiàn)了我們?cè)儋I

這種用戶往往是還沒有搞清楚自己的關(guān)鍵需求。沒有軟件是十全十美的，對(duì)于專業(yè)性軟件來說，你的關(guān)鍵需求肯定已經(jīng)滿足了，否則也不會(huì)在這么多家類似企業(yè)應(yīng)用成功了。同時(shí)在一個(gè)成熟的專業(yè)軟件中，本來就已經(jīng)集成了很多優(yōu)秀流通企業(yè)的最佳管理實(shí)踐，在其中結(jié)合了所有大家最好的管理思想，而且軟件業(yè)本身就是國際接軌最緊的行業(yè)，這其中還融合了國外各種先進(jìn)管理軟件的管理思想。這時(shí)不是軟件再來適應(yīng)你落后的管理方式，相反，應(yīng)該是你適應(yīng)并學(xué)習(xí)軟件中優(yōu)秀的管理思想了。

但還有沒有沒滿足的特殊性呢？有可能存在。但這些已經(jīng)不影響大局了。此時(shí)你一拖，就拖去了耐心，拖去了決心。而且根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，有很多需求，在實(shí)際使用時(shí)都會(huì)發(fā)生變化，因?yàn)槟闾嵝枨髸r(shí)，對(duì)軟件本身還不了解，也不太可能和軟件廠商的具體開發(fā)人員進(jìn)行深入交流，所以提的需求往往是片面的。而且經(jīng)過軟件廠商市場(chǎng)人員這么一轉(zhuǎn)，可能就變味了，結(jié)果做出來的往往會(huì)和你實(shí)際想的不一樣。甚至還發(fā)生過不少次這種情況，實(shí)施前覺得是問題的，實(shí)施后已經(jīng)不是問題了，因?yàn)橛密浖砉芾砼c用手工來管理流程本來就不一樣。

所以筆者建議要善于抓住主要矛盾，對(duì)于不影響大局的一些需求，應(yīng)該在實(shí)際實(shí)施的時(shí)候再深入交流，那時(shí)更切合你的實(shí)際需要。而對(duì)于真正的專業(yè)廠商，真正想在這個(gè)行業(yè)中打出天地來的廠商，是不可能漠視一些合理建議的。

5. 我們要一步到位

就象我在前面指出的，雖然軟件可以一步到位，但員工的思想和企業(yè)的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個(gè)長期的過程，需要努力才能使軟件真正發(fā)揮作用。而也有用戶喜歡一步到位，不上則已，一上驚人。員工以前甚至都沒接觸過計(jì)算機(jī)，此時(shí)卻想一下子吃成個(gè)胖子。這往往是欲速則不達(dá)。曠日持久，大家都沒信心了，結(jié)果往往一些基本的功能沒上好，就草草收?qǐng)觥?/P>

所以筆者建議信息化時(shí)要根據(jù)自己的情況，首先選擇適合自己的一些模塊先行用起來，按階段按步驟地上，使軟件真正發(fā)揮作用。（CIO時(shí)代網(wǎng)）