成本控制的數(shù)字化管理

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    當(dāng)前我國建筑行業(yè)競爭十分激烈，如果不能采用先進(jìn)的數(shù)字化手段加強(qiáng)管理，就很可能會入不敷出。這就要求一個建筑企業(yè)在保證工程質(zhì)量、工期等合同要求的前提下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行人員的合理配置、生產(chǎn)要素的優(yōu)化組合，并對項(xiàng)目實(shí)施過程中所發(fā)生的費(fèi)用，通過計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)等活動，以盡可能地降低成本，實(shí)現(xiàn)預(yù)定的成本目標(biāo)。 
    計算機(jī)數(shù)字化處理的潛在作用顯而易見，它通過對每個部門、每項(xiàng)工作、每個員工流轉(zhuǎn)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行及時采集和數(shù)字化分析處理，能使整個項(xiàng)目的信息在完成最基礎(chǔ)的搜集、分類、保存后，有一個更高效、透明的平臺進(jìn)行處理、交流和控制。數(shù)據(jù)化管理的結(jié)果可以大大提高基層員工的工作效率、保證中層管理人員的信息準(zhǔn)確，并極大地避免高層管理人員的決策失誤。  
    成本數(shù)字化管理的前提 
    項(xiàng)目成本控制中的信息資源。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目成本控制的主要對象是人、財、物，因此其管理活動也主要圍繞著這三種資源來展開。隨著企業(yè)信息化和管理水平的不斷提高，現(xiàn)在普遍形成了這樣一種共識：信息也成為一種資源，同時是一種非常重要的資源。例如，一個建筑工程項(xiàng)目對種類繁多的建材需求數(shù)量究竟是多少？是開工前就有個準(zhǔn)確、清晰的預(yù)算，還是開工后根據(jù)需要不斷追加建材投資？還有對各工藝、工種的設(shè)備及人員配置，能否做到并駕齊驅(qū)、見縫插針，很大程度上取決于這些信息的科學(xué)運(yùn)籌和管理，這都是貌似無形的信息資源發(fā)揮的重要作用。 
    項(xiàng)目成本控制的數(shù)字化管理。數(shù)字化管理的對象是發(fā)生在整個工程項(xiàng)目過程中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如果沒有這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理如同無米之炊，只能成為空中樓閣、流于空談。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括一個建筑工程項(xiàng)目所涉及到的全部數(shù)據(jù)，諸如各類技術(shù)、施工、經(jīng)營、管理、后勤等人員信息；所需的全部資金投入信息；各工種發(fā)生勞務(wù)費(fèi)用、各種建材采購費(fèi)用以及涉及到的全部自有設(shè)備攤銷費(fèi)用、租賃設(shè)備費(fèi)用等信息。可見，通過信息資源可以把人、財、物資源有機(jī)地整合，從而使四者成為一個有機(jī)整體，相互作用、相互促進(jìn)。 
    但是，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并不意味著完事大吉了，還必須要求這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、翔實(shí)、可靠，即把它們輸入到計算機(jī)之前，一定要經(jīng)過及時、嚴(yán)格的手工處理，堅決杜絕“臟”數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機(jī)。這一步是至關(guān)重要的，并且也是必不可少的一步，更是計算機(jī)不能替代的。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是決定數(shù)字化管理成敗的關(guān)鍵。 
    經(jīng)過嚴(yán)格加工整理后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、種類繁雜，如何進(jìn)行管理呢？這就需要信息化手段了，即借助計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。具體地，要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，把這些數(shù)據(jù)有機(jī)地組織、存儲起來，并實(shí)現(xiàn)高效檢索和便于共享。在此基礎(chǔ)上，還要求擁有一個功能完善、性能優(yōu)越的信息處理平臺，這個平臺的研發(fā)需要專業(yè)的信息技術(shù)人員來參與，現(xiàn)實(shí)中可以共同開發(fā)，也可以進(jìn)行外包。 
