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資料管理系統(tǒng)過程中需注意的幾個問題

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  • 　　檔案數(shù)字化就是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用專業(yè)的掃描儀、高拍儀和數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

    　　檔案數(shù)字化加工是新時期檔案工作者面臨的一項重要工作。想要把檔案數(shù)字化工作做好，就必須注意到以下幾個方面的問題。

    　　一、作好掃描前的準備工作。首先要確定數(shù)字化加工場地，場地面積要能滿足檔案工作人員操作所需空間，同時場地要遠離強磁場等干擾;其次是要準備好數(shù)字化加工過程中所必備的辦公用品。

    　　二、做好檔案掃描前處理工作。檔案掃描前處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、頁面修整等。掃描前，要整理好需掃描的各類檔案目錄，對所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號，并確定相關(guān)的字段名和字段類型。對模糊不清的檔案進行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復(fù)雜多樣，字跡清晰度和紙張質(zhì)量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當進行整理，視需要進行登記或作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在拆除原檔案裝訂時，要注意保護檔案原件，頁面需修整的要按規(guī)定執(zhí)行。

    　　三、制定數(shù)字化加工場所工作規(guī)范。工作人員必須佩戴工作證，非本場所工作人員或相關(guān)人員不得進入;工作人員不得攜帶與本工作無關(guān)的存儲介質(zhì)進入工作場所，隨身物品統(tǒng)一存放于入口處;場地內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆雜物和食品等物品;保持工作場所清潔、干燥，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等。項目日常管理員要隨時檢查數(shù)字化現(xiàn)場安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即報告，及時解決;工作人員離開現(xiàn)場時，必須切斷電源，鎖好門窗;加強保密觀念，每逢節(jié)假日進行一次安全、保密檢查，消除不安定因素;嚴格遵守用戶方相關(guān)的保護保密制度，未經(jīng)批準，任何人不準將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場所，更不準私自摘抄、外傳檔案內(nèi)容;愛護設(shè)備，專人操作，確保檔案絕對安全。

    　　四、對完成掃描的檔案原件進行檢查。檔案掃描裝訂后，在歸還檔案室時，要對每卷檔案進行檢查，尤其是永久、長期的檔案。檢查中，容易出現(xiàn)問題主要有：少量目錄裝訂順序有誤;備考表裝訂有脫落現(xiàn)象;檔案實體卷內(nèi)頁碼有錯(掃描公司可以糾正后，卷內(nèi)目錄會改，但卷盒上忘記改)，這些都是需要引起注意的地方。

    　　注意到以上四個方面的問題，再加上有一顆紅心，相信檔案數(shù)字化工作一定能夠做得更好。

    　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化時代就要來臨了

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:36    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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