工單管理軟件辦公系統(tǒng)采用B/C結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫為核心

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　　一、解決方案介紹 　　1.開發(fā)背景 　　隨著網(wǎng)絡(luò)科技和計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，對企業(yè)傳統(tǒng)的辦公方式也產(chǎn)生了巨大的沖擊。企業(yè)信息化的關(guān)鍵在于企業(yè)各層管理和業(yè)務人員觀念的轉(zhuǎn)變，在于如何尋找和推動信息化應用的突破點。采用全新的信息處理手段，消除信息孤島， 建立企業(yè)協(xié)同工作環(huán)境， 實現(xiàn)各個異地的分支機構(gòu)、上下級部門等保持實時聯(lián)系， 從而提升企業(yè)應對競爭的能力，是企業(yè)信息化亟需解決的基本問題。 　　北京瑞飛信息技術(shù)有限公司針對大中型企業(yè)特點，采用微軟的 .Net 和 SQL Server 數(shù)據(jù)庫 技術(shù) ，重點從實用、易用、適用性方面入手，推出了基于 WEB 的協(xié)同辦公系統(tǒng)( RF工單管理系統(tǒng) )，主要作用是把總部和各分支機構(gòu)連接起來進行統(tǒng)一管理，以系統(tǒng)手段規(guī)范全體員工的工作。領(lǐng)導可以在任意一點掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運行，從而達到提升管理、防范和應對風險的目的；同時利用協(xié)同辦公系統(tǒng)作為信息化平臺，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，提高企業(yè)的信息化水平。 　　瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)已通過了微軟的 WIN2003 徽標認證；并取得了中國國家版權(quán)局計算機軟件著作權(quán)注冊證書和北京市科委頒發(fā)的軟件產(chǎn)品登記證書(雙軟認證)。 　　2. 體系結(jié)構(gòu) 　　瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)采用 B/S 結(jié)構(gòu)，以數(shù)據(jù)庫為核心，根據(jù)用戶量大小靈活配置一臺或多臺 WEB 服務器。服務器放在總部，為了保障系統(tǒng)在因特網(wǎng)上應用的安全性，一般配備硬件防火墻。各分支單位通過局域網(wǎng)、 ADSL + VPN 等方式上網(wǎng)就可以正常使用系統(tǒng)。出差在外的用戶只要配置無線網(wǎng)卡+ VPN 就可以實現(xiàn)移動辦公。 　　4.功能簡介 　　該產(chǎn)品主要功能包括：我的公文包、信息發(fā)布、發(fā)文管理、收文傳閱、工作流管理、歸檔管理、知識管理、組織結(jié)構(gòu)與人員管理、系統(tǒng)管理等功能。 　　我的公文包：實現(xiàn)對個人事務的管理，通過待辦事宜可直接進入到待辦的事務管理模塊，提高了工作效率。并可使用即時消息實現(xiàn)會議通知、郵件群發(fā)、事務交辦等功能。通過 工單管理系統(tǒng) 中的即時消息功能，可以對一個事件反復進行答復 (Re) 、抄送 (CC) ，形成知識在流轉(zhuǎn)過程中的積累。 　　即時通信： 實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部即時消息模塊與微軟 MSN 即時消息的集成，不但可以通過用戶桌面 MSN 進行提醒，而且還可以利用 MSN 提供點對點的視頻、語音和文字交流。 　　信息發(fā)布系統(tǒng)：全面及時的公告、最新動態(tài)發(fā)布，簡潔的新聞管理，統(tǒng)一的消息平臺；配合圖片或附件功能，免去工作中人為通知的繁瑣。信息發(fā)布采用多級單位管理體系，公司總部及下屬各單位都可以發(fā)布本單位的信息，下級單位可以根據(jù)不同權(quán)限選擇發(fā)布范圍，實現(xiàn)靈活的信息發(fā)布方式。 　　發(fā)文管理 ：完成公文的制文和發(fā)布過程，實現(xiàn)公文模板及流程自定義，支持會簽、多人決策等，具有過程跟蹤、公文查詢等功能。對于完整的發(fā)文過程進行全流程備檔，每位用戶在發(fā)文流程中所做操作全部進行痕跡保留。 　　收文傳閱： 實現(xiàn)對收到外部文件的登記、擬辦、傳閱等流程的管理，對于企業(yè)內(nèi)部文檔，實現(xiàn)上下級單位間收文 - 發(fā)文系統(tǒng)的無縫連接和文檔 - 檔案系統(tǒng)之間的無縫連接。 　　工作流管理： 包括流程定義、執(zhí)行、監(jiān)控等功能。 　　歸檔管理： 實現(xiàn)對已發(fā)布信息的歸檔存儲等功能。 　　組織結(jié)構(gòu)與人員管理：通過組織機構(gòu)樹管理界面，可以直觀地顯示出上下級從屬關(guān)系，方便地實現(xiàn)對單位部門的有效管理或人員的調(diào)配。 　　