集團(tuán)應(yīng)用預(yù)算管理軟件問題與對(duì)策

2007年，我國集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)面臨進(jìn)一步發(fā)展的問題。如何提升和改造集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)，是擺在每個(gè)集團(tuán)企業(yè)老總面前的一道難題。信息化有了有一定的基礎(chǔ)，也上了不少的軟件，也投入了不少的資金，也找到了不少的人才，信息化應(yīng)用也帶來了效益和效率，但企業(yè)，尤其是集團(tuán)性、行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)，將永遠(yuǎn)會(huì)站在競爭的起跑線上，信息化建設(shè)不是一塵不變的，而是變者生存。因此，集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)工作是一個(gè)不斷變化、不斷調(diào)整，不斷升級(jí)的建設(shè)過程，信息系統(tǒng)也需要不斷的優(yōu)化升級(jí)，這樣，才能適應(yīng)市場變化，適應(yīng)競爭需要。為此，筆者咨詢并請(qǐng)教了專門研究集團(tuán)企業(yè)信息化，尤其是集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理領(lǐng)域的季汝群專家、咨詢并請(qǐng)教了中國信息化全面預(yù)算管理專家、厚盾軟件總經(jīng)理陳龍章專家、咨詢并請(qǐng)教了Business Objects公司中國區(qū)售前咨詢顧問總監(jiān)魯百年博士。他們分別從不同角度，探討并總結(jié)了集團(tuán)企業(yè)信息化應(yīng)用全面預(yù)算管理軟件的問題以及對(duì)策。

當(dāng)前我國集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理體系中存在四大問題

　　一直以來，我國企業(yè)集團(tuán)將預(yù)算管理作為重要的內(nèi)部控制系統(tǒng)和管理活動(dòng)，發(fā)揮著重要的作用，并為企業(yè)創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益。但隨著近年來組織內(nèi)外部環(huán)境的變化，某些傳統(tǒng)預(yù)算管理的弊端也日漸突顯出來。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　（1）預(yù)算目標(biāo)與企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)脫節(jié)。企業(yè)集團(tuán)預(yù)算目標(biāo)的確定沒有與戰(zhàn)略目標(biāo)相適應(yīng)，這使得企業(yè)集團(tuán)的資源配置、戰(zhàn)略規(guī)劃和管理控制等活動(dòng)無法與預(yù)算管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合。在預(yù)算執(zhí)行的過程中，內(nèi)部各責(zé)任主體容易發(fā)生目標(biāo)認(rèn)識(shí)錯(cuò)位，易將企業(yè)集團(tuán)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)置換為本責(zé)任單元的目標(biāo)，使得各責(zé)任主體無法認(rèn)識(shí)自身的行為對(duì)企業(yè)集團(tuán)總體戰(zhàn)略目標(biāo)的影響，從而導(dǎo)致一些短期行為，使得預(yù)算管理無法保證戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　（2）企業(yè)集團(tuán)的預(yù)算編制未能實(shí)現(xiàn)全員參與。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各責(zé)任主體均是利益相關(guān)者和預(yù)算執(zhí)行過程的參與者。但在一些企業(yè)集團(tuán)中，預(yù)算編制的工作主要是交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的，業(yè)務(wù)部門很少參與。在這種狀況下，預(yù)算指標(biāo)未能得到集團(tuán)內(nèi)各責(zé)任單元的認(rèn)同，使得管理層與員工間因信息不對(duì)稱而產(chǎn)生不利影響，員工的積極性無法得到充分調(diào)動(dòng)，預(yù)算管理的價(jià)值也就大打折扣。

　　（3）企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部預(yù)算制定和執(zhí)行過程缺乏內(nèi)部溝通。實(shí)行全面預(yù)算管理必須建立在完善的內(nèi)部管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，而在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的整個(gè)價(jià)值鏈上，多層次、多責(zé)任主體和對(duì)象要求更體現(xiàn)在內(nèi)部協(xié)調(diào)和協(xié)作的基礎(chǔ)上。然而在很多企業(yè)中，管理層與業(yè)務(wù)執(zhí)行層之間缺乏必要的溝通和交流，使預(yù)算工作的進(jìn)程和質(zhì)量受到較大的影響。

　?。?/span>4）企業(yè)集團(tuán)未能建立起一套有效的考評(píng)和激勵(lì)體系。實(shí)施全面預(yù)算管理必須建立公平公正的內(nèi)部業(yè)績?cè)u(píng)估和考核體系，有助于發(fā)揮績效評(píng)價(jià)的戰(zhàn)略導(dǎo)向功能。但由于很多企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部沒有制定出與預(yù)算執(zhí)行結(jié)果相對(duì)應(yīng)的考核體系和獎(jiǎng)懲措施，使得員工對(duì)完成預(yù)算和獲得獎(jiǎng)懲之間的關(guān)系。長此以往，預(yù)算管理的激勵(lì)職能也將無法實(shí)現(xiàn)。

集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀

　　一直以來，利用電子表格進(jìn)行預(yù)算管理曾在各國預(yù)算管理手段中曾占有非常重要的地位。而后，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各種管理工具和管理理念的出現(xiàn)，使得利用更先進(jìn)的管理平臺(tái)進(jìn)行預(yù)算管理成為可能。繼SAP、ORACLE等管理軟件將預(yù)算管理納入其ERP系統(tǒng)的組成部分后，HYPERION、SAS等專項(xiàng)的BPM供應(yīng)商又將預(yù)算管理平臺(tái)的應(yīng)用升華到更高的層次。

