OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的調(diào)研成果及需求分析

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OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的調(diào)研成果及需求分析
調(diào)研訪談成果
高層訪談紀(jì)要
　　　說明：針對(duì)總經(jīng)理郭俊峰、總經(jīng)濟(jì)師耿書文、副總經(jīng)理耿樹林、質(zhì)量管理部何曉光的訪談?wù)怼?br /> 人員 現(xiàn)狀 期待 重點(diǎn)
郭俊峰 在人才建設(shè)方面：尊重人才、尊重知識(shí)、尊重貢獻(xiàn)、公平公正。同時(shí)XX更關(guān)注人才的創(chuàng)新能力。借用周朝商湯王的話：“茍日新，日日新，又日新”。
XX倡導(dǎo)的企業(yè)文化：家文化（快樂工作，健康生活）。
在XX要快樂工作，首先要能使用XX的工作要求，如果每天都處于工作壓力很大的情況下，那就要考慮工作方式或者個(gè)人能力的問題。
針對(duì)個(gè)人的工作成果考核，XX注重精細(xì)化的績效考核以及正向的激勵(lì)制度。 XX知識(shí)管理體系建設(shè)，關(guān)鍵要注重三個(gè)方面：
1) 觀念：意識(shí)的改變，從被動(dòng)分享轉(zhuǎn)向主動(dòng)分享；
2) 方法和手段（信息化平臺(tái)、項(xiàng)目推廣的方法，從業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)過程中把知識(shí)沉淀下來）；
3) 機(jī)制（知識(shí)管理相關(guān)的組織、管理制度、激勵(lì)機(jī)制等）
泛普OA軟件的建設(shè)原則：
1) 知識(shí)產(chǎn)權(quán)原則（我們完全可以推行一種方式，按照個(gè)人命名。XX知識(shí)庫：**人方法，**人案例。知識(shí)庫是永恒的。）；
2) 知識(shí)共享原則（專家是否愿意分享，愿意分享的是否有相應(yīng)的平臺(tái)和機(jī)制支撐）；
3) 安全的原則（知識(shí)文檔需要分組分類授權(quán)，可以考慮區(qū)域安全加密）；
4）2/8原則：80%的業(yè)務(wù)依靠知識(shí)庫支撐，20%的業(yè)務(wù)依靠專家支撐。綜合素質(zhì)不錯(cuò)的碩士畢業(yè)生可以通過參考知識(shí)庫完成80%的工作，剩下的20%的核心內(nèi)容通過專家指導(dǎo)完成，我們可以把它理解為XX知識(shí)管理的“28原則”。要完成這個(gè)設(shè)想，“專家、知識(shí)庫、機(jī)制”是體系建設(shè)的三個(gè)支柱。 知識(shí)庫的建立就是咨詢理論積累和咨詢方法的創(chuàng)新（效率高、質(zhì)量好、為咨詢理論奠定基礎(chǔ)），對(duì)于知識(shí)庫的要求：
1) 使用的便捷性，讓用戶有依賴；
2) 保證知識(shí)庫的不斷更新；
3) 每個(gè)人要懂得知識(shí)庫的使用方法。
耿樹林 目前的知識(shí)管理還屬于初步階段，都存在各個(gè)部門，僅是師帶徒的體系。 1、OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)推送的同步性和即時(shí)性。
2、知識(shí)點(diǎn)提煉歸納（先識(shí)別知識(shí)，確認(rèn)核心知識(shí)點(diǎn)），檢索使用快捷方便。
3、目前部分員工可能有專家思想，覺得關(guān)鍵時(shí)刻沒有我不行。培養(yǎng)人員知識(shí)分享的積極性，設(shè)定相關(guān)的激勵(lì)制度，有些知識(shí)的共享屬于公司強(qiáng)制要求。員工在工作過程中產(chǎn)生的知識(shí)是公司的財(cái)富。針對(duì)知識(shí)管理激勵(lì)措施方面，可以先試行一段時(shí)間搞評(píng)比，對(duì)于推行效果不是很好的，可以考慮與部門先進(jìn)沒有資格掛鉤。
4、通過人員工作時(shí)間的合理利用，項(xiàng)目壓力可以適度減小。有些短平快項(xiàng)目的成果提交可以適當(dāng)滯后，這樣可以和項(xiàng)目工作錯(cuò)開，避免工作量過于集中。如果經(jīng)過事實(shí)檢驗(yàn)，工作確實(shí)過量，可以考慮增加相關(guān)人員。針對(duì)部門是否需要設(shè)置知識(shí)管理專崗，這個(gè)由于部門的管理方式和體系不同，按各部門根據(jù)實(shí)際情況自己決定。 知識(shí)管理工作開展要點(diǎn)：知識(shí)提煉和歸納、全員的認(rèn)知、知識(shí)積累和分享的自覺性、使用上快捷方便。

人的風(fēng)險(xiǎn)，入口（知識(shí)的積累方式）要比較方便，知識(shí)的歸納（例如多維度屬性），應(yīng)用的便捷性和使用性。
耿書文 咨詢公司是智力服務(wù)，XX有30年的積累，希望知識(shí)可以傳承，希望每一個(gè)在XX服務(wù)過的人，都可以留下有價(jià)值的知識(shí)。通過不斷的積累、總結(jié)，建立XX的自有知識(shí)體系、知識(shí)觀點(diǎn)和工作方法。 1、知識(shí)是多種多樣的，存在于所有類型的工作中。包括項(xiàng)目的優(yōu)秀成果，研究的成果，組織過程中的制度、方法、手段，對(duì)某些行業(yè)的法規(guī)、政策等。建立有XX特色的有體系的知識(shí)庫。另外，例如：沙龍制度、研討會(huì)等過程和結(jié)論也是有價(jià)值的知識(shí)點(diǎn)。
