溝通實(shí)戰(zhàn)：走出數(shù)字圍城

眾聲嘈雜

莊嚴(yán)肅穆的會(huì)議室里煙霧繚繞。各部門領(lǐng)導(dǎo)交頭接耳，似乎在熱烈地討論著什么。這時(shí)，老板開口了：“各位，請(qǐng)聽聽財(cái)務(wù)總監(jiān)的解釋。”嘈雜聲嘎然而止，大家等待著財(cái)務(wù)總監(jiān)即將發(fā)表的高論。

“我們準(zhǔn)備上一套全面預(yù)算管理系統(tǒng)，提高我們公司預(yù)算的準(zhǔn)確性和效率，加強(qiáng)預(yù)算監(jiān)督和控制，減少資金浪費(fèi)，改善公司整體財(cái)務(wù)狀況。”財(cái)務(wù)總監(jiān)言簡(jiǎn)意賅地把自己的觀點(diǎn)陳述完畢。

嘈雜聲再一次響起。

“你們財(cái)務(wù)部門的人整天坐在辦公室里倒弄那么點(diǎn)數(shù)據(jù)，預(yù)算還做不好？花了大錢，就能把預(yù)算做好了？”

“上個(gè)預(yù)算系統(tǒng)，公司內(nèi)現(xiàn)存的很多制度又要重新修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，你們財(cái)務(wù)部就能保證做好預(yù)算？”

……

一個(gè)一個(gè)的問題從參會(huì)者口中拋出，財(cái)務(wù)總監(jiān)開始應(yīng)接不暇，甚至于自己都開始懷疑，上個(gè)系統(tǒng)是否真的能把預(yù)算做得更好。

不過，財(cái)務(wù)總監(jiān)也知道，按照目前公司的發(fā)展速度和規(guī)模，若仍然靠財(cái)務(wù)部那幾個(gè)人抱著Excel編制全面預(yù)算，工作量實(shí)在是無法承受，效率太低，準(zhǔn)確性也很難保證。在預(yù)算控制方面，紕漏更是無處不在，極大地增加了管理風(fēng)險(xiǎn)。

最后，老板再次開口：“大家回去把這件事好好研究一下，下次開會(huì)時(shí)我們?cè)傧陆Y(jié)論。”

攻堅(jiān)之路

會(huì)議結(jié)束，財(cái)務(wù)總監(jiān)終于明白，想要說服老板以及其他各部門配合財(cái)務(wù)部實(shí)施預(yù)算信息化，并不是一件容易的事情。

通常情況下，都是老板把他叫到辦公室，詢問他最近財(cái)務(wù)部門的工作進(jìn)展如何？公司的財(cái)務(wù)狀況怎么樣？現(xiàn)金流是否存在風(fēng)險(xiǎn)？投融資情況怎么樣？……他只需要根據(jù)老板的問題，給出相應(yīng)的答案即可。

這一次，為了公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，財(cái)務(wù)總監(jiān)決定主動(dòng)出擊，個(gè)個(gè)擊破。

首先，他找到老板，義正言辭。

“我們公司下屬部門眾多，提交的預(yù)算五花八門，合理性很難保證，也給財(cái)務(wù)部門的預(yù)算編制人員造成了極大的麻煩，降低了預(yù)算的編制效率；目前公司高速發(fā)展，很多地方都需要資金支持，超預(yù)算的情況頻繁發(fā)生，預(yù)算需要反復(fù)調(diào)整，工作量在無形中增加了很多，同時(shí)，在調(diào)整過程中，準(zhǔn)確性也在降低；財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算月度分析時(shí)，電話打遍公司上上下下，就是很難找到問題的根源，而且分析的范圍比較狹窄，很難及時(shí)反映出公司存在的問題；公司各項(xiàng)資金種類繁多，若控制不力，將會(huì)導(dǎo)致很嚴(yán)重的失控風(fēng)險(xiǎn)；年終考核時(shí)，實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)大相徑庭，預(yù)算的嚴(yán)肅性備受質(zhì)疑。”
看到老板時(shí)而點(diǎn)頭，時(shí)而皺眉，財(cái)務(wù)總監(jiān)知道，老板正在斟酌考慮他所陳述的這些問題的嚴(yán)重性。
于是，財(cái)務(wù)總監(jiān)稍做停頓，又繼續(xù)說道：