　　但目前在我國多數(shù)企業(yè)集團(tuán)中仍采用Excel工具對(duì)預(yù)算進(jìn)行管理，而全面預(yù)算管理本身具有：內(nèi)部管理層面涉及較多、溝通環(huán)節(jié)多、數(shù)據(jù)調(diào)整量大、數(shù)據(jù)之間鉤稽復(fù)雜等諸多特點(diǎn)。因此，利用Excel管理預(yù)算時(shí)，不可避免地會(huì)出現(xiàn)預(yù)算編制效率低、準(zhǔn)確性差、編制周期長、分析和控制難以進(jìn)行等缺點(diǎn)。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　?。?/span>1）企業(yè)集團(tuán)在全面預(yù)算管理過程中所涉及的相關(guān)組織機(jī)構(gòu)、多級(jí)責(zé)任單元的授權(quán)以及各項(xiàng)管理工作的流程無法通過Excel實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理；

　　（2）對(duì)企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理工作而言，預(yù)算目標(biāo)模型的準(zhǔn)確建立意味著較大的計(jì)算工作量，而其中多種條件的設(shè)定和計(jì)算、對(duì)多次修訂的預(yù)算版本數(shù)據(jù)的保存也使得僅依靠Excel無法滿足需求；

　?。?/span>3）隨著企業(yè)集團(tuán)對(duì)全面預(yù)算管理工作精細(xì)化要求的不斷提升，以及其規(guī)模的擴(kuò)大而導(dǎo)致預(yù)算責(zé)任單元的工作量大大增長。只運(yùn)用Excel工具，無法保證預(yù)算編制過程的精細(xì)化程度、準(zhǔn)確性以及應(yīng)用效率；

　?。?/span>4）預(yù)算的數(shù)據(jù)分析必須建立在多角度、立體反映數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，以滿足企業(yè)集團(tuán)的精細(xì)化管理需求。而Excel展現(xiàn)的只是以二維靜態(tài)的方式來反映數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)多角度、靈活地分析和展現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的要求。

針對(duì)我國集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的兩大對(duì)策

第一，中國信息化全面預(yù)算管理專家，厚盾軟件總經(jīng)理陳龍章認(rèn)為，全面預(yù)算，是企業(yè)做大做強(qiáng)、精細(xì)化管理過程中必不可缺的管理手段。厚盾全面預(yù)算管理解決方案可以在預(yù)算定額測算、標(biāo)準(zhǔn)成本制定、預(yù)算編制申請(qǐng)審批、預(yù)算執(zhí)行審批流程（網(wǎng)上報(bào)銷、采購申請(qǐng)、合同支付等與預(yù)算執(zhí)行有關(guān)的業(yè)務(wù)審批流程）、預(yù)算執(zhí)行對(duì)比分析等方面協(xié)助企業(yè)在全員（不僅僅財(cái)務(wù)人員）、全過程（事前、事中、事后）、全業(yè)務(wù)（經(jīng)營收入、支出、籌、投資、財(cái)務(wù)等多方面）范圍內(nèi)更好實(shí)施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理不同于財(cái)務(wù)軟件的是：財(cái)務(wù)軟件側(cè)重遵循會(huì)計(jì)制度記錄企業(yè)會(huì)計(jì)行為、而厚盾預(yù)算管理軟件則遵循企業(yè)實(shí)際管理需求、管理企業(yè)真實(shí)經(jīng)營過程，厚盾全面預(yù)算管理是管理軟件，是可以幫肋集團(tuán)企業(yè)完全實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理信息化的重要軟件，是新時(shí)期集團(tuán)企業(yè)提升管理信息化的重要手段。

第二，中華-博略咨詢專家認(rèn)為：全面預(yù)算管理體系以預(yù)算組織為組織保障，以預(yù)算目標(biāo)的確定與分解為起點(diǎn)，依次通過預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考評(píng)等各環(huán)節(jié)完成年度的預(yù)算管理循環(huán)，在相應(yīng)的管理階段配以嚴(yán)格的預(yù)算制度，并輔以相關(guān)的預(yù)算指標(biāo)體系、表格、規(guī)則以及預(yù)算管理權(quán)限，以保障體系的有效運(yùn)行。將預(yù)算管理體系構(gòu)建在統(tǒng)一的預(yù)算管理信息平臺(tái)上，從而提高預(yù)算管理的精度，增強(qiáng)預(yù)算管理的效率，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)提供有力的支持。中華-博略咨詢的全面預(yù)算整體解決方案由全面預(yù)算管理體系和全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)組成。全面預(yù)算管理體系為預(yù)算系統(tǒng)提供了管理框架和設(shè)計(jì)依據(jù)，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)為全面預(yù)算管理體系提供了技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段，為當(dāng)前的集團(tuán)企業(yè)預(yù)算管理信息化提供了技術(shù)和服務(wù)保障。

集團(tuán)企業(yè)的信息化系統(tǒng)集成應(yīng)用，將是未來趨勢，也是集團(tuán)企業(yè)避免由于多種信息系統(tǒng)應(yīng)用產(chǎn)生信息孤島的有效手段，全面預(yù)算管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)（諸如ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)）及工具有效融合，在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部整合多種信息化資源，必將為企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部全面信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提升集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)帶來良好的效果。