資料管理系統(tǒng)具體該如何實(shí)施

　　檔案數(shù)字化的概念相信大家不會陌生，檔案數(shù)字化已經(jīng)被越來越多的企業(yè)，單位還有政府部門以及學(xué)校圖書管所使用。檔案數(shù)字化已經(jīng)是一種必然趨勢，檔案數(shù)字化的意義重大，優(yōu)勢多多。那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化該如何實(shí)施呢?

　　將紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程分為10個(gè)基本環(huán)節(jié)，包括審批數(shù)字化對象、制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫、整理分件、建元數(shù)據(jù)庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交等，同時(shí)，針對數(shù)字化基本環(huán)節(jié)建立數(shù)字化工作文檔管理制度。下面泛普軟件重點(diǎn)介紹下在幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的主要做法。

　　1.制定數(shù)字化工作方案。把數(shù)字化工作方案視為有效管理數(shù)字化全程、控制數(shù)字化成果質(zhì)量的重要武器，因此，它既是數(shù)字化服務(wù)外包招標(biāo)文件的主要內(nèi)容，也是項(xiàng)目實(shí)施全過程的操作和管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)盡量具體、量化并具可操作性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案主要包括數(shù)字化現(xiàn)場安全保密措施、項(xiàng)目管理要求、檔案整理與修復(fù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化工作文檔管理要求、數(shù)據(jù)質(zhì)檢與驗(yàn)收要求、數(shù)字化成果移交要求等主要內(nèi)容。每個(gè)方面都有詳細(xì)的要求，比如，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)部分又進(jìn)一步明確了數(shù)字圖像技術(shù)參數(shù)、圖像處理、格式與存儲、命名標(biāo)準(zhǔn)、著錄與目錄數(shù)據(jù)庫建庫、數(shù)字化元數(shù)據(jù)賦值等要求。

　　2.數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。移交的內(nèi)容包括符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化工作文檔以及按照規(guī)范要求制作的存儲移交介質(zhì)。其中，紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書、數(shù)字化工作方案、數(shù)字化項(xiàng)目招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、數(shù)字化項(xiàng)目合同書等憑證性文件的數(shù)字副本一同存儲于移交介質(zhì)的授權(quán)文件夾中。

　　3.圖像處理。按照精確復(fù)制的原則并參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求實(shí)施圖像處理，使數(shù)字圖像清晰、端正，準(zhǔn)確反映檔案原件的原始面貌，不去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等;在距頁邊最外沿約2毫米處裁剪數(shù)字圖像，保留紙質(zhì)檔案原有頁邊，包括破損、歪斜頁邊。

　　4.整理分件。整理分件是整個(gè)數(shù)字化過程的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案實(shí)體安全和數(shù)字副本的命名、存儲與質(zhì)量控制，抓好該環(huán)節(jié)，整個(gè)數(shù)字化工作將事半功倍。主要做法：一是加強(qiáng)對數(shù)字化服務(wù)外包商員工的集中培訓(xùn)，他們對民國時(shí)期公文、組織職能等方面的認(rèn)知水平將決定整理分件的準(zhǔn)確性，培訓(xùn)內(nèi)容包括民國公文種類、公文處理辦法、民國時(shí)期文化背景知識、政府機(jī)構(gòu)的衍變、電報(bào)在公文中的應(yīng)用等;二是每個(gè)案卷填寫一張數(shù)字化流程單，并跟隨案卷在數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，需要填寫案卷的總頁數(shù)、頁號編制、修裱、分件情況，登記珍貴和特殊檔案頁面;三是實(shí)行流水線上整理分件環(huán)節(jié)的在線指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指正，提高整理分件的準(zhǔn)確率，從而提高整個(gè)項(xiàng)目的工作效率。

　　5.數(shù)據(jù)質(zhì)檢。包括數(shù)字圖像質(zhì)檢與目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢兩個(gè)部分。按批次數(shù)據(jù)隨機(jī)抽檢方式進(jìn)行質(zhì)檢，質(zhì)檢次數(shù)一般為兩次。一次質(zhì)檢抽檢率不少于20%，二次質(zhì)檢抽檢查率不少于10%，批次抽檢合格率應(yīng)為100%，否則整批數(shù)據(jù)打回重新制作或不予驗(yàn)收，同時(shí)據(jù)實(shí)填寫質(zhì)檢任務(wù)安排單、質(zhì)檢情況登記表、質(zhì)檢驗(yàn)收登記表等數(shù)字化工作文檔，作為數(shù)字化成果驗(yàn)收移交的依據(jù)。

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