“與我們類似的很多公司都已經(jīng)實(shí)施了預(yù)算信息化。他們建立了統(tǒng)一的預(yù)算管理平臺(tái)，使企業(yè)能夠有效地協(xié)調(diào)和管理整個(gè)組織共同參與到預(yù)算中；在設(shè)計(jì)上采用了成熟的多維數(shù)據(jù)庫技術(shù)，并融入了很多財(cái)務(wù)智能和模型，能夠與各種財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，從而使預(yù)算工作變得更加簡(jiǎn)易，大大提高了企業(yè)預(yù)算編制、控制、分析的效率。與此同時(shí)，靈活、完善的預(yù)算管理，能夠降低公司管控風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)全員的成本意識(shí)，提高資金利用效率，推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。”

接著，財(cái)務(wù)總監(jiān)拿出了公司去年預(yù)算編制和執(zhí)行情況的說明，同時(shí)還把一些開展預(yù)算信息化的成功案例展示給老板看。

其實(shí)，從公司管理的角度來講，預(yù)算數(shù)據(jù)對(duì)于老板并不是最重要的指標(biāo)，他更關(guān)心企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。然而，在聽過財(cái)務(wù)總監(jiān)的論述后，他知道了，關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，準(zhǔn)確的預(yù)算是不可或缺的。

第一步成功邁出，事情便成功了一半。

對(duì)于其他相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)總監(jiān)精心準(zhǔn)備了一次培訓(xùn)，從而給大家提供一次認(rèn)識(shí)預(yù)算及預(yù)算信息化的機(jī)會(huì)。鑒于“外來和尚好念經(jīng)”的理念，他邀請(qǐng)了一位既有財(cái)務(wù)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，又有豐富理論背景的講師，給大家上一堂生動(dòng)的預(yù)算普及課程，讓大家了解預(yù)算的基本理念及其重要作用，讓預(yù)算在不知不覺間融入到大家的工作思維與習(xí)慣中。

功夫不負(fù)有心人。經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)的不懈努力，上系統(tǒng)的事情在第二次會(huì)議上得以通過，盡管有些艱難。

溝通障礙

其實(shí)，很多企業(yè)CFO在提出信息系統(tǒng)需求時(shí)，都會(huì)遇到類似問題。這其中，除了要統(tǒng)一財(cái)務(wù)部門自身的思想外，還要說服老板為系統(tǒng)出錢，說服相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)予以配合。那么，捋順這些關(guān)系，使大家能夠心甘情愿地接受信息化，接受可能發(fā)生的改變，財(cái)務(wù)總監(jiān)的溝通能力成為至關(guān)重要的砝碼。

其實(shí)，除了開展預(yù)算信息化，在實(shí)施內(nèi)部控制、作業(yè)成本法，或者其他事項(xiàng)時(shí)，都存在說服別人的問題。怎樣才能有效地進(jìn)行溝通，以達(dá)到自己的目的，對(duì)于財(cái)務(wù)部門的每個(gè)人來講都是很關(guān)鍵的。

由于財(cái)務(wù)人員把所有的關(guān)注點(diǎn)都集中在了那塊數(shù)字的小天地，缺乏外部交流，這就形成了一道鴻溝。

有一家公司的老總把財(cái)務(wù)經(jīng)理叫到跟前，問他最近公司的財(cái)務(wù)狀況如何。財(cái)務(wù)經(jīng)理精心準(zhǔn)備了N多張財(cái)務(wù)報(bào)表，擺在了老總面前，密密麻麻的數(shù)字，看了就讓人眼暈。老總推開這些報(bào)表，讓他簡(jiǎn)要說明一下。于是，各類財(cái)務(wù)術(shù)語從經(jīng)理口中順流而出，聽得老總云里霧里，不知所云。最后，老總下定決心，要徹底惡補(bǔ)一把財(cái)務(wù)知識(shí)，從初級(jí)會(huì)計(jì)到高級(jí)會(huì)計(jì)，從中國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則到國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，無一不有。

這位老總算是勤奮好學(xué)，但是，有這個(gè)必要嗎？老總需要那么詳細(xì)地了解專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)嗎？答案是否定的。其實(shí)，問題出在財(cái)務(wù)經(jīng)理處，他應(yīng)該以非常清晰易懂的方式把老總想要知道的事情展現(xiàn)出來，如畫幾張圖表。這就是溝通的藝術(shù)，要時(shí)刻站在對(duì)方的立場(chǎng)上，以對(duì)方熱切關(guān)注的問題為出發(fā)點(diǎn)，以對(duì)方能夠理解的方式來表達(dá)自己的意思。