不管如何進(jìn)行平臺開發(fā)，但是信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律必須遵循：在對工程項(xiàng)目成本控制進(jìn)行深入的現(xiàn)場調(diào)研、深刻的用戶需求分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過周密的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)模型，明確系統(tǒng)軟件架構(gòu)（見圖1），再輔之健壯的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及硬件配置，這個系統(tǒng)應(yīng)該具備一定的前瞻性和良好可維護(hù)性，來較為從容地應(yīng)對將來隨著市場、業(yè)務(wù)變更，可能導(dǎo)致系統(tǒng)可用性下降的被動局面。接下來，就需要進(jìn)行規(guī)范的程序設(shè)計與編制，之后一定要進(jìn)行嚴(yán)格的系統(tǒng)測試，充分驗(yàn)證是否滿足系統(tǒng)研發(fā)上游提出的需求，再經(jīng)過與手工系統(tǒng)平行運(yùn)行一段時間之后，就可以完全切換到數(shù)字化管理階段。 

    圖1  系統(tǒng)設(shè)計模式示意圖 
    最后，還要有一支過硬的技術(shù)、管理團(tuán)隊，一定要得到領(lǐng)導(dǎo)的有力支持，特別是一把手要親自掛帥?，F(xiàn)實(shí)中，不少失敗的案例都是因?yàn)閿?shù)字化管理沒能成為真正的一把手工程。 
    數(shù)字化管理在項(xiàng)目成本控制全過程的應(yīng)用。成本管理和控制的全過程雖然非常復(fù)雜，涉及的人員、要素很多，而且周期長、不可預(yù)見性大。但也存在一定的規(guī)律和章法：只要在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，重視事前計劃控制、加強(qiáng)事中過程控制、健全事后糾偏控制，使之形成一個良性、動態(tài)的反饋、循環(huán)控制過程，充分利用現(xiàn)代管理方法和技術(shù)手段，將數(shù)字化管理貫穿到每一個環(huán)節(jié)，就能夠順利實(shí)現(xiàn)保證質(zhì)量、控制成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。 
通過數(shù)字化加強(qiáng)事前控制來源：www.examda.com  
    數(shù)字化處理平臺的確立。工程建設(shè)之初，建立專屬于本項(xiàng)目和所涉及的各方的信息交互網(wǎng)絡(luò)平臺，并保障時時暢通，此平臺將是用于解決未來施工過程中協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息、確定方案的最直接的方式?？梢员苊庖蛐畔鬟f的不對等引起的時間延遲和各方?jīng)Q策方案的不統(tǒng)一，提高工作效率。 
    上面已經(jīng)談到，這個平臺通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)對工程項(xiàng)目中的全部數(shù)據(jù)，包括人、財、物信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和操作，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范與完整，并且通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸與共享。 
    通過數(shù)字化管理的高效處理及時確定責(zé)任成本。組織公司經(jīng)營部成員和項(xiàng)目部經(jīng)理及經(jīng)營人員分析招投標(biāo)文件、合同等全部相關(guān)資料，嚴(yán)格核對實(shí)體工程量，按照最新的施工組織設(shè)計，最近的市場信息，編制責(zé)任成本核算書總表，在進(jìn)行計算機(jī)數(shù)字化終端處理時，按照各個單位、單項(xiàng)工程、各個專業(yè)，分勞動力、材料、機(jī)械、設(shè)備、措施費(fèi)、現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)、企業(yè)管理費(fèi)等列制分表。 
具體地，通過建立科學(xué)地經(jīng)濟(jì)模型，通過線性與非線型預(yù)測，找到盈虧平衡點(diǎn)，然后進(jìn)行成本分解，落實(shí)各個子目的成本，從而實(shí)現(xiàn)在對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效及時處理的前提下，明確各個環(huán)節(jié)的成本。 
    在此基礎(chǔ)上，還可以通過數(shù)字處理平臺能夠迅速組織員工，將相應(yīng)信息真實(shí)準(zhǔn)確的反饋到集團(tuán)總公司推行的項(xiàng)目管理軟件中，使之能夠行使監(jiān)管、比對的職能，達(dá)到控制總成本的目的。 
    通過數(shù)字化管理加強(qiáng)勞務(wù)分包合同管理。通過數(shù)字化高效管理，能夠迅速地加強(qiáng)資格預(yù)審程序，選取合格勞務(wù)分包方，重視分包隊伍的能力、規(guī)模與近年業(yè)績。在招標(biāo)過程中，切實(shí)作到公平誠信，確保優(yōu)秀的隊伍能夠參與競爭并中標(biāo)，在工程施工之初，就打下良好的基礎(chǔ)；另外，能夠在勞務(wù)隊伍實(shí)行建筑平米包干價格，合同條款表達(dá)清晰，有效減少合同外立項(xiàng)，便于現(xiàn)場管理、減少雙方爭議、控制結(jié)算價格；還可以對所有輔料、小型機(jī)具實(shí)行承包責(zé)任制，減少項(xiàng)目部為此發(fā)生的采購保管費(fèi)用、維護(hù)修理費(fèi)用。 
    在計算機(jī)處理過程中，勞務(wù)分包合同的管理主要通過對非結(jié)構(gòu)化文檔（表現(xiàn)形式可能是Word或Wps文檔、Excel表格、甚至是E-mail等多種形式）進(jìn)行處理，即實(shí)現(xiàn)公文的自動流轉(zhuǎn)，減少經(jīng)濟(jì)損失、提高經(jīng)濟(jì)效益。