項(xiàng)目管理過(guò)程中的知識(shí)管理初探

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 　　項(xiàng)目管理過(guò)程中的知識(shí)管理初探

　　摘要：進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)使知識(shí)管理越來(lái)越多地受到重視。文檔管理系統(tǒng)作為以創(chuàng)造性工作為主體的項(xiàng)目管理型企業(yè)也開(kāi)始引入知識(shí)管理來(lái)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和活力。本文通過(guò)對(duì)知識(shí)管理理論、項(xiàng)目特點(diǎn)和知識(shí)管理對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的作用的分析指出項(xiàng)目過(guò)程中進(jìn)行知識(shí)管理的必要性，并提出了項(xiàng)目過(guò)程中進(jìn)行知識(shí)管理的方法和具體的實(shí)施建議。

　　關(guān)鍵詞：項(xiàng)目;項(xiàng)目管理;知識(shí)管理

　　現(xiàn)今知識(shí)管理在企業(yè)實(shí)踐和管理理論研究中已經(jīng)得到廣泛的重視。企業(yè)的知識(shí)理論出現(xiàn)揭示了：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的知識(shí)成為體現(xiàn)企業(yè)資源的核心要素和影響企業(yè)活力的資源基礎(chǔ)。知識(shí)管理中的知識(shí)的創(chuàng)造、收集、提煉和發(fā)揮作用是企業(yè)知識(shí)管理的重要步驟。項(xiàng)目管理作為一種管理模式，項(xiàng)目一次性的特點(diǎn)似乎和知識(shí)的積累不相干。其實(shí)不然，項(xiàng)目管理的成功恰恰是一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否成功應(yīng)用企業(yè)所擁有的知識(shí)的表現(xiàn)，而一個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)特經(jīng)驗(yàn)也正是一個(gè)企業(yè)不可多得的知識(shí)。知識(shí)管理和項(xiàng)目管理的完美結(jié)合可以極大地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)以項(xiàng)目為主的企業(yè)來(lái)講，知識(shí)管理和項(xiàng)目管理的深入結(jié)合是優(yōu)勢(shì)之選。

　　一、知識(shí)管理理論概述

　　1、基本理論

　　項(xiàng)目過(guò)程中的知識(shí)管理的實(shí)施

　　1、依靠組織的知識(shí)管理平臺(tái)開(kāi)展工作：知識(shí)管理離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐，但是不僅僅建立Intranet系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)，還要有企業(yè)文化和管理手段的比切結(jié)合，才能取得成功。具體的建立步驟為：建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，構(gòu)成企業(yè)內(nèi)部的通訊和協(xié)作平臺(tái);引入業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，如項(xiàng)目管理系統(tǒng)(PM)、企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)，建立采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷售、財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的集成管理;對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類、評(píng)估、開(kāi)發(fā)、共享的管理以及知識(shí)庫(kù)的建立與更新。下圖是微軟提出的知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)：

　　2、在員工層次上，營(yíng)造良好的組織交流方式推動(dòng)知識(shí)的創(chuàng)新和分享。

　　由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)屬于一次性的組織，成員來(lái)自企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)甚至企業(yè)外部的一些行業(yè)專家，他們擁有不同的背景、知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)成員之間的交流尤為重要，作為創(chuàng)造性的工作性質(zhì)，項(xiàng)目管理隨時(shí)都要面對(duì)各種不同的突發(fā)問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題并不是按照操作規(guī)程就能完全解決的，豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是妥善解決問(wèn)題的關(guān)鍵。為了最完美解決問(wèn)題，項(xiàng)目成員全部擁有這種經(jīng)驗(yàn)是最好的，但是實(shí)際情況顯然不可能達(dá)到這種高度，交流和分享就顯得非常重要了。所以說(shuō)：對(duì)項(xiàng)目而言，團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)是十分寶貴的，在項(xiàng)目成立后，首要的問(wèn)題就是要推動(dòng)成員交流，促成成員知識(shí)的共享和創(chuàng)新。

　　2.1 在項(xiàng)目?jī)?nèi)部創(chuàng)造適合交流的環(huán)境，推動(dòng)項(xiàng)目成員之間的交流和技能分享。

　　知識(shí)管理理論認(rèn)為成員個(gè)體上身上蘊(yùn)藏的大部分是隱性知識(shí)，并且通過(guò)非正式渠道交流和分享，比如師徒的言傳身教、同事之間的閑聊比試等方式;在正式場(chǎng)合，人們對(duì)這些知識(shí)很少涉及。但是員工身上的這部分知識(shí)往往是他最有價(jià)值的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。為了營(yíng)造適合交流的氛圍，我們可以采取如下一些措施：集體辦公：提高團(tuán)隊(duì)成員在一起的時(shí)間，使大家信息交流充分及時(shí);多安排一些非正式交流的活動(dòng)：如安排工作聚餐、集體休閑活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)社區(qū)和論壇等，可以讓團(tuán)隊(duì)成員在輕松的環(huán)境中說(shuō)出自己的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。通過(guò)這些活動(dòng)提供大家在一起交流的時(shí)間對(duì)互相的溝通交流非常有利。

　　2.2 對(duì)積極貢獻(xiàn)自己經(jīng)驗(yàn)的成員進(jìn)行有效激勵(lì)，提高團(tuán)隊(duì)成員分享經(jīng)驗(yàn)的積極性。

　　鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員交流分享自己的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是取得知識(shí)的有效途徑。在項(xiàng)目進(jìn)行中，可以制訂一些鼓勵(lì)大家提供經(jīng)驗(yàn)的措施，可以是鼓勵(lì)大家提供創(chuàng)造性經(jīng)驗(yàn)的明文規(guī)定，也可以是對(duì)在難題處理中做出突出貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。各種方式不一而足，總的原則是推動(dòng)成員和大家分享自己的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)。

