如何編制內(nèi)部計(jì)劃書

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國(guó)內(nèi)非常多的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和管理都是留于口頭上，因?yàn)槭虑樘喽鴽]有時(shí)間整理一份正式的書面文檔，于是很多事情到時(shí)找不到相應(yīng)的責(zé)任人，更多要靠項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)的超水平指揮。

項(xiàng)目組中的成員在初期時(shí)知道自己所做的事情，但隨著項(xiàng)目逐步推進(jìn)，出現(xiàn)各種問題，使之忙于解決問題，忘記了原來的目標(biāo)和時(shí)間點(diǎn)的要求，這種情況在技術(shù)人員身上屢屢出現(xiàn)。最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因非常多，歸根結(jié)底是大家不知道項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、工作的限度和目標(biāo)。

為避免上述不利局面的出現(xiàn)，筆者往往在項(xiàng)目組正式工作時(shí)，就擬定書面計(jì)劃書，和公司領(lǐng)導(dǎo)討論決定后，群發(fā)給項(xiàng)目組成員，讓成員都明白項(xiàng)目的計(jì)劃安排和預(yù)估，明白整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、重點(diǎn)以及各自任務(wù)，包括個(gè)人因能力不同而產(chǎn)生的壓力，使大家心里有數(shù)，不至于臨上陣慌了手腳。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，如果有偏差或偏離，相互間還可以相互幫助提醒，減少項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

書面計(jì)劃，是項(xiàng)目推進(jìn)步驟的預(yù)安排和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見的基礎(chǔ)。有了計(jì)劃書，申請(qǐng)資源時(shí)就有據(jù)可依，讓領(lǐng)導(dǎo)也明白項(xiàng)目的大致進(jìn)度以及可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，為制定下一階段的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。反過來，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)更加支持項(xiàng)目的推進(jìn)，創(chuàng)造最好的外部條件。

計(jì)劃書分為對(duì)客戶的外部計(jì)劃書和對(duì)同事、公司領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部計(jì)劃書。筆者見過不少大公司的正規(guī)計(jì)劃書，只有一種，就是給客戶的計(jì)劃書，沒有給同事的計(jì)劃書，而同事往往是項(xiàng)目成功的核心和關(guān)鍵。

這種計(jì)劃書寫得非常詳細(xì)，都按一個(gè)模板修改填充，一般在12頁以上，也有多達(dá)120頁的。這詳細(xì)的計(jì)劃書固然有其優(yōu)點(diǎn)，不過作為內(nèi)部計(jì)劃書，看了半天怕難以把握到重點(diǎn)，反而是沒人去認(rèn)真看。筆者結(jié)合自己多年的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾沃贫ㄒ环菰敱M且簡(jiǎn)單明了而又重點(diǎn)突出的項(xiàng)目?jī)?nèi)部計(jì)劃書。

一．客戶企業(yè)情況介紹

介紹內(nèi)容包括公司性質(zhì)、人員規(guī)模、管理體制、公司氛圍、對(duì)項(xiàng)目的支持程度等等。最關(guān)鍵的是項(xiàng)目的成敗對(duì)該公司及相關(guān)人員的影響，如果項(xiàng)目失敗不單單會(huì)導(dǎo)致他們獎(jiǎng)金被扣，還會(huì)導(dǎo)致他們的職位發(fā)生危險(xiǎn)，甚至給部門乃至公司造成不良影響，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展就會(huì)有非常高的支持度。只要項(xiàng)目需要，客戶就會(huì)提供配合，甚至?xí)影嗉狱c(diǎn)陪著測(cè)試軟硬件。

如果項(xiàng)目是客戶的總經(jīng)理作為戰(zhàn)略管理引進(jìn)，目的是提高中高層的管理水平，則一定要找到對(duì)項(xiàng)目比較熱心的人員特別是中層的配合，到時(shí)請(qǐng)他們部門作為試點(diǎn)，逐步向公司集團(tuán)推廣。這會(huì)讓項(xiàng)目的驗(yàn)收提前至少一個(gè)月。

如果是部門級(jí)的應(yīng)用，則一定要將所有的測(cè)試做好，保證不出現(xiàn)常規(guī)或明顯的問題后，再將軟件提交客戶，保證軟件一次滿足客戶的要求，千萬不要造成占用客戶過多時(shí)間的現(xiàn)象。

還有就是，壟斷型的國(guó)企一般都有好大喜功、要面子、遇到責(zé)任推委、明哲保身等現(xiàn)象，針對(duì)這些問題羅列處理原則。重點(diǎn)把握客戶的某些情況，對(duì)中后期項(xiàng)目的推進(jìn)會(huì)起到不可預(yù)估的作用。

