探討醫(yī)院固定資產管理的內部控制

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　　1 建立健全固定資產內部控制制度的必要性

　　醫(yī)院內部控制是醫(yī)院財務管理的重要環(huán)節(jié)，是提高整體管理水平、提高會計信息質量，及時發(fā)現和糾正各種錯誤和舞弊行為的有力措施，能使醫(yī)院健康發(fā)展、良性循環(huán)、有秩經營，以保障醫(yī)院法制化、規(guī)范化、制度化建設，對整頓和規(guī)范醫(yī)療市場秩序具有十分重要的意義。醫(yī)院的固定資產是醫(yī)院開展醫(yī)療、科研、教學服務等各項工作的物質基礎；是保障人民健康和發(fā)展衛(wèi)生事業(yè)的重要條件；是反映醫(yī)院經濟實力、規(guī)模大小和醫(yī)療水平高低的重要指標之一。醫(yī)院通過建立健全固定資產的內部控制制度，使醫(yī)院各部門、各崗位相互監(jiān)督、制約和聯(lián)系，從而達到維護國有資產安全與完整，堵塞漏洞，加強醫(yī)療機構財務管理的目標。

　　1.1 固定資產管理的弊端

目前一些醫(yī)院對固定資產內控制度的建設普遍還不夠重視，認識不足，造成內控制度形同虛設，缺乏有效的執(zhí)行力，導致現行的內控制度得不到真正的落實，存在諸多安全隱患，主要表現在以下幾方面。

　　1.1.1 崗位設置缺乏制衡

有的醫(yī)院存在不同程度內部制衡機制不健全。缺乏對決策層的約束監(jiān)督，缺乏部門之間、崗位之間的相互制衡，沒有將不相容職務相互分離，記賬人員、保管人員、決策人員及經辦人員沒有設置專人專崗，采購兼庫管等違規(guī)現象比較嚴重，重大事項決策和執(zhí)行也沒有很好地實行分離制約制度。

　　1.1.2 缺乏科學論證，盲目構建

有的醫(yī)院資產采購的隨意性很強，沒有從全局出發(fā)統(tǒng)籌安排，決策前沒有仔細研究和科學論證；結果造成資產配置缺乏合理，形成了某些資產短缺和某些資產閑置并存的現象。在資產的處置和改建過程中，有的醫(yī)院不經過資產評估，就任意處置固定資產；資產的報廢、調撥和變賣不按規(guī)定的程序辦理，有的甚至沒有經任何責任人批準而隨意處置。

　　1.1.3 缺少內部監(jiān)督與評價

有的醫(yī)院內部審計制度不健全，沒有建立一套完整、有效的內部監(jiān)督評價體系，造成了內部很少進行審計和有效的評價，甚至不進行內部審計，致使檢查監(jiān)督和評價都流于形式，效果不理想。目前我國僅對企業(yè)制訂了《企業(yè)內部控制制度規(guī)范》，還沒有專門針對衛(wèi)生系統(tǒng)的內部控制建立統(tǒng)一標準，往往不同醫(yī)院特點不同，其制訂的內控制度也不相同，難以進行有效地評價。

　　1.2 固定資產管理的風險

醫(yī)院在進行固定資產管理的過程中不可避免地要面對風險，這些風險可能會使醫(yī)院經營活動的實際結果和預計發(fā)生背離，從而使醫(yī)院蒙受經濟損失。在進行固定資產管理時醫(yī)院應當關注下列風險，及時識別、科學分析、有效應對：

（1）若固定資產業(yè)務違反國家法律法規(guī)，醫(yī)院可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。

（2）固定資產業(yè)務未經適當審批或超越授權審批，醫(yī)院可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致資產損失。

