項目管理：成本管理的藝術(shù)手法

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從上百萬元到幾十億元的差旅費用，已經(jīng)成為企業(yè)財務(wù)報表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。
　　雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓這個世界有了天涯咫尺的感覺，但是人們依然渴望一種面對面的交流。加入世貿(mào)組織六年以來，中國已經(jīng)成為世界第四大企業(yè)差旅市場，而且中國市場還將繼續(xù)增長。我們必須面對事實：從上百萬元到幾十億元的差旅費用，已經(jīng)成為企業(yè)財務(wù)報表上排名前三位的可控支出，與IT或薪酬相提并論。然而差旅管理在中國還不成熟，很多企業(yè)都還沒有高效的差旅管理系統(tǒng)，僅僅停留在原始的管理方式上，從票據(jù)的核查、審批到報銷，占用的人力、時間成本沒有人真正計算過。
　　雖然一些企業(yè)知道開發(fā)一個集中化的差旅管理職能的好處，并能獲得15%的費用節(jié)約，但對于大多數(shù)還沒有建立適合企業(yè)快速發(fā)展的差旅管理運營流程的企業(yè)來說，使他們看到從其目前的費用中可以節(jié)約下多少資金是很困難的。其實差旅管理不只是成本削減的問題，它更是一個企業(yè)管理水平、管理效率的體現(xiàn)。從差旅管理政策的制定、執(zhí)行，財務(wù)管理的手段和程序，到員工行為監(jiān)控、差旅數(shù)據(jù)分析以及差旅管理外包，“企業(yè)能動力”(Corporatemobility)的打造涉及到企業(yè)的所有部門。
　　而且，除了繼續(xù)將商務(wù)旅行成本保持在預(yù)算額外，企業(yè)還將承擔(dān)使其出差人員能夠安全準(zhǔn)時到達(dá)、保護工作高效率并遵守差旅政策的責(zé)任。本期封面文章通過MasterCard和FMc等專業(yè)差旅管理公司以及美敦力、西門子等世界知名跨國企業(yè)的最佳實踐，希望給中國企業(yè)帶來更多方法以解決差旅管理中的課題：何時應(yīng)該建立一個專門的差旅管理部門、如何利用專業(yè)差旅管理“外包”，如何通過有效的服務(wù)提供商使差旅管理集中化、在這個過程中利用什么樣的技術(shù)和方法來幫助企業(yè)提升管理水平，以及如何在成本不增加的情況下達(dá)到效率最大化等等。我們用這些實踐作為企業(yè)走向?qū)I(yè)、高效的差旅管理之路的地圖。
　　實際上，成本控制是一門花錢的藝術(shù)，而不是節(jié)約的藝術(shù)。
　　最需要避免的就是盲目的一切以減少支出為目的的成本主義做法。
　　把減少成本與增加企業(yè)的競爭力、增加員工積極性與創(chuàng)造性、增加企業(yè)的顧客滿意度聯(lián)系在一起，才是有藝術(shù)的成本控制。
　　在一家港資公司擔(dān)任中國內(nèi)地地區(qū)總裁的S先生，近日來總是被公司的差旅制度所困擾。原本除了固定差旅開支預(yù)算外，由于職位的重要性，S先生每年還享受一定數(shù)額的機動預(yù)算。但最近公司開始痛下決心控制龐大的差旅成本，因此屬于S先生的機動預(yù)算被改成了以次數(shù)計算，并且每年只有可憐巴巴的5次，這給S先生的出行計劃帶來了很大的麻煩?！艾F(xiàn)在如果有出差計劃，必須提前3天向香港總部打招呼，由他們統(tǒng)一安排訂機票住宿。結(jié)果我常常是上半年緊張得很，生怕用了機動指標(biāo)，即使再重要的臨時會議都能推則推；而快到年底了發(fā)現(xiàn)指標(biāo)還沒用完，又得使勁找機會把它用出去。”S先生苦惱地說。
有同樣煩惱的還有在一家機關(guān)供職的L小姐。“單位為了節(jié)約成本，給我們定的出差住宿標(biāo)準(zhǔn)是每天100元。如果去一些小城市，這些錢用不完；去北京、上海之類的大城市，卻又只能住街邊小旅館。就連出國也是同樣，標(biāo)準(zhǔn)為每天120美元。我去紐約只能住MOTEL(汽車旅館)，一到晚上就想起美國電影里面的兇殺場面，成天擔(dān)驚受怕的。”
　　節(jié)約成本VS提高效率
　　其實從財務(wù)角度說，差旅成本的控制一直都是一個懸而未決的問題。一般來說，差旅成本由直接成本和間接成本兩部分組成。直接成本包括交通、住宿、餐飲以及財務(wù)部門的管理費用，目前中國多數(shù)企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙張報銷手段；間接費用則包括企業(yè)需要預(yù)支的現(xiàn)金、報銷以及審計單據(jù)的費用。通常，很多公司對前者可見的成本控制往往會比較嚴(yán)格甚至苛刻，例如嚴(yán)格的級差等。這種看起來比較“科學(xué)”的成本控制手段在對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院院長張新民看來卻有些問題，這位財務(wù)專業(yè)出身的教授認(rèn)為：“必要的控制是應(yīng)該的，但是，特別嚴(yán)格的制度，比方級差控制等就是有問題的。在一定財力基礎(chǔ)上的財務(wù)控制，主要考慮的是人的因素和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)以及效果之間的關(guān)系。”