　　2.3 對(duì)成員貢獻(xiàn)經(jīng)驗(yàn)要進(jìn)行正確評(píng)價(jià)。

　　項(xiàng)目對(duì)團(tuán)隊(duì)成員貢獻(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)的評(píng)估是一個(gè)很復(fù)雜的事情。很多時(shí)候大家難以認(rèn)識(shí)到這些經(jīng)驗(yàn)的價(jià)值。一方面大部分知識(shí)的效果顯現(xiàn)不是立桿現(xiàn)影的，而是有一定的滯后;另一方面，很多團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)效果被表現(xiàn)為部門(mén)的結(jié)果，從而弱化個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的重要性;還有就是難以判斷在一個(gè)項(xiàng)目中成功的經(jīng)驗(yàn)是否具有推廣價(jià)值。這些因素都使個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的評(píng)估復(fù)雜化，錯(cuò)誤的評(píng)估還有可能挫敗個(gè)人的積極性。如何正確的評(píng)估成員經(jīng)驗(yàn)需要慎重進(jìn)行。比較穩(wěn)妥的做法應(yīng)該是全面系統(tǒng)地收集經(jīng)驗(yàn)和處理經(jīng)過(guò);分析事件的獨(dú)特性和普遍性;尋找理論支持，升華經(jīng)驗(yàn)，最后對(duì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行正確評(píng)估。

　　3、在組織層次上，建立科學(xué)的流程，推動(dòng)知識(shí)的收集、分析和知識(shí)傳播。

　　我們知道現(xiàn)代企業(yè)強(qiáng)調(diào)組織和流程，要求公司員工在工作中按照公司的規(guī)定程序進(jìn)行，然而項(xiàng)目型公司中的工作大部分是創(chuàng)造性和處理隨機(jī)變化事務(wù)的，如果過(guò)多地偏重于流程，可能根本就無(wú)法產(chǎn)生新的創(chuàng)意。所以，在員工層面上，過(guò)分嚴(yán)格的流程管理與事無(wú)宜;但是在組織層面就非常適合用流程管理去規(guī)范知識(shí)的收集、分析和錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。流程這種有組織的協(xié)調(diào)形式可以使區(qū)域性知識(shí)在更加廣泛的范圍內(nèi)應(yīng)用。

　　3.1 設(shè)計(jì)合理的收集、分析和整理知識(shí)的流程

　　如前所述，在項(xiàng)目中已經(jīng)創(chuàng)造和積累的豐富的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。如何傳播和利用它們是知識(shí)管理組織層面要解決的問(wèn)題。數(shù)據(jù)庫(kù)作為基本的管理工具，已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到實(shí)踐中了。但是一些企業(yè)盡管在自己數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入了員工的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，創(chuàng)建了員工的交流平臺(tái)，但是效果并不理想。原因就在于知識(shí)錄入標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有建立在統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)上，也就是要設(shè)計(jì)科學(xué)合理的知識(shí)收集、分析和整理錄入的流程。因?yàn)槿绻蠹易杂砂岩恍┘记珊椭R(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，往往沒(méi)有系統(tǒng)性和說(shuō)服力(甚至有虛假信息)，使檢索者產(chǎn)生迷惑和不信任感，逐漸會(huì)抵制數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)中零散、個(gè)性的東西越多，數(shù)據(jù)庫(kù)的作用就越小，甚至一段時(shí)間后，組織成員會(huì)因?yàn)閷?duì)數(shù)據(jù)庫(kù)失去信心而不再使用它。

　　那么如何避免這個(gè)問(wèn)題呢?流程是我們的好幫手。正確的工作流程應(yīng)該是：組織成立專門(mén)的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)審核與分析委員會(huì)，對(duì)從項(xiàng)目或者是個(gè)人申報(bào)的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)和技巧進(jìn)行審查和選擇，對(duì)有效的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)要會(huì)同公司的專家、技術(shù)骨干和知識(shí)提供者共同對(duì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析和提煉，從理論上證明其正確性，從試驗(yàn)中證明其可操作性和可能存在的共性，如此整理后的知識(shí)再行錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的記錄可以給檢索者提供有說(shuō)服力的支持，使檢索者采納你的經(jīng)驗(yàn)。

　　3.2 便捷的檢索工具有利于知識(shí)的傳播和組織內(nèi)部的知識(shí)分享

　　由于一個(gè)組織可能有很多項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行，各個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的新工藝或者技巧在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部可以有效傳播和應(yīng)用，但很少能影響其他的項(xiàng)目。有可能其他項(xiàng)目正在煩惱的問(wèn)題已經(jīng)在另外一個(gè)項(xiàng)目上被順利解決了。作為組織的整個(gè)成員并不能了解各個(gè)項(xiàng)目成員所掌握的知識(shí)。這樣的矛盾可以通過(guò)建立一個(gè)組織內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)檢索機(jī)制來(lái)傳播這些知識(shí)。檢索的工具可以采用關(guān)鍵字檢索和論壇標(biāo)題檢索等方法。

　　當(dāng)人們?cè)谟龅诫y題時(shí)，他們可以登陸企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，對(duì)該難題進(jìn)行搜索，如果知識(shí)庫(kù)足夠豐富，完全可以尋找到解決辦法。如果沒(méi)有搜索結(jié)果，那么項(xiàng)目在自我解決該問(wèn)題后，可以提交該難題的解決方案給公司知識(shí)評(píng)估、錄入委員會(huì)，對(duì)公司知識(shí)庫(kù)進(jìn)行豐富和完善。