（3）若固定資產購買、建造決策失誤，可能導致資產質量不符合要求，造成醫(yī)院資產損失或資源浪費。

（4）若固定資產使用、維護不當和管理不善，可能造成醫(yī)院資產使用效率低下或資產損失，甚至發(fā)生醫(yī)療事故。

（5）若固定資產處置不當，可能造成醫(yī)院經濟損失和國有資產流失。

（6）若固定資產會計處理和相關信息不合法、真實、完整，可能導致醫(yī)院資產賬實不符，資產信息失真和資產流失。

　　1.3 固定資產內控制度的目標和意義

　　1.3.1 固定資產內控制度的目標

面對可能存在的風險醫(yī)院若要做到及時識別，科學分析，從容應對就必須建立和完善相關的內控制度。醫(yī)院固定資產內部控制的目標有：第一，保護醫(yī)院固定資產的安全完整；第二，確保固定資產會計信息的準確性和可靠性；第三，促進醫(yī)院關于固定資產招標、采購、使用、日常維護、處置等辦事效率的提高；第四，保證國家關于固定資產業(yè)務有關法規(guī)、政策和指令的貫徹執(zhí)行，保證固定資產業(yè)務的合法性。其最終目的在于防范固定資產業(yè)務中的差錯和舞弊，保護固定資產的安全和完整，確保國有資產不流失，合理配置國有資產，保障醫(yī)院履行職能，提高固定資產運營效率。

　　1.3.2 加強固定資產內控制度的意義

醫(yī)院加強固定資產內控制度的意義在于：首先，在資產價值上看，與流動資產相比，醫(yī)院購置或取得固定資產，通常要花費較大的代價。其次，從資產功能上看，醫(yī)院的固定資產是國有資產的重要組成部分，是醫(yī)院開展醫(yī)療活動的必要條件。再次，從資產屬性上看，在改革開放之后的醫(yī)療改革過程中，醫(yī)院固定資產具有其特殊的雙重性。因此，加強醫(yī)院固定資產控制，不僅是加強公益性資產的管理，也是加強經營型國有資產的管理。

　　2 固定資產的內部控制活動

　　控制活動是指醫(yī)院根據風險應對策略，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受程度之內而實施內部控制的具體方式，醫(yī)院應當根據醫(yī)院固定資產的特點，分析、歸納、設計合理的業(yè)務流程，查找管理的薄弱環(huán)節(jié)，健全全面風險管控措施，保證固定資產的安全、完整、高效運行。

　　2.1 不相容職務分離控制

內部控制最主要的一項工作組織原則，就是對存在于組織中的不相容職務實行分離控制。不相容職務，是指在經濟業(yè)務處理過程中，均為一人辦理容易產生漏洞和弊端行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的兩項或兩項以上的職務。

　　不相容職務分離其核心在于實現牽制、制衡。醫(yī)院在設計內部控制制度時，首先要確定哪些崗位和職務是不相容的；其次是要明確規(guī)定各個機構和崗位的職責、權限。不相容崗位是指涉及經濟業(yè)務的崗位不能交叉，不能重疊，不能由同一人擔任，不相容崗位和職務之間能夠互相監(jiān)督、互相制約，形成有效的制衡體系。

　　2.2 固定資產投資控制

固定資產投資是醫(yī)院為了在未來可預見的時期內獲得收益而向固定資產項目投放資金的經濟行為。醫(yī)院應該根據不同投資類型的業(yè)務流程及流程中各環(huán)節(jié)體現出來的風險，采用不同的內部控制措施。對于重大的固定資產投資項目，如大型設備和基建工程，醫(yī)院應當考慮聘請獨立的中介機構或專業(yè)人士進行可行性研究與評價，并由醫(yī)院黨政領導實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。表1 固定資產內控活動主要不相容職務對照表

　　醫(yī)院應當對工程項目建議書和可行性研究報告的編制、項目決策程序等作出明確規(guī)定，組織工程、技術、財會、法律等部門的相關專業(yè)人員對項目建議書和可行性研究報告的完整性、客觀性進行技術經濟分析和評審，出具評審意見，確保項目決策科學、合理。應當對工程項目概預算的編制、審核等作出明確規(guī)定，確保概預算編制科學、合理。

醫(yī)院應當組織工程、技術、財會等部門的相關專業(yè)人員對編制的概預算進行審核，重點審查編制依據、項目內容、工程量的計算、定額套用等是否真實、完整、準確。應當對價款支付的條件、方式以及會計核算程序作出明確規(guī)定，確保價款支付及時、正確。對于重大項目，醫(yī)院應當考慮聘請符合國家資質規(guī)定的中介機構，如招標代理、工程監(jiān)理、財務監(jiān)理等，協(xié)助醫(yī)院進行工程項目的管理。

