聲像檔案管理上存在哪些問題

　　大家都知道，檔案存在的形式有很多種，總體上按照載體可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，根據(jù)不同的載體可分為不同的檔案種類。聲像檔案作為檔案中的一種重要形式，其具備的意義也很重大。但是目前來說，很多企業(yè)在聲像檔案管理上存在很多的問題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

　　1、 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

　　據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室，占35%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

　　2、 保管條件差，聲像檔案難以長久保存

　　聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。很多企業(yè)都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，后悔都來不及!

　　3、 檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

　　聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。

　　4、 區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

　　眾所周知很多企業(yè)會組織重大活動(dòng)，召開重要會議，都會安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。 分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

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