合同管理軟件
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能源行業(yè)的合同管理方式急需轉(zhuǎn)變
企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一種重要方法，是經(jīng)濟(jì)手段法律化的形式之一。煤炭企業(yè)作為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體,為防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)自身合法權(quán)益,各平等經(jīng)濟(jì)主體之間相互關(guān)系的調(diào)整以及企業(yè)大量的生產(chǎn)經(jīng)營活動,主要都是通過合同的形式來實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)合同管理,提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,已經(jīng)成為當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下提高煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。
1 合同管理在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的重要性
1.1 合同管理關(guān)系到企業(yè)安全。企業(yè)在投資、合作、引進(jìn)重要技術(shù)設(shè)備和大批量購銷活動中，如果簽約不慎，出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，上當(dāng)受騙，跌入陷阱，就會造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失。
1.2 合同管理關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量。企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量好壞，很大程度上取決于生產(chǎn)設(shè)備的質(zhì)量和原材料的質(zhì)量，如果簽約把關(guān)不嚴(yán)或履約驗(yàn)收不嚴(yán)，甚至根本沒有合同約定，就會嚴(yán)重影響產(chǎn)品質(zhì)量，使企業(yè)蒙受嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損害，并危及消費(fèi)者的生命、財(cái)產(chǎn)安全。
1.3 合同管理關(guān)系到企業(yè)效益。實(shí)行市場經(jīng)濟(jì)體制后，整個社會生產(chǎn)靠市場調(diào)節(jié)，但單個企業(yè)的生產(chǎn)則是有計(jì)劃進(jìn)行的，要隨時根據(jù)市場供求變化作出調(diào)節(jié)。為此，企業(yè)必須依據(jù)產(chǎn)品訂單即銷售合同來科學(xué)組織生產(chǎn)，包括科學(xué)制定階段性生產(chǎn)計(jì)劃、合理組織調(diào)度流動資金、適量競標(biāo)采購原材料等，如果不對此實(shí)行嚴(yán)格的合同管理，最終會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
1.4 合同管理關(guān)系到企業(yè)信譽(yù)。良好的信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)競爭力的重要體現(xiàn)，它會給企業(yè)帶來商機(jī)與財(cái)富。
由此可以看出合同管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中具有不可替代的重要地位，加強(qiáng)合同管理，是加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)管理、提高企業(yè)效益水平的一個有效手段和突破口。市場經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度越趨成熟，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的契約化水平要求就越高。因此，在推進(jìn)國有企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。
2 煤炭企業(yè)合同管理工作中存在的問題
當(dāng)前，煤炭企業(yè)通過加強(qiáng)合同管理，有力提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但是，一些企業(yè)在合同簽訂、履行中仍然存在一些問題。
2.1 合同前期調(diào)查工作不細(xì)致。不少單位簽約前缺乏對合同對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況和履約能力的調(diào)查了解，有時僅憑一張名片、幾個電話或者熟人介紹，就盲目簽約，致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到對方當(dāng)事人，或者對方當(dāng)事人根本就沒有履約能力，最終蒙受不應(yīng)有的損失。
2.2 合同管理規(guī)章制度不健全 煤炭企業(yè)在合同管理方面雖然有一整套規(guī)章制度，但有很多制度不能落實(shí)至實(shí)處。有的規(guī)定過于原則，缺乏可操作性;有的缺乏執(zhí)行保障，實(shí)際工作上不容易執(zhí)行等等。主要表現(xiàn)在以下幾方面:合同法律意識淡薄，時常發(fā)生不簽訂合同，或補(bǔ)簽合同現(xiàn)象;人情合同、關(guān)系合同比重較大;法制觀念淡薄，擅自搞人情擔(dān)保，給企業(yè)造成損失受傳統(tǒng)管理體制的影響，致使合同簽訂程序倒置，削弱了合同管理部門的把關(guān)作用，使其形同虛設(shè)流于形式;忽視合同簽訂前對對方的了解，造成經(jīng)濟(jì)合同無效或無法履行合同;在合同驗(yàn)收、履行方面缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。
2.3 合同審驗(yàn)不嚴(yán)格 合同審驗(yàn)環(huán)節(jié)是開展合同管理工作的重點(diǎn)，是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。但在企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作中卻存在著下列問題。
2.3.1 資質(zhì)審驗(yàn)不嚴(yán)格。體現(xiàn)在不能準(zhǔn)確認(rèn)定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴(yán)而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。如：對買賣合同進(jìn)行資質(zhì)審驗(yàn)，首先要求對方是具有獨(dú)立法人資格的單位，其購買或出售的合同標(biāo)的物應(yīng)在工商部門登記的營業(yè)范圍之內(nèi)，且要提供原件副本，前來洽談的業(yè)務(wù)人員要出具法人授權(quán)委托書。
