賽飛軟件分享：關(guān)于OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用的思考

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        辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System）是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。

       辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要面向組織中的業(yè)務(wù)管理層，為各種類(lèi)型的文案工作提供支持，通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，支持辦公室的各項(xiàng)信息處理工作，協(xié)調(diào)不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯(lián)系，提高辦公活動(dòng)的工作效率和質(zhì)量。不同組織中的辦公業(yè)務(wù)是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都具有通過(guò)文字處理、桌面印刷、電子化文檔進(jìn)行文檔管理；通過(guò)數(shù)字化日歷、備忘錄進(jìn)行計(jì)劃和日程安排；通過(guò)桌面型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理；通過(guò)電子郵件、語(yǔ)音信箱、數(shù)字化傳真和電視會(huì)議等形式進(jìn)行信息聯(lián)絡(luò)與溝通的功能。

       1 OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

       1.1 提高效率。

       特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復(fù)雜，每個(gè)人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策，尤其是在那些分工細(xì)致，管理嚴(yán)格的企業(yè)。通過(guò)OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

      1.2 空間巨大。

      傳統(tǒng)的辦公手段在人少時(shí)操作方便，但員工規(guī)模較大時(shí)就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源，空間巨大。

      1.3 辦公安全性高。

      辦公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進(jìn)入，保證了信息的安全。

       1.4 使用方便。

       其功能龐大，單位可以根據(jù)需要自己定制服務(wù)內(nèi)容，滿(mǎn)足不同的需求。

       2 OA辦公系統(tǒng)的特性

       主要包括：獨(dú)創(chuàng)web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用程序全部自動(dòng)傻瓜安裝，建立企業(yè)信息中樞只需幾分鐘；客戶(hù)機(jī)無(wú)需安裝專(zhuān)用軟件，使用瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)全球辦公；無(wú)線(xiàn)OA新概念，結(jié)合手機(jī)短信、手機(jī)瀏覽器實(shí)現(xiàn)無(wú)線(xiàn)辦公應(yīng)用；支持任意多級(jí)部門(mén)/成員單位模式，靈活定義角色權(quán)限，全面面向集團(tuán)應(yīng)用；內(nèi)置工作流系統(tǒng)，通過(guò)傲視同群的可視化“智能表單設(shè)計(jì)”、靈活的圖形化自定義流程，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的管理，文件流轉(zhuǎn)及審批；完善靈活的菜單自定義機(jī)制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機(jī)版系統(tǒng)，具有良好的擴(kuò)展性；獨(dú)特的界面主題，允許每個(gè)用戶(hù)選擇不同風(fēng)格的界面及自定義桌面；主界面圖片和文字亦可靈活設(shè)置；內(nèi)置Office文檔在線(xiàn)編輯控件，支持文檔自動(dòng)上傳，手寫(xiě)簽名、電子印章、全文批注，可設(shè)置文件閱讀或下載打印權(quán)限；集成IM Anywhere即時(shí)通訊工具，實(shí)現(xiàn)類(lèi)似企業(yè)QQ 的即時(shí)消息、文件發(fā)送與共享、消息廣播等；集成Internet 郵件管理組件，提供 Web方式的遠(yuǎn)程郵件服務(wù)；集成網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)組件，提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案；集成商業(yè)管理組件，輕松的管理客戶(hù)、供應(yīng)商資料、銷(xiāo)售合同和產(chǎn)品銷(xiāo)售記錄；集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種途徑；集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會(huì)議管理、車(chē)輛管理、工作計(jì)劃等模塊，提供企業(yè)管理者全新的管理工具；支持外部人員管理，OA可作為企業(yè)對(duì)外的窗口和與業(yè)務(wù)伙伴聯(lián)絡(luò)的紐帶；通過(guò)USB 用戶(hù)KEY 身份認(rèn)證、系統(tǒng)訪問(wèn)控制、系統(tǒng)安全設(shè)置、系統(tǒng)資源管理，確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運(yùn)行；提供表單手寫(xiě)簽章、OA精靈、即時(shí)通訊、視頻會(huì)議、通用報(bào)表、進(jìn)銷(xiāo)存等豐富的可選組件功能支持。

       3 OA 辦公系統(tǒng)的適用范圍

       那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)？幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體是：

       3.1 信息化尚未入門(mén)的企業(yè)

       由于沒(méi)有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化（OA），注OA 有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開(kāi)展。

       3.2 信息化失敗的企業(yè)

       信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開(kāi)始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。

       3.3 缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

       信息化投入一般比較昂貴，在沒(méi)見(jiàn)到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此，對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化（OA），有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

       3.4 已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)

       辦公自動(dòng)化（OA）與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

       4 如何在企業(yè)推廣OA 系統(tǒng)

       4.1 統(tǒng)一思想，全員行動(dòng)

       OA 系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù)，特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來(lái)確定。同時(shí)，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對(duì)于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫(xiě)板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。

       4.2 充分運(yùn)用個(gè)性化的服務(wù)

       OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù)，特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來(lái)確定。同時(shí)，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對(duì)于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫(xiě)板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。

       4.3 要對(duì)全體員工進(jìn)行使用培訓(xùn)，保證使用效果

       特別是企業(yè)內(nèi)部使用，培訓(xùn)是必須的。有關(guān)部門(mén)可采用集中授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)等方式進(jìn)行，針對(duì)不同的人員和不同的權(quán)限分開(kāi)培訓(xùn)，保證使員工了解其操作原理以及相關(guān)的方法，從而提高使用效果。

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