賽飛軟件分享：中小企業(yè)如何更好地上協(xié)同軟件

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       中國80%－90%的企業(yè)都是中小型企業(yè)，從IT應(yīng)用歷史來看不足10年的居多，從應(yīng)用規(guī)模來看普遍少于1000臺電腦。在多樣化的管理軟件選擇之中，協(xié)同軟件不失為一種非常好的選擇。那么如何更好地上協(xié)同軟件項目呢？

  可能提到協(xié)同軟件，大部分中小企業(yè)的CIO會覺得這是大型企業(yè)才會考慮的項目，理由當(dāng)然很多了，什么人員素質(zhì)低、計算機(jī)不熟悉、管理相對混亂等等。其實這是對協(xié)同軟件與中小企業(yè)的價值缺乏正確的認(rèn)識。

  協(xié)同軟件的必要性表現(xiàn)為三個點：

  第一、中小企業(yè)普遍信息化建設(shè)相對滯后，大部分所謂的信息化僅僅實現(xiàn)了財務(wù)或業(yè)務(wù)等部門的局部信息化，因此在管理過程中，非結(jié)構(gòu)化信息比結(jié)構(gòu)化信息的比重大很多，而管理非結(jié)構(gòu)化信息正好是協(xié)同軟件的優(yōu)勢。

  第二、協(xié)同軟件的工作流管理正好可以幫助中小企業(yè)的管理風(fēng)格和組織行為方式從混亂狀態(tài)通過流程化、模板化和透明化走向規(guī)范，輔助提高企業(yè)的管理水平和管理實效。  

  第三、協(xié)同軟件應(yīng)用范圍大，使得企業(yè)中絕大多數(shù)人都可以使用，并且由于高易用性和高性價比，使得上協(xié)同軟件的風(fēng)險大大低于ERP等復(fù)雜的系統(tǒng)，因此協(xié)同軟件非常適合信息化應(yīng)用水平相對低下的企業(yè)，事實上協(xié)同軟件正扮演著全員信息化第一臺階的使命。

       如果即將選擇實施協(xié)同軟件，那么要注意以下三點問題。

  首先，要確定項目方式，究竟是選擇項目化定制開發(fā)還是標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，這是一個很關(guān)鍵的問題，對絕大多數(shù)中小企業(yè)而言，由于項目型定制開發(fā)需要高素 質(zhì)的專業(yè)人員進(jìn)行需求分析，資金投入大，實施周期長，因此風(fēng)險非常大，而標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品不失為最佳的選擇，市場上協(xié)同軟件產(chǎn)品日益成熟，相對項目型開發(fā)實施周期非常短，并且可以通過持續(xù)的升級對用戶單位的IT投資進(jìn)行保值和增值。

  當(dāng)選擇了協(xié)同軟件后，CIO也不要幻想10天8天就能全面改變辦公面貌。一定要作階段性規(guī)劃。階段性規(guī)劃的要點在于對企業(yè)的現(xiàn)狀充分評估，充分預(yù)計軟件對于企業(yè)的具體應(yīng)用價值和改變原有習(xí)慣的挑戰(zhàn)，合理地劃分多個階段，設(shè)定階段性應(yīng)用目標(biāo)，按計劃循序漸進(jìn)逐步達(dá)成最終的理想應(yīng)用。

  注重應(yīng)用的經(jīng)常性和關(guān)鍵性之間的合理平衡，協(xié)同軟件的功能非常多，有適合個人的，也有幫助與他人之間達(dá)成合作的，還有信息發(fā)布類、互動討論類的。大多數(shù)CIO在這個問題上都陷入了傳統(tǒng)OA的誤區(qū)，談協(xié)同辦公必談公文處理，甚至把公文處理作為項目最重要的目標(biāo)，公文雖然是企業(yè)管理中最關(guān)鍵的信息，其產(chǎn)生和處理的過程也確實需要協(xié)同軟件，但公文處理涉及的人員只是企業(yè)中非常少的一部分人，從信息化的角度對全局性影響并不大，在這種重公文輕協(xié)作的觀念引導(dǎo)下，出現(xiàn)了諸多早期上OA普遍花百萬巨資卻只有10個人在用的尷尬局面。有經(jīng)驗的CIO會選擇那種經(jīng)常性的應(yīng)用，特別是群體參與性強(qiáng)的應(yīng)用作為第一階段的應(yīng)用重點，如公告能充分發(fā)揮協(xié)同軟件信息發(fā)布范圍大、發(fā)布快的特點，再如討論區(qū)，這種在現(xiàn)實中需要特定的時空才有可能實現(xiàn)的應(yīng)用在協(xié)同軟件上正好 是大顯神通的地方，一定要通過對全員的參與的共性應(yīng)用進(jìn)行引導(dǎo)和推動，才能實現(xiàn)“細(xì)雨潤物悄無聲”式的全員信息化普及。

原文來自網(wǎng)易博客*山茶

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