2、知識(shí)庫對(duì)外一定要保密，內(nèi)部范圍可以相對(duì)寬松，因?yàn)楦鳂I(yè)務(wù)部門的工作存在交叉，但是可以通過授權(quán)或者審批的通道。
3、搜索引擎，希望搜索的結(jié)果更加精確。
4、異構(gòu)系統(tǒng)和知識(shí)庫的交互，無論是知識(shí)積累還是利用都希望通過日常工作可以完成其中很大部分，這也是知識(shí)庫實(shí)用性的體現(xiàn)。
5、知識(shí)輸入的入口需要更加容易，主要體現(xiàn)在軟件工具的便捷性和易操作性上，盡量不要讓工作人員因?yàn)檫@樣的原因?qū)χR(shí)積累失去興趣。
6、每個(gè)部門都需要配置知識(shí)專員，根據(jù)不同部門的人員配置和知識(shí)管理工作量，有的部門需要專職的，有些部門目前可以是兼職的。
7、知識(shí)庫的建設(shè)期的需要一些引導(dǎo)，對(duì)需要業(yè)務(wù)部門完成的任務(wù)進(jìn)行分解，使目標(biāo)更加清晰明確。 必須使用方便、界面友好，美觀不是最重要的，實(shí)用才最重要。第一階段建立知識(shí)庫框架，通過不斷的維護(hù)和提升，一方面在日常工作中自動(dòng)抓取，另外一方面也需要人為的整理。在這個(gè)階段，習(xí)慣性養(yǎng)成是最為重要的。
何曉光 對(duì)于咨詢公司來說，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)就是最大的財(cái)富。很多需要經(jīng)驗(yàn)來判斷的知識(shí)借助專家的力量，而相對(duì)固定、可以復(fù)制借鑒，對(duì)未來工作有幫助的知識(shí)就需要知識(shí)庫來幫助積累和便捷利用。 1、 顯性知識(shí)：這部分相對(duì)容易，目前已成型的知識(shí)，可以在工作中便捷的查詢和有效使用。在流程過程中，可以在工作節(jié)點(diǎn)推送（根據(jù)排序或頻度等手段）。在業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)中，采集的便捷性，不需要額外工作，另外可以設(shè)定權(quán)限的歸屬。參考性知識(shí)上傳和分享可以對(duì)內(nèi)公開，指導(dǎo)性知識(shí)或特殊知識(shí)上傳和分享需要審核。
2、 隱形知識(shí)：這部分相對(duì)困難，包括專家意見的反饋，問答庫的建立，還有點(diǎn)對(duì)點(diǎn)問題交流后的沉淀。另外類似專題會(huì)議討論，比如專家研討會(huì)，在會(huì)議上專家可能提出一些解決問題的方案和辦法，但是對(duì)于這樣的知識(shí)，是需要結(jié)合當(dāng)時(shí)的場景以及業(yè)務(wù)背景，那么記錄時(shí)，場景的描述也非常重要。
3、另外對(duì)于很多研討會(huì)議，可能通過多次會(huì)議才能形成最后的定論，僅僅看最后的結(jié)果并不能了解是如何形成的，那么整個(gè)系列會(huì)議過程留痕，方案演變過程的記錄也是必須考慮的。
4、知識(shí)庫是一定要和業(yè)務(wù)流程結(jié)合在一起的，只有在業(yè)務(wù)過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的積累和應(yīng)用，才能顯示出知識(shí)庫的高效和價(jià)值，但是目前正在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)相對(duì)滯后，因此知識(shí)庫與流程的結(jié)合需要放在稍后的階段才能實(shí)現(xiàn)。
5、對(duì)于知識(shí)庫里的知識(shí)不希望下載，在線看就可以。
6、歷史文檔需要梳理，把核心關(guān)鍵點(diǎn)整理出來，批量整理、上傳的工作量比較大，需要考慮通過轉(zhuǎn)換工具或插件來實(shí)現(xiàn)。盡量將使用時(shí)會(huì)遇見的問題點(diǎn)考慮到，在知識(shí)庫建立的時(shí)候一并解決，避免上線后因?yàn)槟承┎僮鲉栴}導(dǎo)致用戶對(duì)知識(shí)庫失去信心。
7、項(xiàng)目過程中的數(shù)據(jù)積累，便于各種維度的統(tǒng)計(jì)分析，數(shù)據(jù)可以來源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，所有的知識(shí)積累和創(chuàng)造都來源知識(shí)庫。
8、對(duì)于顯性化的隱形知識(shí)，更多的可能是非文檔型，并且相對(duì)分散，在日后工作中使用時(shí)，檢索的便捷性就尤為重要，那么就需要考慮知識(shí)輸入的規(guī)范性，比如規(guī)范化的關(guān)鍵用語等。 泛普OA打通知識(shí)庫與業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)最關(guān)鍵！第一步建立知識(shí)管理框架和制度，第二步實(shí)現(xiàn)知識(shí)庫和流程節(jié)點(diǎn)的銜接。當(dāng)前的任務(wù)是盡量積累，豐富知識(shí)庫，當(dāng)流程梳理完成之后再做對(duì)接。2013年完成一部分業(yè)務(wù)知識(shí)架構(gòu)，2014年上半年其他業(yè)務(wù)部分完成，通過2014年下半年積累，2014年底開始打通知識(shí)庫與業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)。