太原OA信息化與Intranet

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知識管理與Intranet

作者：Diane Doyle(麥肯錫咨詢公司) Adeline du Toit(Rand Afrikaans大學信息科學系)

信息技術能夠產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，以致于許多知識工人感覺到信息過載?，F(xiàn)在的問題在于通過利用內部資源提供績效——隱藏在員工頭腦中的專家知識、埋藏在企業(yè)公共信息儲存庫中的訣竅和經(jīng)驗。這些無形的的內容，如持續(xù)創(chuàng)新、客戶需求的深層理解、企業(yè)智力資本（經(jīng)營權和專利）的戰(zhàn)略運用，現(xiàn)在變得非常關鍵。企業(yè)智力資產(chǎn)的有效管理降低了成本、用有價值的信息和洞察力代替了簡單的目錄，改變了對昂貴的固定資產(chǎn)的需求、提高了企業(yè)的適應能力（Cooney，1997：96）。但真正的問題是要準確描述這些資產(chǎn)，因為企業(yè)的許多知識是隱性的，在它能被評估、提高和共享之前應該顯性化。

Intranet技術的優(yōu)越性包括：更快、更好地檢索信息，提高工作績效，廣泛的內容和企業(yè)的信息關聯(lián)，交流，低成本的創(chuàng)新和產(chǎn)出，方便的信息利用和流通。因為Intranet來自Internet，所以它可以利用不同的標準和協(xié)議。企業(yè)利用Intranet已經(jīng)成為一個不容忽視的趨勢。

Intranet對知識管理的影響

使用精密的搜索和檢索設施，如導航、提問和個人化的路徑，基于超媒體的信息系統(tǒng)能夠存儲和精確地查找大量的已記錄的組織知識。因此，組織學習能夠定制化地解決每個個人和小組的需求。象創(chuàng)造、分配、進入權限和信息控制等這樣的問題也需要考察，以便制定企業(yè)的政策。

信息系統(tǒng)對組織學習既有直接的影響，又有間接的影響。Intranet通過影響環(huán)境因素，如信息基礎設施和環(huán)境，能間接影響企業(yè)學習。換句話說，通過實現(xiàn)決策制定過程的分權和提高信息的可用性，Intranet在組織學習過程中也可發(fā)揮直接的作用。Intranet可以通過以下方式影響組織學習：

（1）知識獲得（Knowledge acquisition）:Dodgson認為，組織學習是伴隨著組織知識庫和企業(yè)特定的能力和過程的發(fā)展而發(fā)生的。對全局有重要意義的應用軟件的開發(fā)，如知識倉庫，包括獲得、存儲、解釋和使用內部信息（也就是智力資產(chǎn)）和外部信息（如環(huán)境的監(jiān)測）。

（2）信息分配：Intranet方便了信息的共享，因此加速了組織內部的學習。Balasubramanian的研究的結果表明這種系統(tǒng)提高了參與性，從而更確定了這個觀點。因為現(xiàn)在的決策是有全體意見做出的，這就包含了企業(yè)指令的傳達和經(jīng)驗、洞察力的傳遞過程，所以Intranet可能會使企業(yè)作出更高質量的決策。

（3）信息解釋：組織學習包含了一個組織內部的信息理解和解釋的過程。媒介的特性越復雜，正確理解內容的可能性就越大。這是因為我們有不同的學習行為。信息的多媒體傳遞方式似的員工能夠進行更廣泛的媒體選擇和組合。另外，多媒體會議系統(tǒng)刺激了人類的交互，它使得交流個性化，使團隊成員和跨功能的各部門能在虛擬工作環(huán)境中合作，而不管他們在物理位置上的分隔。

（4）組織記憶（Organisational memory）：差的企業(yè)記憶保持力對組織學習會產(chǎn)生影響，因為它會導致工作的延誤和重復。組織記憶由硬數(shù)據(jù)（如數(shù)字、事實、圖表和規(guī)則等）和軟信息（如隱含知識、專家知識、經(jīng)驗、軼事、重要事件、經(jīng)歷、文化遺物、關于戰(zhàn)略決策的細節(jié)等）組成。員工產(chǎn)生的想法通常不能超出一個小的同事圈得到共享。只有這些敘述的內容被電子化地存儲起來以備后用，組織學習才能得到改善和提高。

組織Intranet上的內容

設計Intranet最重要的因素之一就是信息能被快速檢索的組織方式。如果系統(tǒng)提供的信息檢全率高但檢準率很低，那么檢索者就會感覺受到挫折。所以，詢問最終用戶自己對組織信息內容的偏好是很有價值的。帶著這個想法，我們有必要考察和定義電子內容的各種類型。Stear認為內容組織技術（technology enabled content:TEC）已經(jīng)經(jīng)歷了四代。第一代依靠印刷型文獻到數(shù)字信息的簡單轉換，然后把這些數(shù)字信息存儲在電算機的主機中，通過啞終端實現(xiàn)檢索，如WANG系統(tǒng)。第二代TEC系統(tǒng)能夠通過基本檢索邏輯的方法，給用戶提供整理和篩選電子內容的能力。第三代TEC綜合了基于規(guī)則的軟件（含有給專家系統(tǒng)提供的內容）和對用戶的決策支持。第四代TEC能在沒有最終用戶協(xié)助的情況下做簡單決策。第五代是企業(yè)最近碰到的，這一代TEC提供多種精密的特性，如推動加速企業(yè)內部交流的那些信息的傳遞，其方法是提供智能的收集服務和信息更新。第五代TEC產(chǎn)品的另一種類型是為產(chǎn)生生動的報告而給選擇出來的數(shù)據(jù)制圖，可以通過自動化的決策支持和關系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)。這類技術的范例就是BFANet的訂購者數(shù)據(jù)庫。

在開發(fā)企業(yè)Intranet時要把這些技術考慮進去，因為它提供了整合企業(yè)內外信息的機會。在這樣做的同時，信息經(jīng)理必須意識到組成信息系統(tǒng)的資源在企業(yè)內如何運轉，以便使他查明誰為了什么目的使用什么資源；資源被分配的方式；信息的使用模式和信息流；從這些資源中獲得的價值以及信息如何為商業(yè)流程的績效和企業(yè)的進步作出貢獻的。如果對各類信息資源的價值和目標有了清晰的認識，那么信息內容的質量就有了保證。

設計Intranet的一個重要部分就是測試圖形。設計圖形界面的邏輯必須反映目標用戶的思維，而不是開發(fā)者。另一個重要方面就是多種設計因素的關聯(lián)性和一致性。Fenik提醒Intranet設計者一定要避免陷入他所稱的“development parochialism”。