二．項(xiàng)目客戶情況介紹

介紹項(xiàng)目客戶參與人員的情況，及其在項(xiàng)目中的地位、職責(zé)。例如電腦部或技術(shù)部的負(fù)責(zé)人是誰，部門經(jīng)理是誰，誰是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，誰是項(xiàng)目業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，誰是實(shí)際軟件的操作者，誰是協(xié)調(diào)人和聯(lián)系人，及其興趣愛好，至少聊天的話題心里有數(shù)。因?yàn)轫?xiàng)目推進(jìn)過程中，和客戶的關(guān)系處理得好壞直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度及后期驗(yàn)收，“雖然你不是基督徒，但客戶是上帝”！

在這里，還要了解客戶對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度，他們身上是否還負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目，其他項(xiàng)目的規(guī)模和他們上司對(duì)項(xiàng)目的重視程度。筆者公司早期的項(xiàng)目只簽到了十幾萬元，而客戶同時(shí)在運(yùn)行的項(xiàng)目卻是個(gè)百萬元級(jí)的，客戶技術(shù)部雖然派了兩個(gè)人配合，但我們知道這兩位仁兄的工作重心不在我們這邊。

于是我們將軟件都測(cè)試好，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入正常運(yùn)行覺得沒有問題后，再通知技術(shù)部的人來看結(jié)果。所以每次我們打電話通知技術(shù)部的人時(shí)，他們都非常熱情，因?yàn)樗麄冎儡浖旧蠜]有問題，和他們負(fù)責(zé)的另一個(gè)項(xiàng)目成了鮮明的對(duì)比，所以他們?cè)诤笃陧?xiàng)目驗(yàn)收時(shí)明顯地站在我們軟件廠商的立場(chǎng)幫項(xiàng)目驗(yàn)收了。

對(duì)那種技術(shù)或業(yè)務(wù)水平非常一般、只注自己的想法、又有權(quán)力欲的客戶，一定要早先知道，小心不要讓其對(duì)項(xiàng)目造成惡劣的影響。筆者一同事在負(fù)責(zé)一國(guó)企大型項(xiàng)目時(shí)，就遇到了這樣的客戶，最后他忍無可忍，指著客戶的鼻子罵“你懂什么啊你”。

雖然客戶的上司心里有數(shù)，但場(chǎng)面上還是會(huì)維護(hù)自己的同事，而我們軟件廠商雖然更明白且心里支持，但最后還是我們的總經(jīng)理打電話向客戶陪不是。事情結(jié)束了，后期那客戶對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度就變得很差了。得不償失。

三．項(xiàng)目情況介紹

介紹項(xiàng)目的情況，如項(xiàng)目金額、項(xiàng)目模塊、軟件體系，包括項(xiàng)目要上幾個(gè)模塊、客戶最關(guān)心的模塊是哪幾個(gè)、公司現(xiàn)有軟件的功能、哪些模塊和客戶的出入較大、哪些模塊需求相符、哪些模塊要重新開發(fā)、項(xiàng)目選哪幾個(gè)模塊作為突破口等等。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，常會(huì)遇到客戶需求變更的情況，這要求項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)先有了解和預(yù)估。

這樣公司的領(lǐng)導(dǎo)也就明白客戶觀注的重點(diǎn)是什么，而我們的難點(diǎn)又是什么，項(xiàng)目大致的進(jìn)度是什么樣的。因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)公司的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心的是這項(xiàng)目需要投入多少人力、財(cái)力，什么時(shí)候項(xiàng)目結(jié)束，給公司會(huì)帶來多少利潤(rùn)。至于技術(shù)點(diǎn)或是細(xì)節(jié)問題，領(lǐng)導(dǎo)很少會(huì)關(guān)心。

在對(duì)自己軟件熟知的基礎(chǔ)上，自然更要知道客戶關(guān)心的是什么，不然投入整個(gè)公司的資源，花三四個(gè)月開發(fā)一個(gè)客戶不認(rèn)可的東西出來，再推翻重來，豈不是耽擱公司的發(fā)展前景。

四．項(xiàng)目工作量預(yù)估和問題分析（這是最難的工作）

這個(gè)問題直接決定項(xiàng)目周期的長(zhǎng)短和人員的投入及調(diào)配，也是項(xiàng)目經(jīng)理最難定的一個(gè)量，需要在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)。一般是按調(diào)研后的需求分析說明書來確定工作量，根據(jù)各個(gè)模塊的難度和開發(fā)量決定投入的人手和時(shí)間，預(yù)估項(xiàng)目中的問題難點(diǎn)，包括技術(shù)瓶頸、負(fù)載壓力等。很多問題的發(fā)現(xiàn)和預(yù)估則靠多年的工作經(jīng)驗(yàn)。
   
這方面內(nèi)容是項(xiàng)目經(jīng)理爭(zhēng)取優(yōu)勢(shì)資源配置的重要依據(jù)，所以有些技術(shù)難點(diǎn)不防有限度地夸大一些，但牛皮不能吹破了，不然以后領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的印象就是夸大其辭。

