項(xiàng)目管理 效率至上

隨著IT項(xiàng)目數(shù)量的成倍增長及復(fù)雜性不斷增加，保持項(xiàng)目的推進(jìn)節(jié)奏和控制預(yù)算變得更具挑戰(zhàn)性。IT專業(yè)人員發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目管理工具可以幫助他們，卻不能包治百病。

KPMG公司最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，有81%的企業(yè)表示過去1年中新IT項(xiàng)目的數(shù)量在增加，88%的企業(yè)報(bào)告說項(xiàng)目的復(fù)雜性增加了。在KPMG調(diào)查的全球600家公司中，79%的公司的總體項(xiàng)目預(yù)算有所增長。

KPMG指出，與此同時，由于企業(yè)沒有在IT項(xiàng)目的整個生命周期中很好地管理它們，企業(yè)正在浪費(fèi)IT項(xiàng)目的潛在利益。幾乎一半的回答者在過去1年里至少經(jīng)歷過1次項(xiàng)目失敗。86%的回答者報(bào)告說，在他們的項(xiàng)目資產(chǎn)中損失了多達(dá)25%的預(yù)期收益。

聰明的IT部門會利用項(xiàng)目和資產(chǎn)管理軟件阻止此類情況的發(fā)生。項(xiàng)目和資產(chǎn)管理軟件幫助用戶管理日程表、技能可用性、預(yù)算和階段性目標(biāo)等。管理套件通常備選項(xiàng)目分析、資源管理、文檔與合同管理、規(guī)劃與估計(jì)能力、工作流支持與建模等特性。

項(xiàng)目治理

Aflac公司的IT項(xiàng)目管理辦公室副總裁Brian Abeyta說，"利用項(xiàng)目管理軟件，我們能夠更好地制定計(jì)劃，更有效地進(jìn)行預(yù)測，因?yàn)槲覀兦宄刂烂總€人所在位置，以及將進(jìn)行哪些項(xiàng)目。"這家美國的保險公司近5年來一直使用Primavera的項(xiàng)目管理軟件。

作為一家長期用戶，Alfac現(xiàn)在能夠有效地利用保存在中央平臺中的歷史項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。Abeyta說："我們的很多項(xiàng)目本質(zhì)上是類似的，我們會從歷史的角度分析項(xiàng)目，尋找改進(jìn)的機(jī)會。"

另一個關(guān)鍵好處是為高級經(jīng)理提供正進(jìn)行項(xiàng)目的整合視圖。Abeyta說："我們在向管理層提供儀表板報(bào)告的能力上有了很大的提高。"過去，高級經(jīng)理只能提供正在進(jìn)行項(xiàng)目的支離破碎的視圖。

Inergy Automotive Systems公司的首席安全官Arun DeSouza說，項(xiàng)目管理軟件提供一致的框架、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的工具以及"what if"分析能力。"對于具有許多可重用組件的復(fù)雜項(xiàng)目，項(xiàng)目管理軟件是進(jìn)行準(zhǔn)確規(guī)劃的法寶。"他說。LaunchPad Communications公司的COO兼CIO Chris Holbert補(bǔ)充說，專用工具可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理周密謀劃所需要的行動，可以展現(xiàn)至關(guān)重要的細(xì)節(jié)，以及可能被忽視的依賴關(guān)系。

加拿大哥倫比亞省勞工與公民服務(wù)部數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)營經(jīng)理Martin Webb對此表示贊同。他說："日程安排幾乎總是需要做調(diào)整。如果缺少幫助了解調(diào)整某個組件的全部含義的工具，確定它對項(xiàng)目的影響將十分困難。"Inergy、LaunchPad和勞工與公民服務(wù)部都在使用微軟的項(xiàng)目管理工具。其中Martin所在的加拿大政府機(jī)構(gòu)使用的是Microsoft Project，即Microsoft Office套件中的項(xiàng)目資產(chǎn)組合管理工具。

Holbert說，LaunchPad也在涉及多個團(tuán)隊(duì)或部門的IT項(xiàng)目中使用了Microsoft Project。Inergy將Microsoft Project和SharePoint Portal Server用于中等規(guī)模的項(xiàng)目和復(fù)雜項(xiàng)目。DeSouza說，"對于低難度、低預(yù)算項(xiàng)目，Microsoft Excel就足夠用了，用Microsoft Project太浪費(fèi)時間了。"

還有一種意料之外的回報(bào)是優(yōu)化了管理規(guī)定的遵從性。據(jù)Kritcher說，當(dāng)審計(jì)季節(jié)到來時，使用執(zhí)行IT項(xiàng)目的公共平臺可帶來額外的好處。他說："項(xiàng)目管理軟件可以提供一種流程框架，確保項(xiàng)目被一致地評估、規(guī)劃、執(zhí)行和檢查。"

持續(xù)改進(jìn)

擁有項(xiàng)目管理套件并不能保證項(xiàng)目成功。Kritcher說："如果從一開始項(xiàng)目管理的流程做不好，自然得到的是有缺陷的流程。你還必須防止造成過多的流程開銷，這樣會導(dǎo)致人員的不滿和損失更多的靈活性。"

Webb說，很難把握項(xiàng)目計(jì)劃的詳細(xì)程度應(yīng)該達(dá)到什么水平。Holbert警告說，項(xiàng)目管理還是個活動的目標(biāo)。他認(rèn)為，保持最初計(jì)劃的準(zhǔn)確需要主動管理，以及對需要完成工作的深入了解。

人員管理方面，管理者還面臨著過于依賴項(xiàng)目管理軟件的危險。DeSouza說，使用工具需要時間和精力，并可能吸引人們的注意力和需要交流。他說："項(xiàng)目管理軟件并不是靈丹妙藥。適當(dāng)?shù)募o(jì)律、流程、實(shí)踐和交流更重要。"

決定哪些項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)通過專用工具來管理是項(xiàng)目管理藝術(shù)的一部分。同Inergy一樣，醫(yī)療設(shè)備提供商Exactech也將項(xiàng)目管理軟件用于一部分但不是所有的IT項(xiàng)目。例如，該公司將Microsoft Project用于復(fù)雜的ERP項(xiàng)目，但不用于網(wǎng)絡(luò)管理。該公司的網(wǎng)絡(luò)管理員Craig Bush說，對于像升級Cisco路由器軟件這樣的任務(wù)，使用Microsoft Project沒有什么意義，因?yàn)槟慊ㄔ谥贫ㄓ?jì)劃上的時間比實(shí)際升級的時間要多得多。

White Electronic Designs公司的IT副總裁James Kritcher說，套裝工具適用于需要定義明確框架的超大型項(xiàng)目，但對于中小項(xiàng)目而言可能是大材小用，還會妨礙IT的靈活性。Kritcher說，基于Microsoft Project，公司在過去兩年間為改進(jìn)自身的項(xiàng)目管理流程做了許多工作，開發(fā)了根據(jù)項(xiàng)目費(fèi)用、復(fù)雜性、風(fēng)險和持續(xù)時間確定不同程度項(xiàng)目監(jiān)督與治理的標(biāo)準(zhǔn)。