2.3.2 條款審驗(yàn)不嚴(yán)格。體現(xiàn)在對合同條款中的易產(chǎn)生歧義和誤解文字審核不嚴(yán)格，對違約條款敘述不明確，如果出現(xiàn)單方的違約行為而進(jìn)行訴訟，合同文字的歧義就會給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。如：在買賣合同中我們常見的定金和訂金兩個詞語雖只一字之差，但其所產(chǎn)生的法律后果是完全不一樣的，交付定金的協(xié)議屬從合同，依照約定應(yīng)交而未付定金的，不構(gòu)成對主合同的違約；而交付訂金的協(xié)議屬主合同中的一部分，依約定應(yīng)交付而未交付訂金的，就構(gòu)成了對主合同的違約，可見對合同條款尤其是文字的逐一審驗(yàn)是十分必要的。
2.3.3 缺少對合同的后續(xù)管理 合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如：對合同履約情況的跟蹤管理、對合同簽訂前期和中期的分析評價、對合同簽訂過程一些具有法律效力的相關(guān)資料的歸案保管等。這些都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開展的工作。
3 解決煤炭企業(yè)合同管理中相關(guān)問題的對策
3.1 健全機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮職能部門作用 合同專管部門要統(tǒng)觀企業(yè)的合同管理工作，認(rèn)真履行職責(zé)，把握好合同簽訂的每一個環(huán)節(jié)，對企業(yè)重大合同的調(diào)查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務(wù)及合同把關(guān)。對有損于企業(yè)利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，應(yīng)在有效訴訟期間內(nèi)督促相關(guān)當(dāng)事人按照法律程序解決，依靠法律法規(guī)維護(hù)企業(yè)的合法利益。
3.2 要建立符合煤炭企業(yè)合同管理要求的相關(guān)制度 健全的企業(yè)合同管理制度是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的有效措施，是使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為規(guī)范開展的一道防線，是使合同管理工作有據(jù)可依、有章可循的有效手段。煤炭企業(yè)的合同管理制度應(yīng)該根據(jù)我國《合同法》相關(guān)條款，依照合同文本管理、客戶資信等級管理、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理、合同審驗(yàn)管理、合同履行管理、合同統(tǒng)計(jì)分析等幾個重點(diǎn)環(huán)節(jié)，結(jié)合從合同洽談、草擬、簽訂、生效，直至合同終止的整個生命周期來制定，并要在其中加入檢查考核和責(zé)任追究條款，使企業(yè)合同管理工作從事前、事中到事后全程受控。
3.3 要加強(qiáng)教育和培訓(xùn) 合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質(zhì)量，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理人員的培訓(xùn)和考核工作。企業(yè)可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會，提高合同管理人員法律意識，使其掌握相應(yīng)的合同法律知識和簽約技巧，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。同時，企業(yè)應(yīng)建立有效的激勵與約束機(jī)制，實(shí)行合同管理人員的競爭上崗和定期考核制度，增強(qiáng)合同管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，提高企業(yè)合同管理工作的質(zhì)量。
3.4 實(shí)行合同簽約全程跟蹤管理
3.4.1 加強(qiáng)調(diào)查管理。合同簽訂前要全面了解對方的情況、資信程度、履行能力，做到知己知彼，確保企業(yè)利益不受損失。
3.4.2 預(yù)審。由審計(jì)人員根據(jù)簽訂合同項(xiàng)目進(jìn)行全面審查，確保合同符合國家標(biāo)準(zhǔn)，為下一步談判、簽訂合同建立基礎(chǔ)。
3.4.3 重視洽談環(huán)節(jié)。從各方面做好談判前的準(zhǔn)備工作，爭取主動。保證所簽合同的質(zhì)量。
3.4.4 建立信息反饋制度。合同簽訂后，按項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，按照履行時間順序建立臺帳，對當(dāng)事人在合同已到履行期限而未按合同規(guī)定履行義務(wù)的、合同管理人員可以及時與對方交涉，以保證企業(yè)權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。
3.4.5 收集、整理、統(tǒng)計(jì)合同資料。合同履行后，根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料對對方進(jìn)行評估、分析，使合同管理工作達(dá)到良性循環(huán)。
友為合同、資產(chǎn)管理解決方案 友為針對企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。
合同管理系統(tǒng)
友為合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
友為合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。
友為合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進(jìn)行管理；
業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護(hù)
法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
合同模版：友為系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報(bào)警機(jī)制
資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；
資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制
流程設(shè)置：對合同對方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計(jì)與分析
報(bào)表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。
欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息