醫(yī)院會計人員應當對工程合同約定的價款支付方式、有關部門提交的價款支付申請及憑證、審批人的批準意見等進行審查和復核。復核無誤后，方可辦理價款支付手續(xù)。工程進度款的支付要按工程項目進度或者合同約定進行，不得隨意提前支付。應當對竣工清理、竣工決算、決算審計、竣工驗收等作出明確規(guī)定，確?？⒐Q算真實、完整、及時。醫(yī)院應當建立竣工清理制度，明確竣工清理的范圍、內容和方法，如實填寫并妥善保管竣工清理清單。醫(yī)院應當加強對工程剩余物資的管理，對需處置的剩余物資，應當明確處置權限和審批程序，并將處置收入及時入賬。醫(yī)院應當依據國家法律法規(guī)的規(guī)定及時編制竣工決算。

應當及時組織工程項目竣工驗收，確保工程質量符合設計要求。醫(yī)院應當對竣工驗收進行審核，重點審查驗收人員、驗收范圍、驗收依據、驗收程序等是否符合國家有關規(guī)定，并考慮聘請專業(yè)人士或中介機構幫助醫(yī)院驗收。驗收合格的工程項目，應當及時編制財產清單，辦理資產移交手續(xù)，并加強對資產的管理。應當建立工程項目后評估制度對完工工程項目的經濟性與項目建議書和可行性研究報告提出的預期經濟目標進行對比分析，并作為績效考核和責任追究的基本依據。

　　2.3 固定資產采購控制

醫(yī)院應當根據實際情況制定采購流程，完善固定資產采購制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款等環(huán)節(jié)的職責。

　　在請購與審批環(huán)節(jié)，醫(yī)院應當依據購置固定資產的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或管理人員的職責權限及相應的請購程序。請購部門提出的采購需求，應當明確采購型號、質量等級、規(guī)格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。醫(yī)院應當加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權的部門應當對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。

在采購與驗收環(huán)節(jié)，醫(yī)院應當對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。對于一般固定資產采購，應由采購部門充分了解和掌握供應商情況，采取比質比價的辦法確定供應商；對于重大的固定資產采購，應采取招標方式進行；對于政府集中采購的固定資產，應當嚴格按照政府采購目錄采用招投標方式進行。醫(yī)院應當根據規(guī)定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品的型號、規(guī)格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。

自行建造的固定資產，應由制造部門、固定資產管理部門、使用部門共同填制固定資產移交使用驗收單，移交使用部門使用。對驗收過程中發(fā)現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處理。在付款環(huán)節(jié)，醫(yī)院應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。醫(yī)院應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。 醫(yī)院應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。

　　2.4 固定資產登記控制

對驗收合格的固定資產，醫(yī)院資產保管部門應及時辦理入庫、編號、建卡、分配等手續(xù)。及時確認固定資產的購買或建造成本。對需要辦理產權登記手續(xù)的固定資產，醫(yī)院應及時到相關部門辦理。醫(yī)院應當制定適合的固定資產目錄，列明固定資產編號、名稱、種類、所在地點、使用部門、責任人、數量、賬面價值、使用年限、損耗等內容，有利于了解固定資產使用情況全貌。

醫(yī)院資產保管部門應當按照單項資產建立固定資產卡片賬，固定資產卡片應在編號上與固定資產目錄對應，詳細記錄各項固定資產的來源、驗收、使用地點、責任部門和責任人、運轉、維修、改造、折舊、盤點等相關內容，便于固定資產的有效識別。資產保管部門應定期或不定期對資產目錄和卡片進行復核，確保信息的真實、完整。醫(yī)院應依據國家有關規(guī)定，結合醫(yī)院實際，確定計提折舊的固定資產范圍、折舊方法、折舊年限、凈殘值率等折舊政策。折舊政策一經確定，除符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的情況以外，未經批準，不得隨意變更。

