中電投的“管理魔方”

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北京復(fù)興門的一角，佇立著三棟灰色大樓，其中一座的正面，中國(guó)電力投資集團(tuán)幾個(gè)大字赫然醒目，這也正是本文的主角。

走進(jìn)中電投的旋轉(zhuǎn)門，前臺(tái)小姐上來(lái)詢問(wèn)并登記訪客。

等待之際，筆者閑來(lái)一瞟，前臺(tái)電腦屏幕上的一個(gè)紅色小標(biāo)吸引了目光——A6。

中電投總部百十來(lái)號(hào)人，分散在10多層的大樓里，彼此見(jiàn)面靠電梯，但溝通并不需要這么麻煩，中電投A6協(xié)同辦公系統(tǒng)全部搞定。這不，從一進(jìn)門就能尋到A6的影子。

“上班一來(lái)，電腦一開(kāi)，上網(wǎng)查資料之前先上A6上瞧瞧，這幾乎成為了每個(gè)人的工作習(xí)慣?！敝须娡缎畔⒒呒?jí)主管宋怡強(qiáng)一邊說(shuō)著，一邊帶著筆者走進(jìn)了他的辦公室。

宋主管隨手打開(kāi)了筆記本電腦，熟練的輸入了帳戶和密碼，開(kāi)始講述中電投與協(xié)同辦公系統(tǒng)的默契配合。

協(xié)同軟件易用嗎？

中國(guó)電力投資集團(tuán)下屬13個(gè)子公司，每個(gè)子公司又平均管控10多個(gè)基層電廠，這樣一來(lái)，上百家大大小小的企業(yè)都有可能與集團(tuán)總部發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)?！斑@么多下屬企業(yè)和電廠，我們不可能一一去企業(yè)看，要想詳細(xì)的了解的各單位的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，確實(shí)有難度?！边@可給中電投信息化高級(jí)主管宋怡強(qiáng)出了難題，琢磨來(lái)琢磨去，發(fā)現(xiàn)要想編好這只“溝通網(wǎng)”得找個(gè)幫手。有了這個(gè)想法，宋主管整日開(kāi)始網(wǎng)上搜索信息。最終，一則廣告鎖住了他的目光，用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件闖進(jìn)了中電投辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的候選名單中。

“去打個(gè)電話問(wèn)問(wèn)，用友致遠(yuǎn)的A6產(chǎn)品怎么樣？看看能不能滿足我們的要求？”宋主管一聲令下，信息中心的工作人員撥通了用友致遠(yuǎn)的咨詢專線。

得知有購(gòu)買意向的客戶主動(dòng)打電話咨詢，用友致遠(yuǎn)京津大區(qū)行業(yè)部的銷售總監(jiān)尹紅旗自然興奮，但當(dāng)他真正與中電投宋怡強(qiáng)面對(duì)面之后，情況并不樂(lè)觀，合作的前景似乎很渺茫。
用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件為產(chǎn)品化交付，而中電投的需求復(fù)雜而精細(xì)，要想實(shí)現(xiàn)合作，非得定制開(kāi)發(fā)。如此一來(lái)，合作陷入了僵局。

公平競(jìng)爭(zhēng)，投標(biāo)見(jiàn)分曉。2005年10月，5家協(xié)同OA 廠商同場(chǎng)競(jìng)技。用友致遠(yuǎn)準(zhǔn)備了1個(gè)小時(shí)的產(chǎn)品介紹，中電投卻只給了15分鐘。產(chǎn)品說(shuō)明，成功案例展示，中電投項(xiàng)目分析，投標(biāo)在緊張的進(jìn)行著?！叭绻?分鐘內(nèi)，中電投的員工不能學(xué)會(huì)使用a6來(lái)安排一項(xiàng)工作，我們的產(chǎn)品免費(fèi)給您使用。”當(dāng)只剩下1分鐘的時(shí)候，用友致遠(yuǎn)以一句出人意料的結(jié)語(yǔ)一舉中標(biāo)。

合作由此開(kāi)始。雙方經(jīng)過(guò)協(xié)商，A6在產(chǎn)品基礎(chǔ)上進(jìn)行小部分的定制開(kāi)發(fā)以滿足中電投的大部分需求。

協(xié)同軟件可靠嗎？

如今，中電投使用A6已近兩年了。每當(dāng)中電投宋主管與用友致遠(yuǎn)銷售人員談到A6時(shí)，總會(huì)說(shuō)起剛試用時(shí)那一段趣聞。

那時(shí)，A6剛剛實(shí)施完畢，正在中電投集團(tuán)總部試用。集團(tuán)員工小李心想，據(jù)說(shuō)A6系統(tǒng)通過(guò)自定義流程，還能給老板發(fā)協(xié)同，反正也是試用，何不試試看。新建事項(xiàng)，設(shè)定流程，發(fā)送，2分鐘內(nèi)，小李給老板的一份協(xié)同就這樣傳送出去。

