淺談項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)的層級(jí)

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OA辦公系統(tǒng)是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理成熟度，pmo可以分成不同的層級(jí)。

第一級(jí): 項(xiàng)目控制辦公室

這通常是一個(gè)處理大的、復(fù)雜項(xiàng)目的辦公室（例如Y2K項(xiàng)目），它通常針對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目，但是該項(xiàng)目太大并且太復(fù)雜以至于需要多重進(jìn)度計(jì)劃，這些進(jìn)度需要整合為一個(gè)整體的項(xiàng)目群進(jìn)度。

項(xiàng)目控制辦公室可能有多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)立地對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度負(fù)責(zé)，并且按照那些進(jìn)度計(jì)劃，其相關(guān)的資源需求、相關(guān)的成本都被整合到了整體的項(xiàng)目群進(jìn)度中。

一位項(xiàng)目群經(jīng)理或者一個(gè)項(xiàng)目總經(jīng)理（項(xiàng)目總監(jiān)）對(duì)于整合所有的進(jìn)度計(jì)劃、所有的資源需求和成本負(fù)責(zé)，以便保證項(xiàng)目群可以作為一個(gè)整體以滿足其最終期限、里程碑和可交付成果。

第二級(jí)：部門項(xiàng)目管理辦公室

部門級(jí)項(xiàng)目管理辦公室可能還被要求對(duì)單個(gè)項(xiàng)目提供支持，但是其挑戰(zhàn)是需要整合大量的不同規(guī)模的多項(xiàng)目，從短期的需要兩個(gè)資源的動(dòng)議到需要許多資源、大量資金和復(fù)雜技術(shù)整合的幾個(gè)月或幾年的項(xiàng)目。

第二級(jí)項(xiàng)目管理辦公室的價(jià)值在于它開(kāi)始在組織一級(jí)來(lái)整合資源，因?yàn)樵诮M織層級(jí)，資源控制開(kāi)始對(duì)于項(xiàng)目管理體系的回報(bào)提供較高的價(jià)值在第一級(jí)或者是單個(gè)項(xiàng)目層級(jí)，項(xiàng)目管理的應(yīng)用對(duì)于項(xiàng)目產(chǎn)生顯著的價(jià)值是因?yàn)轫?xiàng)目開(kāi)始有了可重復(fù)性：項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃成為了在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間以及組織管理層之間的溝通工具。在第二級(jí)以及更高層級(jí)，項(xiàng)目管理辦公室同樣具有這些作用，但是它也開(kāi)始在管理跨項(xiàng)目的資源時(shí)提供更高的效率。

當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目爭(zhēng)奪一個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)師時(shí)，第二級(jí)項(xiàng)目管理辦公室通過(guò)建立項(xiàng)目管理體系以解決對(duì)于公共資源需求的沖突并且確定項(xiàng)目的相對(duì)優(yōu)先級(jí)，因此高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目得到他們所需的資源而低優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目或者被延期或者取消。

第二級(jí)項(xiàng)目管理辦公室使得組織可以確定何時(shí)存在資源短缺，并且有足夠的信息以便決定是否雇傭額外的資源。

第三級(jí)：企業(yè)項(xiàng)目管理辦公室

很多組織有跨部門的項(xiàng)目需求。IT部門可能牽頭一個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，但是這個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目需要其他業(yè)務(wù)部門如銷售、市場(chǎng)和生產(chǎn)部門的輸入。所有這些需求都需要統(tǒng)籌考慮，否則很多情況下就會(huì)在部門之間造成資源沖突。

公司級(jí)項(xiàng)目管理辦公室用來(lái)解決相互競(jìng)爭(zhēng)的資源需求，同時(shí)盡力需求可以在公司范圍內(nèi)共享的公共資源。例如，在公司的多個(gè)部門可能都有機(jī)械工程師，企業(yè)一級(jí)的項(xiàng)目管理辦公室可以使得對(duì)這些全公司范圍內(nèi)的資源的跟蹤成為可能。

OA辦公系統(tǒng)最早出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代初期。當(dāng)時(shí)OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，更多被企業(yè)用來(lái)“管制”項(xiàng)目經(jīng)理，而不是為他們提供項(xiàng)目管理的方向和指導(dǎo)。在9年代后期，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作中統(tǒng)一管理的需要變得越來(lái)越明顯，OA辦公系統(tǒng)隨之大量地出現(xiàn)。不論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來(lái)說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)都被證明是理想的選擇。一個(gè)中心的來(lái)源獲得整個(gè)企業(yè)的所有項(xiàng)目活動(dòng)的完整印象。企業(yè)項(xiàng)目管理辦公室可以從公司角度為項(xiàng)目設(shè)立優(yōu)先級(jí)。