　　2.5 固定資產維護控制

對于已經投入使用的固定資產醫(yī)院應加強固定資產的日常管理工作，授權具體部門或人員負責固定資產的日常使用與維修管理，定期檢查維護，保證固定資產的安全與完整。醫(yī)院應當建立固定資產的維修、保養(yǎng)制度，保證固定資產的正常運行，提高固定資產的使用效率。固定資產使用部門負責固定資產日常維修、保養(yǎng)，定期檢查，及時消除風險。固定資產大修理應由固定資產使用部門提出申請，按規(guī)定程序報批后安排修理。固定資產技術改造應組織相關部門進行可行性論證，審批通過后予以實施。

　　2.6 固定資產盤查控制

醫(yī)院應當定期或不定期對固定資產進行盤點。盤點前，應當保證固定資產管理部門、使用部門和財會部門進行固定資產賬簿記錄的核對，保證賬賬相符。醫(yī)院應組成固定資產盤點小組對固定資產進行盤點，根據盤點結果填寫固定資產盤點表，并與賬簿記錄核對，對賬實不符，固定資產盤盈、盤虧的，應分析原因，追究責任，妥善處理。盤點結束應當編制固定資產盤盈、盤虧表，經管理部門審核后及時調整固定資產賬面價值，確保賬實相符，并上報備案。

醫(yī)院應至少在每年年末由固定資產管理部門和財會部門對固定資產進行檢查、分析。檢查、分析應包括定期核對固定資產明細賬與總賬，并對差異及時分析與調整。固定資產管理部門和使用部門對未使用、不需用或使用不當的固定資產及時提出處理措施，報醫(yī)院授權部門或人員批準后實施。對封存的固定資產，應指定專人負責日常管理，定期檢查，確保資產的完整狀態(tài)。

　　2.7 固定資產處置控制

醫(yī)院應根據自身特點制定固定資產處置流程，建立固定資產處置的相關制度區(qū)分固定資產不同的處置方式，采取相應控制措施。

　　對使用期滿、正常報廢的固定資產，應由固定資產使用部門或管理部門填制固定資產報廢單，經授權部門或人員批準后對該固定資產進行報廢清理。對使用期限未滿、非正常報廢的固定資產，應由固定資產使用部門提出報廢申請，注明報廢理由、估計清理費用和可回收殘值、預計出售價值等。醫(yī)院應組織有關部門進行技術鑒定，按規(guī)定程序審批后進行報廢清理。

對擬出售或投資轉出的固定資產，應由有關部門或人員提出處置申請，列明該項固定資產的原價、已提折舊、預計使用年限、已使用年限、預計出售價格或轉讓價格等，報經授權部門或人員批準后予以出售或轉讓。固定資產的處置應由獨立于固定資產管理部門和使用部門的其他部門或人員辦理。固定資產處置價格應報經授權部門或人員審批后確定。對于重大的固定資產處置，應當考慮聘請具有資質的中介機構進行資產評估，采取集體合議審批制度，并建立集體審批記錄機制。固定資產處置涉及產權變更的，應及時辦理產權變更手續(xù)。

　　3 固定資產的內部控制手段

　　3.1 資本預算

預算控制是醫(yī)院內部控制的常用方法之一，醫(yī)院通過對預算編制、預算執(zhí)行、預算分析、預算考核等環(huán)節(jié)的管理，能科學地配置各種資源，降低成本，提高效益。醫(yī)院通過對固定資產投資的預算控制，能全盤計劃、協(xié)調和控制醫(yī)院的各種資源，提升資金的使用效率和降低資金的運作成本。醫(yī)院在編制資本支出預算時，應由工程技術、計劃、財務、采購、生產等部門的人員共同參加，以便減少資本支出預算錯誤發(fā)生的可能性。醫(yī)院編制資本支出預算必須在考慮多種因素的基礎上予以編制。

這些因素包括：投資預算額、該投資的機會成本、投資的資本成本、預計現金凈流入等。對于投資額較大的項目，資本支出預算應有各分項投資預算額，以便日后對投資實際支出額的控制。而對于投資將會對醫(yī)院產生重大影響的資本支出預算則必須由經由醫(yī)院集體決策通過才能執(zhí)行。

