2012年項(xiàng)目管理師：ERP項(xiàng)目中的隱含成本

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　　實(shí)施ERP是一個(gè)驚人的工程，投資之大足以令最鎮(zhèn)靜的CFO有點(diǎn)發(fā)慌。在ERP開(kāi)始產(chǎn)生效益之前，除了軟件成本預(yù)算外，財(cái)務(wù)經(jīng)理還應(yīng)該考慮咨詢、返工、集成測(cè)試以及一長(zhǎng)串其他費(fèi)用。低估對(duì)員進(jìn)行新工作流程的培訓(xùn)費(fèi)用；沒(méi)有考慮數(shù)據(jù)庫(kù)集成需要；忽略需要額外的軟件去復(fù)制舊的報(bào)告格式；不像實(shí)施其他信息系統(tǒng)，在做預(yù)算和做計(jì)劃時(shí)的疏忽可能使實(shí)施ERP的成本急劇上升，甚至不可控制。
毫無(wú)疑問(wèn)，制定預(yù)算時(shí)，不同的公司有不同的困難。實(shí)施過(guò)ERP（也稱企業(yè)資源管理軟件，ERM）的公司都有相同的經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)常會(huì)低估或漏掉某些成本。根據(jù)這個(gè)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)人士的觀點(diǎn)，以下五個(gè)方面是最可能導(dǎo)致預(yù)算超支的。
　　一、培訓(xùn)實(shí)施過(guò)ERP的人一致認(rèn)為，培訓(xùn)費(fèi)用是最難控制的預(yù)算項(xiàng)目。
　　
　　一般來(lái)說(shuō)，這些人不會(huì)完全忽視培訓(xùn)費(fèi)用，但往往會(huì)低估培訓(xùn)費(fèi)用。Elf Atochem北美公司的副總裁、CIO，也是積極贊同引進(jìn)SAP R/3系統(tǒng)的Robert M.Rubin提出了一條估計(jì)ERP培訓(xùn)費(fèi)用的不變規(guī)則；“即使你堅(jiān)持我的規(guī)則，花在SAP系統(tǒng)上的培訓(xùn)費(fèi)用和時(shí)間仍將遠(yuǎn)超過(guò)你的預(yù)期。 ”培訓(xùn)費(fèi)用之所以高是因?yàn)槌藢W(xué)習(xí)軟件界面外，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)一套全新的流程。以一位在Monsanto工廠裝卸碼頭負(fù)責(zé)接收運(yùn)來(lái)的原材料的職員為例，Cissell說(shuō)，“在SAP系統(tǒng)中，那位職員現(xiàn)在變成了會(huì)計(jì)員?！币?yàn)檫@位職員是將新存貨直接鎖進(jìn)了一個(gè)活的系統(tǒng)，一丁點(diǎn)錯(cuò)誤都將立即對(duì)帳簿產(chǎn)生影響。一旦每位接受員工都有權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，工廠的數(shù)據(jù)復(fù)核員不能像以前那樣簡(jiǎn)單地成批地查看數(shù)據(jù)；如果需要的話，現(xiàn)在他們必須要能夠查明每一筆數(shù)據(jù)錄入的來(lái)源去證明其正確性，各級(jí)員工必須承擔(dān)不同的責(zé)任。Cissell說(shuō)，“ERP的技術(shù)實(shí)施不是很多，軟件安裝雖然工作量很大，但它不是很難。然而，它強(qiáng)迫你在管理上要做許多改變。”這種管理改變所需的費(fèi)用包含在培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。
當(dāng)必須要壓縮開(kāi)支時(shí)，人們往往是最先壓縮培訓(xùn)費(fèi)用，這是一個(gè)最大的錯(cuò)誤。Gartner Group的商業(yè)應(yīng)用軟件研究部主管Chris jones說(shuō)，一次成功的培訓(xùn)，其費(fèi)用至少應(yīng)占到整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算的10%.最好占15%.那些在培訓(xùn)費(fèi)用上太克扣的公司以后將為此付出更高的成本。
　　
　　盡管不能也不應(yīng)該避免培訓(xùn)費(fèi)用，但仍有方法控制其成本。Curwood Group是一家為快餐、干酪、蜜餞及其他易包裝的產(chǎn)品生產(chǎn)包裝紙的公司。該公司通過(guò)“培訓(xùn)培訓(xùn)員”（t rain the trainer）的方式，使當(dāng)?shù)氐穆殕T負(fù)責(zé)為公司14個(gè)生產(chǎn)網(wǎng)點(diǎn)的員工培訓(xùn)ERP軟件。每一網(wǎng)點(diǎn)的培訓(xùn)員負(fù)責(zé)評(píng)估各自的培訓(xùn)需求，并通過(guò)與職工一同實(shí)際操作的方式進(jìn)行指導(dǎo)。通過(guò)安全管理他們做雙倍的工作，并有權(quán)使用ERP軟件，按照Curwood公司MIS主管Carlo s monssen的看法，這對(duì)Marshall軟件來(lái)說(shuō)是一個(gè)相對(duì)容易的任務(wù)。