“A6系統(tǒng)您有新消息”，中電投宋主管的電腦上閃現(xiàn)出了這樣一行提示， 點(diǎn)開(kāi)一看， 總感到莫名其妙，不僅感慨“這A6也太透明了，普通員工平時(shí)肯定不敢給我打電話，可這協(xié)同可是誰(shuí)都可以法啊！”。

當(dāng)然，這種情況只會(huì)出現(xiàn)在試用階段，正式使用后，發(fā)送者都將是實(shí)名制，估計(jì)員工也不會(huì)冒著被炒魷魚(yú)的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)開(kāi)等玩笑。但笑談過(guò)后，卻留下了很多思考。

其實(shí)，在企業(yè)中，尤其是龐大的集團(tuán)企業(yè)，上下級(jí)之間的溝通和交流幾乎沒(méi)有，部門多，職位層級(jí)多，即使好學(xué)上進(jìn)的員工，打算建言獻(xiàn)策，也苦于沒(méi)有渠道。A6協(xié)同管理系統(tǒng)的啟用提供了一種在線交流的方式。在A6平臺(tái)上，柔性流程的設(shè)定，可以將文檔發(fā)往預(yù)期的接受者那里，不受時(shí)間、空間的限制。同時(shí)，協(xié)同發(fā)送后，發(fā)送者還可以繼續(xù)跟蹤接受者的處理情況。如果對(duì)方?jīng)]有及時(shí)反饋，A6的催辦功能能夠再次提醒信息接受者，因此，不用擔(dān)心錯(cuò)過(guò)任何重要信息。

透明度高，可視化流程等特點(diǎn)也正是中電投與A6結(jié)緣的關(guān)鍵因素之一。中電投在全國(guó)均設(shè)有分支機(jī)構(gòu)，將這些分散的信息整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，構(gòu)建完整的溝通體系，是中電投的管理層一直努力追求的目標(biāo)。A6進(jìn)駐中電投之后，打通了地域的限制，實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空的信息交流。分支機(jī)構(gòu)作為集團(tuán)總部的一個(gè)虛擬部門出現(xiàn)在 A6系統(tǒng)中，只要登錄中電投集團(tuán)協(xié)同管理系統(tǒng)，就能夠進(jìn)入a6信息平臺(tái)上，在這里就可以接收、發(fā)送協(xié)同信息，查看文件和公告等。

原來(lái)總是擔(dān)心發(fā)郵件會(huì)丟失，QQ留言會(huì)看不到，但在A6平臺(tái)中，只要設(shè)定好流程，一個(gè)協(xié)同發(fā)出去，就放心等回復(fù)吧，信息100%“丟”不了。這可是省了不少事兒，長(zhǎng)途電話費(fèi)省了，丟失電子郵件的機(jī)率小了，打印機(jī)和傳真機(jī)也可以暫時(shí)下崗了，A6一攬子都干了，而且信息無(wú)衰竭，保證傳到位。

協(xié)同軟件兼容嗎？

中電投協(xié)同辦公系統(tǒng)到來(lái)之前，其辦公自動(dòng)化家族中已經(jīng)有不少的成員，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、生產(chǎn)信息系統(tǒng)CPI，這些成員可都是資格老的前輩，A6這位新成員如何與大家和睦相處呢？為了解決這個(gè)問(wèn)題，避免使用者反復(fù)登陸不同系統(tǒng)，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，A6特別為已經(jīng)使用的系統(tǒng)進(jìn)行了移植和接入。

A6成了不同系統(tǒng)進(jìn)入的門戶，與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了銜接。中電投的內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)遷移到協(xié)同系統(tǒng)中，其中“經(jīng)濟(jì)運(yùn)行”欄目的首頁(yè)，能夠顯示集團(tuán)資本運(yùn)行情況以及生產(chǎn)、發(fā)電狀況。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)CPI重要信息的錄入與查閱的權(quán)限式管理。下屬電廠每天的發(fā)電量，傳送狀況都可以在A6上查到最新動(dòng)態(tài)，管理者能夠隨時(shí)了解電廠情況，做到心里有數(shù)。

除此之外，當(dāng)有來(lái)自集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的處理要求時(shí)，協(xié)同辦公桌面也會(huì)同時(shí)產(chǎn)生提示消息,報(bào)銷系統(tǒng)用戶就可以通過(guò)提示消息中的鏈接，直接登錄到報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行處理，免去了退出協(xié)同系統(tǒng)，再進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的繁瑣環(huán)節(jié)。