決策的程序應嚴加控制：首先，資本支出預算的編制者應與該預算的審批者分離；其次，由于資本支出預算的編制，主觀成分較多，故應由獨立職員對資本支出預算的各種數據和資料及預算意見進行復核； 最后，對于預算金額較大或對醫(yī)院未來經營狀況有重大影響的投資項目，醫(yī)院還應請與投資利益無關的第三者（如專門的咨詢機構、工程技術人員、會計師等）對資本支出預算進行研究與評價。只有經過數據資料的復核審查或取得有關專家認為可行的書面意見后，才能批準資本支出預算。任何批準應形成書面文件，并須編號歸檔控制，便于日后控制支出總額和追查責任。

　　3.2 合同管理

合同是醫(yī)院與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。醫(yī)院應加強固定資產合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護醫(yī)院的合法權益，防控法律風險，促進實現內部控制目標。醫(yī)院在購置固定資產時應當訂立書面合同，合同訂立前，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關內容，確保對方當事人具備履約能力。

對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以記錄并妥善保存。醫(yī)院財會部門應當根據合同條款審核后辦理結算業(yè)務。未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向醫(yī)院有關負責人報告。醫(yī)院應對合同統(tǒng)一歸口管理，健全合同管理考核與責任追究制度。對合同訂立、履行過程中出現的違法違規(guī)行為，應當追究有關機構或人員的責任。

　　3.3 信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是醫(yī)院利用計算機和通信技術，對內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺。固定資產管理信息化管理能促進醫(yī)院有效實施內部控制，提高固定資產管理水平，減少人為操縱因素。醫(yī)院應當建立統(tǒng)一固定資產管理信息系統(tǒng)，實現固定資產業(yè)務跨單位、跨部門、跨環(huán)節(jié)協(xié)調管理，全面跟蹤固定資產從購入、使用到退出報廢整個生命周期的管理，防止資產流失，保障醫(yī)院資產安全、完整和有效利用。

　　4 固定資產的內部控制監(jiān)督

　　要保障固定資產內部控制的落實，保證內部控制體系在一定時期內保持運行有效，必須通過持續(xù)監(jiān)控活動或個別評價對固定資產內部控制過程進行監(jiān)控。

（1）持續(xù)監(jiān)控活動發(fā)生在經營活動過程之中，內含于醫(yī)院管理活動之中，它包括日常固定資產管理和監(jiān)控活動以及員工在履行其職責時所采用的其他行動。持續(xù)監(jiān)控活動涉及固定資產內部控制各個要素的主要方面，對醫(yī)院經營活動實施實時的監(jiān)控，能夠動態(tài)地應對環(huán)境的變化，及時發(fā)現問題；相對于個別評價更為有效。

（2）個別評價是從某一角度對固定資產內部控制進行測評，它直接關注固定資產內部控制的系統(tǒng)有效性。個別評價的范圍和頻率主要取決于風險評估和持續(xù)監(jiān)控程序的有效性，對于應對優(yōu)先考慮的風險的內部控制和對降低風險最為重要的內部控制，一般應當經常地進行評價。

醫(yī)院在進行重大的固定資產收購或處置的情況下，一般需要對整個固定資產內部控制系統(tǒng)進行評價，此時應當關注醫(yī)院相關固定資產業(yè)務的每一內部控制構成要素，根據所需要實現的內部控制目標來確定評價范圍。 此外，醫(yī)院應當加強內部審計作用的發(fā)揮。通過對固定資產定期審計和大額固定資產項目的專項審計，獨立、客觀、全面的評價醫(yī)院固定資產管理的合理性，對醫(yī)院固定資產內控目標的完成進行評價，針對醫(yī)院在固定資產管理過程中出現的問題，提出相應的解決措施。有效地促進醫(yī)院固定資產內控制度作用的發(fā)揮。

　　5 總結

　　綜上所述，目前醫(yī)院在固定資產管理方面的內控制度仍然存在很多問題，管理模式陳舊，阻礙醫(yī)院社會效益與經濟效益的提高，因此，在新醫(yī)改的形勢下，建立一套規(guī)范、透明、行之有效的固定資產內部控制制度是現階段醫(yī)院在管理工作中迫切需要解決的重要問題，只有健全的內部控制制度才能保證新醫(yī)改形勢下醫(yī)院財務管理最終目標的實現，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，為社會提供更多、更好的醫(yī)療產品，更好地為人民群眾服務。