友為合同管理系統(tǒng)作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見性和可控性。
結(jié)束語
合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有采取有效措施，加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理，確保合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平， 為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 (責(zé)任編輯：qian) 分享按鈕
1 合同管理在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的重要性
1.1 合同管理關(guān)系到企業(yè)安全。企業(yè)在投資、合作、引進(jìn)重要技術(shù)設(shè)備和大批量購銷活動中，如果簽約不慎，出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，上當(dāng)受騙，跌入陷阱，就會造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失。
1.2 合同管理關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量。企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量好壞，很大程度上取決于生產(chǎn)設(shè)備的質(zhì)量和原材料的質(zhì)量，如果簽約把關(guān)不嚴(yán)或履約驗(yàn)收不嚴(yán)，甚至根本沒有合同約定，就會嚴(yán)重影響產(chǎn)品質(zhì)量，使企業(yè)蒙受嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損害，并危及消費(fèi)者的生命、財(cái)產(chǎn)安全。
1.3 合同管理關(guān)系到企業(yè)效益。實(shí)行市場經(jīng)濟(jì)體制后，整個社會生產(chǎn)靠市場調(diào)節(jié)，但單個企業(yè)的生產(chǎn)則是有計(jì)劃進(jìn)行的，要隨時根據(jù)市場供求變化作出調(diào)節(jié)。為此，企業(yè)必須依據(jù)產(chǎn)品訂單即銷售合同來科學(xué)組織生產(chǎn)，包括科學(xué)制定階段性生產(chǎn)計(jì)劃、合理組織調(diào)度流動資金、適量競標(biāo)采購原材料等，如果不對此實(shí)行嚴(yán)格的合同管理，最終會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
1.4 合同管理關(guān)系到企業(yè)信譽(yù)。良好的信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)競爭力的重要體現(xiàn)，它會給企業(yè)帶來商機(jī)與財(cái)富。
由此可以看出合同管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中具有不可替代的重要地位，加強(qiáng)合同管理，是加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)管理、提高企業(yè)效益水平的一個有效手段和突破口。市場經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度越趨成熟，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的契約化水平要求就越高。因此，在推進(jìn)國有企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。
2 煤炭企業(yè)合同管理工作中存在的問題
當(dāng)前，煤炭企業(yè)通過加強(qiáng)合同管理，有力提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但是，一些企業(yè)在合同簽訂、履行中仍然存在一些問題。
2.1 合同前期調(diào)查工作不細(xì)致。不少單位簽約前缺乏對合同對方當(dāng)事人主體資格、資信狀況和履約能力的調(diào)查了解，有時僅憑一張名片、幾個電話或者熟人介紹，就盲目簽約，致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到對方當(dāng)事人，或者對方當(dāng)事人根本就沒有履約能力，最終蒙受不應(yīng)有的損失。
2.2 合同管理規(guī)章制度不健全 煤炭企業(yè)在合同管理方面雖然有一整套規(guī)章制度，但有很多制度不能落實(shí)至實(shí)處。有的規(guī)定過于原則，缺乏可操作性;有的缺乏執(zhí)行保障，實(shí)際工作上不容易執(zhí)行等等。主要表現(xiàn)在以下幾方面:合同法律意識淡薄，時常發(fā)生不簽訂合同，或補(bǔ)簽合同現(xiàn)象;人情合同、關(guān)系合同比重較大;法制觀念淡薄，擅自搞人情擔(dān)保，給企業(yè)造成損失受傳統(tǒng)管理體制的影響，致使合同簽訂程序倒置，削弱了合同管理部門的把關(guān)作用，使其形同虛設(shè)流于形式;忽視合同簽訂前對對方的了解，造成經(jīng)濟(jì)合同無效或無法履行合同;在合同驗(yàn)收、履行方面缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。
2.3 合同審驗(yàn)不嚴(yán)格 合同審驗(yàn)環(huán)節(jié)是開展合同管理工作的重點(diǎn)，是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。但在企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作中卻存在著下列問題。
2.3.1 資質(zhì)審驗(yàn)不嚴(yán)格。體現(xiàn)在不能準(zhǔn)確認(rèn)定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴(yán)而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。如：對買賣合同進(jìn)行資質(zhì)審驗(yàn)，首先要求對方是具有獨(dú)立法人資格的單位，其購買或出售的合同標(biāo)的物應(yīng)在工商部門登記的營業(yè)范圍之內(nèi)，且要提供原件副本，前來洽談的業(yè)務(wù)人員要出具法人授權(quán)委托書。
2.3.2 條款審驗(yàn)不嚴(yán)格。體現(xiàn)在對合同條款中的易產(chǎn)生歧義和誤解文字審核不嚴(yán)格，對違約條款敘述不明確，如果出現(xiàn)單方的違約行為而進(jìn)行訴訟，合同文字的歧義就會給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。如：在買賣合同中我們常見的定金和訂金兩個詞語雖只一字之差，但其所產(chǎn)生的法律后果是完全不一樣的，交付定金的協(xié)議屬從合同，依照約定應(yīng)交而未付定金的，不構(gòu)成對主合同的違約；而交付訂金的協(xié)議屬主合同中的一部分，依約定應(yīng)交付而未交付訂金的，就構(gòu)成了對主合同的違約，可見對合同條款尤其是文字的逐一審驗(yàn)是十分必要的。
