oa辦公系統(tǒng)需求分析

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 　　企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的需求分析隨著我國企業(yè)信息化建設的高速發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)快速普及，不同層次、規(guī)模的企業(yè)均已實施協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。但是，也有一部分企業(yè)在OA辦公系統(tǒng)選型的問題上出現(xiàn)問題，造成了OA辦公系統(tǒng)實施中途夭折或最終失敗的局面。這是由于CIO們由于對各大OA廠商產品缺乏全面系統(tǒng)了解，在OA選型上容易產生困惑、疑慮，最終做出錯誤的判斷和決定。那么，怎樣才能夠正確的選擇一款適合自己的OA辦公系統(tǒng)?

　　大家之所以會購買OA辦公系統(tǒng)，最簡單的原因想必就是為了提高企業(yè)整體的工作及運轉效率吧!

　　通過OA辦公系統(tǒng)所實施的交換式網絡應用，企業(yè)內部員工可以在不同地點，不同時間進行協(xié)同工作;過去需要十幾個人才能做好的事，現(xiàn)在只需要2-3人就可以輕松完成;以前兩三天才能出一個報告，在OA系統(tǒng)平臺上1-2個小時就可以完成;企業(yè)內部文件可以在平臺上自動、明確、有序的流轉，企業(yè)員工承受時可以查看，這樣就節(jié)省了很多時間，也減少了一些無效會議;OA辦公系統(tǒng)使協(xié)作性、靈活性大大提高等。OA軟件還有一個很重要的功能，就是可以將優(yōu)秀員工的工作技巧、知識、方法不斷積累，同時可以讓每一個員工都能夠學習到，即使該員工離開公司，也能夠大大降低企業(yè)的人事成本。

　　其次，在OA選型之前，CIO們一定要確定本企業(yè)的需求。

　　確定企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)的需求，是CIO們最大的煩惱。通常，CIO們會向各個部門征集需求，然后將這些需求進行匯總，作為接下來選型的依據。但是，這些部門的需求通常是站在自己的立場考慮問題，比較專業(yè)化，根本不了解“協(xié)同”的概念，也沒考慮到協(xié)同的層面，總希望通常軟件能幫助自己完成所有的工作。依照這種需求，小編可以肯定的告訴你，到目前為止，絕對沒有這樣的一款軟件。此時，CIP們應該先跳出這個框框，考慮一個最簡單、最根本的問題，那就是“協(xié)同”，然后才是關鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

　　什么是關鍵部門的需求?不難理解，就是企業(yè)中最重要的部門，比如業(yè)務部、市場部以及財務部……但是，由于每個部門對OA功能的需求不同，有時候就會發(fā)生沖突，這個時候，就必須要根據目前的情況來衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。如果，你想滿足所有部門的需求，那是不可能的，這樣只會造成實施不了的局面。

　　一、OA辦公系統(tǒng)選型之前一定要明確的問題

　　OA選型和其他軟件選型一樣，在選型之前都要考慮一些問題，主要分為基本問題和專業(yè)問題兩大類。

　　基本問題：指所有軟件選型都會考慮到的問題，比如廠商實力、軟件的集成性、二次開發(fā)能力能及價格等，這也是軟件選型必須要考慮的問題。

　　專業(yè)問題：指在選型過程中，必須要考慮到具有OA系統(tǒng)專業(yè)特點的問題，也是OA選型的重要考核部分。CIO們可根據企業(yè)自身的需求來進行衡量和判斷。

　　二、進行大數據分析一定是回到現(xiàn)場，所以 可以通過以下場景中進行大數據分析：

　　1、實現(xiàn)工作流程：

　　這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　2、管理自動化：

　　傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的權限范圍內的企業(yè)內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。

　　3、輔助辦公

　　像會議管理、車輛管理等與日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　4、開放性

    ——能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用。

　　制度“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。