辦公用oa系統(tǒng)

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 　　中國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經(jīng)濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。此時的OA系統(tǒng)的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實辦公其實就是辦文。

　　隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現(xiàn)在強調(diào)的知識管理，強調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜，流轉(zhuǎn)時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機構(gòu)和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實現(xiàn)整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。

　　在此種情況下，OA作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡(luò)上并利用了計算機技術(shù)的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎?如果我們仔細觀察市面上的OA產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實和困境。這也是我們的客戶對OA不滿意的焦點所在。

　　一、辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了五個階段：

　　第一個階段

　　從PC機加上個人辦公軟件實現(xiàn)的文字處理，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，大家主要是實現(xiàn)文字處理，就是單機的辦公自動化;

　　第二個階段

　　局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應(yīng)該在90年代;

　　第三個階段

　　即在21世紀初期，這個階段的特點是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理為目標的辦公自動化。

　　第四個階段

　　即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶(互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站)，與組織內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。

　　弟五個階段

　　也就是移動化階段。隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，OA進入了移動化階段。移動OA使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA同時也引入了基于GPS的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動審批等等移動功能”

　　二、把OA應(yīng)用推向了新的高度。

　　1、第一代OA以email、個人ofice辦公軟件處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道。

　　2、第二代OA主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實現(xiàn)。這些功能對于企業(yè)沒有實際的大的幫助。而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對軟件公司的要求也不高。但是這類對企業(yè)沒有起到實際的使用價值。

　　3、第三代OA第二代的OA產(chǎn)品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什么問題?企業(yè)用了辦公自動化到底解決了什么問題。實際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時我們也不能忽略技術(shù)的影響。因此我們需要第三代的OA系統(tǒng)。

　　4、第四代OA當我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，我們經(jīng)常需要進行退出一個系統(tǒng)然后再進入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應(yīng)商提供的多個系統(tǒng)，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)風毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。