2.3.3 缺少對合同的后續(xù)管理 合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如：對合同履約情況的跟蹤管理、對合同簽訂前期和中期的分析評價、對合同簽訂過程一些具有法律效力的相關(guān)資料的歸案保管等。這些都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開展的工作。
3 解決煤炭企業(yè)合同管理中相關(guān)問題的對策
3.1 健全機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮職能部門作用 合同專管部門要統(tǒng)觀企業(yè)的合同管理工作，認(rèn)真履行職責(zé)，把握好合同簽訂的每一個環(huán)節(jié)，對企業(yè)重大合同的調(diào)查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務(wù)及合同把關(guān)。對有損于企業(yè)利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，應(yīng)在有效訴訟期間內(nèi)督促相關(guān)當(dāng)事人按照法律程序解決，依靠法律法規(guī)維護(hù)企業(yè)的合法利益。
3.2 要建立符合煤炭企業(yè)合同管理要求的相關(guān)制度 健全的企業(yè)合同管理制度是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的有效措施，是使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為規(guī)范開展的一道防線，是使合同管理工作有據(jù)可依、有章可循的有效手段。煤炭企業(yè)的合同管理制度應(yīng)該根據(jù)我國《合同法》相關(guān)條款，依照合同文本管理、客戶資信等級管理、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理、合同審驗(yàn)管理、合同履行管理、合同統(tǒng)計(jì)分析等幾個重點(diǎn)環(huán)節(jié)，結(jié)合從合同洽談、草擬、簽訂、生效，直至合同終止的整個生命周期來制定，并要在其中加入檢查考核和責(zé)任追究條款，使企業(yè)合同管理工作從事前、事中到事后全程受控。
3.3 要加強(qiáng)教育和培訓(xùn) 合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質(zhì)量，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理人員的培訓(xùn)和考核工作。企業(yè)可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會，提高合同管理人員法律意識，使其掌握相應(yīng)的合同法律知識和簽約技巧，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。同時，企業(yè)應(yīng)建立有效的激勵與約束機(jī)制，實(shí)行合同管理人員的競爭上崗和定期考核制度，增強(qiáng)合同管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，提高企業(yè)合同管理工作的質(zhì)量。
3.4 實(shí)行合同簽約全程跟蹤管理
3.4.1 加強(qiáng)調(diào)查管理。合同簽訂前要全面了解對方的情況、資信程度、履行能力，做到知己知彼，確保企業(yè)利益不受損失。
3.4.2 預(yù)審。由審計(jì)人員根據(jù)簽訂合同項(xiàng)目進(jìn)行全面審查，確保合同符合國家標(biāo)準(zhǔn)，為下一步談判、簽訂合同建立基礎(chǔ)。
3.4.3 重視洽談環(huán)節(jié)。從各方面做好談判前的準(zhǔn)備工作，爭取主動。保證所簽合同的質(zhì)量。
3.4.4 建立信息反饋制度。合同簽訂后，按項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，按照履行時間順序建立臺帳，對當(dāng)事人在合同已到履行期限而未按合同規(guī)定履行義務(wù)的、合同管理人員可以及時與對方交涉，以保證企業(yè)權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。
3.4.5 收集、整理、統(tǒng)計(jì)合同資料。合同履行后，根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料對對方進(jìn)行評估、分析，使合同管理工作達(dá)到良性循環(huán)。
友為合同、資產(chǎn)管理解決方案 友為針對企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。
合同管理系統(tǒng)
友為合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
友為合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。
友為合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進(jìn)行管理；
業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護(hù)
法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
合同模版：友為系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報(bào)警機(jī)制
資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；
資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制
流程設(shè)置：對合同對方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計(jì)與分析
報(bào)表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。
欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息
友為合同管理系統(tǒng)作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見性和可控性。
結(jié)束語
合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有采取有效措施，加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理，確保合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平， 為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 (責(zé)任編輯：qian) 分享按鈕
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