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電子資料管理系統(tǒng)管理需具備哪些功能
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隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨。對(duì)于檔案來說，檔案信息化也已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，檔案數(shù)字化管理是一種有效的檔案管理模式，那么電子檔案數(shù)字化管理必須具備哪些功能呢?
1、電子檔案信息的采集 檔案信息資源的來源主要有三種：傳統(tǒng)檔案的電子化、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接接收的電子文件以及網(wǎng)絡(luò)上具有檔案價(jià)值的信息資源等。信息數(shù)據(jù)構(gòu)成形式包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其他文件如命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序等。對(duì)館藏進(jìn)行電子化的時(shí)候，要根據(jù)電子化的不同原因(利用、復(fù)制或保存等)選擇不同的技術(shù)要求。至于電子文件，電子檔案館要和信息形成者之間簽訂協(xié)議，對(duì)移交信息的格式、范圍等做出規(guī)定。
2、電子檔案信息的查詢 電子檔案具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求;能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索;能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理;檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的各地孤本、珍品檔案資料經(jīng)過電子化處理后，也能在網(wǎng)上查閱。
3、電子檔案信息的處理 電子檔館必須面對(duì)大量的、多樣的、異構(gòu)的甚至是復(fù)合的文件，對(duì)這些信息進(jìn)行鑒定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真實(shí)性、完整性，還要對(duì)信息進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，保證信息可訪問、可理解。
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