合同網(wǎng)上審批和管理系統(tǒng)的誕生

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合同審批和管理是每個企事業(yè)單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經(jīng)過相關(guān)職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信網(wǎng)絡(luò)、軟件技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，通過網(wǎng)上協(xié)同審批和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強顧客滿意度已成為現(xiàn)實。本文從合同網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)的研發(fā)背景、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)特點及其帶來的效益等方面進(jìn)行論述，并對該系統(tǒng)存在的困難、未來發(fā)展趨勢等進(jìn)行分析。 
一、合同管理提出的背景

友為合同管理人員在合同的跟蹤執(zhí)行過程中需要完成大量的繁瑣工作，如付款或催款、報銷、發(fā)票或支票的管理等，若沒有一套好的信息管理系統(tǒng)，即使付出了辛苦的努力，也很難保證能按時保質(zhì)完成任務(wù)，有時甚至可能出現(xiàn)遺忘的事項。

因此合同網(wǎng)上審批和管理系統(tǒng)就這樣誕生了，有些單位研發(fā)了獨立的一套系統(tǒng)，有些單位把它當(dāng)作是辦公自動化系統(tǒng)（OA）或電子政務(wù)系統(tǒng)中一個不可缺少的重要組成部分。由于合同形式的多樣性，簽署和履行過程的多變性，系統(tǒng)根據(jù)需要提供不同類別的合同模板，鏈接與合同有關(guān)的最新的法律法規(guī)和規(guī)定，及時有效地實施合同的起草、審核、會簽、審批（簽訂）跟蹤執(zhí)行、評估、結(jié)束等一系列管理工作，并提供查詢、統(tǒng)計、分析、更改等功能，根據(jù)需要設(shè)定預(yù)警信息，及時提醒對某個合同的關(guān)注，以加強對合同的有效管理與監(jiān)控，降低溝通成本、提高資金的使用效益和增強顧客的滿意度。

二、系統(tǒng)功能

友為合同網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)可根據(jù)各單位規(guī)模、性質(zhì)、人員素質(zhì)、合同數(shù)量等因素決定其功能的多少和強弱，但一個成熟、實用的系統(tǒng)基本上應(yīng)含有以下功能：

1、合同類型的選擇

每個單位都會遇到很多類型的合同，如技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)、委托任務(wù)、銷售、政府采購、人事勞動等。按國家技術(shù)監(jiān)督局、科技部、勞動部及各省市要求，每種類型的合同都有相應(yīng)的模板要求和規(guī)定，因此在起草時可參照相應(yīng)的模板，在此基礎(chǔ)上填寫新的內(nèi)容。

合同起草人利用模板完成合同正文和附件起草工作后，綁定一個工作流，進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程。

2、工作流的定制和綁定

下圖是一個技術(shù)服務(wù)合同比較典型的工作流：主辦部門合同起草 ? 本處室領(lǐng)導(dǎo)審核 ? 其他處室會簽（可有多個部門會簽） ?主辦處室領(lǐng)導(dǎo) ? 財務(wù)處（合同管理員）審核意見 ? 財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)簽字 ? 分管局長簽字 ? 法人代表批準(zhǔn) ? 合同審批結(jié)束。

 3、友為合同管理審批流轉(zhuǎn)過程記錄

根據(jù)綁定的工作流進(jìn)行網(wǎng)上協(xié)同審批。審批表詳細(xì)記錄了每個審批環(huán)節(jié)的意見，對合同正文和附件的修改將以痕跡保留的辦法進(jìn)行記錄，軟件開發(fā)商可在WORD或WPS的基礎(chǔ)上開發(fā)一些輔助功能，比如允許用戶選擇查看某一個或某幾個人員的修改痕跡等。

 4、友為合同管理軟件可以以多種形式進(jìn)行提醒

除了在審批過程系統(tǒng)可自動提醒外，在合同跟蹤執(zhí)行和管理時，如催款或付款、報銷、驗收等階段，只要設(shè)定時間，系統(tǒng)將以多種方式通知相關(guān)用戶。

5、友為合同管理軟件對合同文件修改的痕跡保留

痕跡保留功能在整個電子政務(wù)系統(tǒng)中是一個非?；镜謽O其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：

（1）記錄并識別每個用戶的修改內(nèi)容，確保發(fā)生異議時能分清責(zé)任，保持了原來紙質(zhì)審批過程的筆跡鑒別功能。

（2）解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。在合同流轉(zhuǎn)過程中，各個環(huán)節(jié)都可能對合同文件進(jìn)行修改，對重要內(nèi)容的修改還需要不止一次的校對工作。

（3）根據(jù)用戶需要，可選擇一個或多個用戶的修改痕跡進(jìn)行顯示。

6、友為合同管理軟件自動編號

當(dāng)合同流程完成后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶的要求自動產(chǎn)生合同編號，以便查詢和管理。