A6搭舞臺(tái)，系統(tǒng)齊唱戲。各類協(xié)同辦公系統(tǒng)不能各自為政，互不干涉，這樣將給使用者帶來(lái)不少煩惱。光記用戶名和密碼就夠愁人的，再加上反復(fù)多次的推出登陸，估計(jì)人人都將對(duì)此心生不滿，埋怨辦公自動(dòng)化帶來(lái)的額外負(fù)擔(dān)，漸漸放棄使用OA系統(tǒng)。這也正是很多企業(yè)雖然擁有OA系統(tǒng)，但始終沒(méi)有應(yīng)用起來(lái)的原因。A6將中電投的所有常用的辦公系統(tǒng)整合，通過(guò)移植、提示和鏈接的方式完成不同系統(tǒng)間的便捷轉(zhuǎn)換。A6將中電投的協(xié)同辦公系統(tǒng)家族中的成員連在了一起。

協(xié)同軟件能定制嗎？

中電投總部的辦公大樓中有整個(gè)一層的會(huì)議室，一年到頭大會(huì)小會(huì)不斷。但由于各部門開(kāi)會(huì)沒(méi)有互相通氣，經(jīng)常出現(xiàn)開(kāi)會(huì)“撞車”。為了滿足客戶的需求，A6在原有功能的基礎(chǔ)上，特別為中電投量身定做了“會(huì)議管理”功能。

別小瞧了這會(huì)議管理功能，這對(duì)集團(tuán)型企業(yè)的用處可不小。原來(lái)，傳達(dá)室老大爺干的事情，現(xiàn)在也都信息化了。以前，開(kāi)會(huì)找會(huì)議室可是費(fèi)了勁，各部門開(kāi)會(huì)正常扎堆，而會(huì)議室有限，只能先到先占，來(lái)晚的就得另尋他所。一部門的人經(jīng)常上下樓的折騰，找地方開(kāi)會(huì)，時(shí)間浪費(fèi)了，人也折騰得沒(méi)心情開(kāi)會(huì)了。

這次中電投上A6，特別提出了會(huì)議室管理的需求。會(huì)議室管理功能模塊可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)，各個(gè)部門指定相關(guān)人員可以在線預(yù)約，并且在申請(qǐng)與批復(fù)時(shí)都有信息提示。

根據(jù)中電投集團(tuán)的會(huì)議室管理、應(yīng)用現(xiàn)狀，結(jié)合中電投集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會(huì)議室管理規(guī)定，開(kāi)發(fā)定制會(huì)議室管理功能模塊。在這個(gè)模塊中，會(huì)議室管理員可以整理錄入、維護(hù)會(huì)議室信息，根據(jù)會(huì)議室的配置與會(huì)議申請(qǐng)者的角色相對(duì)應(yīng)進(jìn)行會(huì)議室的級(jí)別化分，可以對(duì)于會(huì)議室的占用情況多角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

同時(shí)，各個(gè)部門指定相關(guān)人員可以進(jìn)行會(huì)議室的預(yù)定，申請(qǐng)與批復(fù)時(shí)都有信息提示。會(huì)議室管理員在接受到申請(qǐng)后，可以對(duì)會(huì)議的地點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整或根據(jù)會(huì)議規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)分配相應(yīng)配置的會(huì)議室。
不僅如此，會(huì)議室的統(tǒng)計(jì)功能能夠?qū)?huì)議室在某段時(shí)間內(nèi)的使用情況進(jìn)行匯總，并按照部門、時(shí)間和不同會(huì)議室進(jìn)行查詢，對(duì)于各個(gè)部門的會(huì)議召開(kāi)情況可以一目了然。

“中電投總部的員工只要來(lái)辦公室上班的，上線率就是100%”宋怡強(qiáng)對(duì)目前中電投A6系統(tǒng)的使用情況表示滿意。

A6簡(jiǎn)單易用帶來(lái)了中電投的高上線率，讓全員登上了企業(yè)信息化的第一臺(tái)階；
A6透明清晰的工作流程實(shí)現(xiàn)了中電投內(nèi)部的順暢溝通，大大提高了全員的工作效率；
A6信息平臺(tái)的搭建打通了不同系統(tǒng)的相互對(duì)接，消除了系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換的繁瑣過(guò)程；
A6會(huì)議管理的開(kāi)發(fā)幫助集團(tuán)型企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，避免因信息不暢帶來(lái)的額外協(xié)調(diào)；

如今，A6在中電投集團(tuán)里成了“香餑餑”?，F(xiàn)在，中電投的老總們?cè)缟?：00多準(zhǔn)時(shí)上線，每晚最后一個(gè)下線，成了集團(tuán)里上A6 最早、下A6最晚的人。每天集團(tuán)內(nèi)部都有近百人在線，A6成了中電投每日辦公的必備工具。(amt)