系統(tǒng)管理：在對權(quán)限進行分配時，引入了單位級別，同級別的單位可以使用同一角色，此項功能大大降低了系統(tǒng)管理的復雜程度，提高了管理員的工作效率。 　　4.方案特點 　　?及時溝通 　　通過 待辦事宜、 信使、 手機短信、 Email 、日歷等幾種高效的通知方式，實現(xiàn)公司內(nèi)部用戶的及時交流與溝通 。 　　?流程管理 　　通過工作流程管理，可以完成企業(yè)內(nèi)部各種復雜的審批過程，將企業(yè)復雜的人為審批過程簡單化、系統(tǒng)化，實現(xiàn)無紙辦公。 系統(tǒng)不但可適用于多個單位的多套具體流程，還可滿足多層級組織結(jié)構(gòu)的多級流轉(zhuǎn)的需要。這極大地降低了流程維護的工作量，并可靈活、動態(tài)地適應大部分的流程調(diào)整。 　　?單點登錄 　　瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)與微軟 SPS2003 門戶系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫集成，通過 SPS 門戶系統(tǒng)，可以方便地與 工單管理系統(tǒng) 系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)連接 (SSO) ，能夠無縫的將其它 Web 應用納入到單點登錄的環(huán)境中，從而可以集成龐大的應用系統(tǒng) 　　?多級授權(quán)管理體系 　　權(quán)限與組織單位直接關(guān)聯(lián)，可實現(xiàn)多級單位的權(quán)限分配，用戶多角色的權(quán)限分配機制，并支持用戶自己授權(quán)等，更適合在多級單位管理體系的大型企業(yè)中運行。 　　?信息安全 　　對于重要文檔，采用數(shù)字簽名技術(shù)解決電子文件的簽字蓋章問題， 電子印章包括簽章軟件和鑰匙盤，簽章鑰匙盤用于存放單位或個人數(shù)字證書、印章信息或簽名信息，簽章鑰匙盤通過 USB 接口和計算機連接，軟件自動嵌入到 Word/Excel 里，用來實現(xiàn)蓋章或簽名，保證文件的安全性，可認證、防抵賴。 　　?易學、易用 　　RF工單管理系統(tǒng) 遵循傳統(tǒng)辦公的工作流程和工作模式，為用戶提供了簡潔、明確、分級的辦公桌面。所有角色的人員均可以在最短時間學會操作和使用，從而縮短上線周期，為企業(yè)贏得寶貴的時間。 　　5. 應用情況 　　目前，該方案已在眾多行業(yè)的用戶中成功應用，先后幫助中石油東方地球物理公司、河北省涿州 市政府、石家莊職業(yè)技術(shù)學院等多家單位實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公協(xié)作，用戶總數(shù)接近 10000 人，遍布全球各地，含蓋石油、政府、校園行業(yè)，有力地推動了國內(nèi)協(xié)同辦公系統(tǒng)的進一步普及與應用。 　　通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施，主要幫助企業(yè)解決： 　　建立了高效溝通管理平臺 　　公司內(nèi)部的溝通管理一直是影響該公司工作效率的因素，通過 WebOffice ，公司建立了高效溝通管理體系，通過 待辦事宜、 信使、 手機短信、 Email 、日歷 等功能，加快了內(nèi)部的有效溝通。公司領(lǐng)導層可通過 RF工單管理系統(tǒng) 與員工進行交流，各單位之間也可以進行有效溝通，解決各單位之間、上下級之間的內(nèi)部溝通協(xié)作問題。 　　提高了工作效率 　　在實際工作中，管理人員通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng) 可將文件、消息快速準確的發(fā)送，完全不受時間上和地域的影響，提高了辦公效率。 　　瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了文件和知識管理的自動化，在文件和知識形成時就按有序存儲，并按權(quán)限進行共享，利用電子文件庫代替物理文件柜，用權(quán)限設(shè)置代替鑰匙，使文件和知識實現(xiàn)有效的管理和共享利用。每位用戶都可以根據(jù)本身的權(quán)限進行關(guān)鍵字的文檔搜索，省去了手工辦公時在各種文件柜中查找和共享文件的困難，大大提高了工作效率。 　　降低工作成本 　　由于工作效率的提高，減少了管理人員的工作量，為公司節(jié)省了人力上的成本，降低管理費用，提高企業(yè)的競爭力。 　　各上下級及各單位之間通過 RF工單管理系統(tǒng) 的溝通平臺進行有效溝通，節(jié)約了電話和傳真溝通費用；由于實現(xiàn)真正的無紙化辦公，節(jié)省了大量紙張、復印、文件柜等辦公費用，為公司節(jié)約了大量成本。 　　實現(xiàn)移動辦公 　　通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)，將公司分布在合球各地的的分公司和子公司等基于網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系到一起，節(jié)省了過去電話、傳真等費用，所有分支機構(gòu)與公司總部各部門之間的信息傳