7、友為合同管理軟件合同查詢、統(tǒng)計和分析

為便于查找合同，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，系統(tǒng)具有查詢、統(tǒng)計和分析等功能。

8、友為合同管理軟件跟蹤執(zhí)行和管理

根據(jù)合同內(nèi)容及要求，系統(tǒng)將后續(xù)需要完成的工作在適當(dāng)?shù)臅r間提醒相關(guān)人員，合同管理人員亦可對后續(xù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。合同資金和進(jìn)度管理是系統(tǒng)中兩個很重要的功能，它們關(guān)系到合同能否按要求順利執(zhí)行，當(dāng)然也需要甲方、乙方（可能還有丙方）的協(xié)同管理。

三、友為合同管理軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

從以上分析，友為合同管理軟件網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)是可以大大提高工作效率，但還有兩個極其重要的問題必須確保，第一是系統(tǒng)的安全，包括系統(tǒng)能否正常運行、數(shù)據(jù)是否正常備份和恢復(fù)等問題，系統(tǒng)的安全可通過雙機(jī)熱備份、磁盤陣列、異地數(shù)據(jù)備份等措施實現(xiàn)，本文不再熬述；第二是信息的安全.

四、友為合同管理軟件的系統(tǒng)特點

1、安全性：實現(xiàn)網(wǎng)上審批的前提要求是系統(tǒng)和信息必須是安全的，尤其對公文和合同的審批，只有保證了安全，才能讓各級領(lǐng)導(dǎo)放心地使用。信息的安全措施第三部分已詳盡分析了；系統(tǒng)的安全可通過雙機(jī)熱備份、磁盤陣列、異地數(shù)據(jù)備份等措施實現(xiàn)。

2、靈活性：工作流程的靈活性，從第二部分定義的工作流程可以看出該工作流具有較大的靈活性；系統(tǒng)還提供了靈活、簡單、方便的定制、修改和綁定工具，確保在特殊情況下可順利完成各種情況的緊急處理；系統(tǒng)還提供了隨組織機(jī)構(gòu)變化、人員職位變化或人員調(diào)進(jìn)調(diào)出等情況而涉及到的權(quán)限的變化等。

3、實用性：注重系統(tǒng)的實用性，如有了新的合同模板可方便替換；提供精確查詢、模糊查詢、組合查詢、統(tǒng)計、分析、預(yù)警和提醒功能；對與合同相關(guān)的客戶信息、產(chǎn)品信息進(jìn)行維護(hù)、管理等；具有帳套選擇功能，即不同處室可建立不同的賬套，不同處室人員不經(jīng)過授權(quán)無法查閱其他處室?guī)ぬ變?nèi)的合同文件等。

4、時效性：實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同審批的主要目的之一是要提高效率，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、短信等多種方式，將需要辦理的事務(wù)以最適當(dāng)?shù)姆绞絺鬟f給相關(guān)人員；若再通過GPRS、CDMA或PDA等方式連接系統(tǒng)，真可謂是隨時隨地網(wǎng)上辦公。

五、友為合同管理軟件帶來的效益

1、改變時空觀念，提高工作效率

友為合同管理軟件網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關(guān)人員的審核、簽字等待時間，實現(xiàn)了智能化的提醒服務(wù)；該系統(tǒng)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過信息共享、交換等方式，為起草、審核合同提供依據(jù)，為財務(wù)部門付款、收款提供依據(jù)，從而提高整體辦公效率。

2、無紙化審批和管理節(jié)約了資源

友為合同管理軟件網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)為合同的起草、修改、會簽、審批、簽訂、跟蹤執(zhí)行、結(jié)束等一系列管理工作提供數(shù)據(jù)輸入、處理平臺，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)跨時空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節(jié)約了紙張成本。

3、統(tǒng)一平臺，方便管理

友為合同管理軟件網(wǎng)上協(xié)同審批和管理系統(tǒng)為處理與合同相關(guān)的事務(wù)提供了統(tǒng)一的平臺，達(dá)到了政務(wù)公開、信息透明，實現(xiàn)了隨時隨地均可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同相關(guān)資料，不受合同管理人員是否在辦公室的影響。

六、友為合同管理軟件與合同相關(guān)單位的協(xié)同管理

以上論述的是一個單位內(nèi)部的合同網(wǎng)上審批和管理，在現(xiàn)實中，與合同相關(guān)單位的協(xié)同管理也同樣重要，如審批過程中有關(guān)條款的協(xié)商修改、跟蹤執(zhí)行過程的相互提醒、合同的網(wǎng)上簽字和蓋章等。

雖然網(wǎng)上審核和管理合同能夠帶來諸多的利益，但到目前為止，網(wǎng)上簽訂的合同所占的比例還相當(dāng)小，就其原因主要是簽訂合同的相關(guān)方之間協(xié)同性不夠好、網(wǎng)絡(luò)安全性有待提高等因素。