筆者有一次向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)公司牛人來負(fù)責(zé)軟件中的權(quán)限設(shè)計(jì)，將話說過頭了，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)聽后反駁了一把。日后筆者再向這位領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)資源時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)遇到自己不懂的技術(shù)，總會(huì)去問問其他同事后再答復(fù)筆者，而不是之前那樣，筆者提什么要求都當(dāng)場(chǎng)一口答應(yīng)。讓筆者花了半年以上的時(shí)間才重新建回了信任關(guān)系。
  
項(xiàng)目工作量的預(yù)估要在熟知需求的基礎(chǔ)上，沒有太多經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理一定要多讀幾次需求說明書，明了客戶的需求重點(diǎn)和關(guān)心的結(jié)果，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)關(guān)注需求說明書，更何況是經(jīng)驗(yàn)不多的項(xiàng)目經(jīng)理了。對(duì)需求說明書中有疑問的、有岐義的一定要標(biāo)注出來，和相關(guān)人員討論清楚，甚至和客戶談清楚需求點(diǎn)，以防出現(xiàn)方向性錯(cuò)誤。

五．項(xiàng)目工作計(jì)劃（這是最核心的工作）

本項(xiàng)目的工作計(jì)劃，包括資源的申請(qǐng)、人員的搭配、團(tuán)隊(duì)的組建、開發(fā)進(jìn)度的安排，計(jì)劃分期的重點(diǎn)，如第一期大約到什么時(shí)間，主要完成的任務(wù)是什么，需要投入什么樣的人，各自負(fù)責(zé)什么。

注意時(shí)間點(diǎn)的把握，如果項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃的時(shí)間出入較大，項(xiàng)目后期將非常被動(dòng)。筆者提供一些參考數(shù)字：一個(gè)半月以內(nèi)的一般多報(bào)一個(gè)星期，三個(gè)月內(nèi)的一般多報(bào)兩個(gè)星期，半年以內(nèi)的一般多報(bào)一個(gè)月，一年以內(nèi)的一般多報(bào)一個(gè)半月到兩個(gè)月，為項(xiàng)目預(yù)留出足夠的時(shí)間。

在國(guó)內(nèi)，軟件廠商簽約時(shí)都處于劣勢(shì)地位，明知道時(shí)間很緊，為能順利簽下合同，也不會(huì)向客戶提出因?qū)π枨罄斫獠粶?zhǔn)而導(dǎo)致的項(xiàng)目時(shí)間推延，就怕客戶認(rèn)為我們不專業(yè)而丟單。項(xiàng)目經(jīng)理如果不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，項(xiàng)目如果因?yàn)橐粋€(gè)不可控的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間不足乃至失敗，則項(xiàng)目經(jīng)理的壓力就非常大。所以安排工作計(jì)劃，要預(yù)留出時(shí)間以備處理意外事件。
  
六．項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃

這部分是寫客戶現(xiàn)場(chǎng)的推進(jìn)計(jì)劃，包括什么時(shí)候提交什么東西給客戶，現(xiàn)場(chǎng)工作的重點(diǎn)是什么，需要客戶怎樣配合等。還有項(xiàng)目的驗(yàn)收思想和驗(yàn)收時(shí)的問題及注意點(diǎn)，比如采取整體驗(yàn)收還是分期驗(yàn)收，還是分模塊驗(yàn)收或分批驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)要找誰，需要哪些人配合，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)注意什么問題、如何避免等。有了上面的分析后，制定執(zhí)行計(jì)劃就水到渠成了。所以大公司往往將高薪發(fā)放有發(fā)現(xiàn)問題、分析解決問題的人才，對(duì)編程人員的薪水往往差一檔次了。

這部分計(jì)劃可以擴(kuò)充和細(xì)化后提交客戶，讓客戶也明白什么時(shí)候我們的軟件會(huì)開發(fā)到什么程度，什么時(shí)候需要他們什么樣的配合，不至于項(xiàng)目組進(jìn)場(chǎng)打亂他們?nèi)粘５墓ぷ靼才?。客戶有了這樣的計(jì)劃書后，都會(huì)提前安排自己的工作，到時(shí)對(duì)項(xiàng)目的配合力度更強(qiáng)。

筆者的計(jì)劃書一般就寫兩頁多一點(diǎn)，最多不超過5頁，把握重點(diǎn)難點(diǎn)，又對(duì)客戶進(jìn)行較詳細(xì)的初步分析。不論是和公司的領(lǐng)導(dǎo)談項(xiàng)目的進(jìn)度安排，還是和同事及項(xiàng)目組成員布置具體任務(wù)，大家心里都有數(shù)，知道下一步要做什么。這樣項(xiàng)目只要不發(fā)生大的意外和方向性的錯(cuò)誤，一般都會(huì)處于筆者的預(yù)期和控制范圍內(nèi)，項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)盡可能地降到了最低。(it168)