六種技巧

有效的溝通如同潤(rùn)滑劑，可以減少財(cái)務(wù)部門與其他部門之間的矛盾，同時(shí)使其工作開展更為順利。以預(yù)算信息化為例，財(cái)務(wù)部門成為一個(gè)信息交流的樞紐，對(duì)上要直接向董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等負(fù)責(zé)，對(duì)下要理順其他各部門之間的關(guān)系。


                                    圖1 財(cái)務(wù)部門樞紐地位

為了能夠使信息樞紐通暢，財(cái)務(wù)總監(jiān)及財(cái)務(wù)部門人員的溝通能力至關(guān)重要。

面對(duì)不同的問題，采取的溝通方式和溝通技巧也應(yīng)各有不同。比如，對(duì)于那些激烈反對(duì)變革的部門或個(gè)人，要盡量避免出現(xiàn)正面沖突，站在他們的立場(chǎng)上去考慮問題，并以迂回的方式加以說服；對(duì)于那些不明白財(cái)務(wù)知識(shí)的人員，要把財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)化成非財(cái)務(wù)信息進(jìn)行傳遞，使大家都能夠明白其中存在的問題；……

總之，無論面對(duì)哪種溝通對(duì)象，都要以對(duì)方能夠明白的方式把信息準(zhǔn)確無誤的傳遞出去。

溝通內(nèi)容之于交流如同靈魂，溝通形式之于交流如同身體，溝通技巧之于交流如同美服，內(nèi)質(zhì)與外在的協(xié)調(diào)配合，才能令人印象深刻。我們認(rèn)為，財(cái)務(wù)經(jīng)理人需要掌握的溝通技巧有以下六方面。

首先，建立一個(gè)良好的溝通環(huán)境。

當(dāng)然，這需要企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)以及各部門負(fù)責(zé)人共同推動(dòng)，從而為員工建立一個(gè)平等和諧的溝通平臺(tái)，多角度、多層次，使大家暢所欲言，各抒己見，在不斷的溝通中建立起相互信任，相互依賴的同事關(guān)系。在良好的溝通環(huán)境中，領(lǐng)導(dǎo)能夠聽到員工的聲音，員工也能了解到企業(yè)的發(fā)展情況，從而為企業(yè)推動(dòng)各項(xiàng)變革奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，采取正確的溝通形式。

企業(yè)內(nèi)存在正式溝通與非正式溝通、書面溝通與口頭溝通等不同的形式。在具體選擇時(shí)，要根據(jù)溝通對(duì)象以及溝通內(nèi)容決定。如本文案例中，公司開會(huì)討論信息化、開展培訓(xùn)等就屬于正式溝通。對(duì)于那些重大、具有影響力的事件應(yīng)以正式的、書面的形式發(fā)放給全體員工。對(duì)于日常、瑣碎的事情則以效率為第一優(yōu)先考慮，口頭傳達(dá)即可。

第三，態(tài)度要正確。

人們常說態(tài)度決定一切，溝通亦是如此。謙恭、真誠(chéng)、謹(jǐn)慎的溝通態(tài)度，可增強(qiáng)溝通雙方的信任感，在此基礎(chǔ)上表達(dá)的意思，將更具說服力。

第四，學(xué)會(huì)傾聽。

溝通要講究“聽”的藝術(shù)，只有聽明白人家在說什么，你才能有針對(duì)性地表達(dá)自己的思想。積極聆聽就要暫時(shí)忘掉自已的思想、期待、成見和愿望，全神貫注地理解講話者想表達(dá)的內(nèi)容，與其一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。要適應(yīng)講話者的風(fēng)格，附和、模仿對(duì)方的風(fēng)格；要感知對(duì)方心理和情緒的變化；要從對(duì)方的角度去思考問題。

第五，務(wù)必充分準(zhǔn)備。

明白對(duì)方的意圖后，你就要充分準(zhǔn)備如何應(yīng)對(duì)。如本文案例中提到的財(cái)務(wù)總監(jiān)，在聽到各部門提出的問題后，仔細(xì)斟酌，一一破解，最終達(dá)到了自己的目的。

第六，把握節(jié)奏。

重點(diǎn)內(nèi)容要加以強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用語音語調(diào)、肢體語言等引起他人的注意；非重點(diǎn)內(nèi)容，要簡(jiǎn)明扼要，一句帶過。