企業(yè)選型中要恪守的關鍵原則

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對于許多企業(yè)來說，評估軟件似乎輕而易舉，直到它們不能自拔。第一次就做出正確的選擇其實并不困難，難就難在這個過程已經(jīng)耗費了大量的時間和精力。

一提到自動化，公司管理者腦海中出現(xiàn)的第一個念頭就是：“這會不會是一場代價高昂的錯誤？”但是如果你能夠嚴格遵守一些關鍵性原則的話，這個問題將不復存在。

在你開始權衡各種解決方案之前，先找出實際運作中涉及到的所有文件、表格或者報告。這些文件能告訴你，過去或現(xiàn)在哪些東西是重要的。你可能用不著文件上所有的信息，但只要是你能用到的，上面都會有記載。

為公司里每個員工列示一份工作程序清單，這將是組成一個“需求文件”的起點，你還可以利用它去比較不同的應用程序。如果僅將眾多文件整理歸檔是遠遠不夠的，你應該仔細閱讀它們。檢查每一個步驟并自問：“這一步如何才能為顧客增加價值？”很多時候，在安裝一個全新的或升級版的技術解決方案之前，公司完全可以自行決定削減某些程序并改進工作流。

隨后就到舉行頭腦風暴的時候了。這將非常有意思，所有團隊成員都集中在一起舉行一次off-site座談會，暢想未來的種種可能性。在開會的這段時間里，拋開實際操作中有關成本、時間、技術以及人員的煩惱，不要讓任何東西阻礙創(chuàng)意的涌現(xiàn)。

發(fā)揚團隊精神共同尋求改善企業(yè)運作的創(chuàng)新方法。有很多創(chuàng)意的成本可能非常小，或者根本不存在邊際成本。然而，如果沒有人提出這些創(chuàng)意的話，企業(yè)將來可能就用不上它們。

下一步，將新創(chuàng)意與現(xiàn)有的流程集中起來，將它們分別歸為下列三類：

●絕對需要的。如果解決方案缺少了它們，便無法運作。

●希望有的。這項功能可以幫助你改進流程。

●感興趣的列表。如果有該功能當然好，但它們并不會影響最終決定。

這份列表就是你的“系統(tǒng)要求”。把這張“購物單”出示給不同的賣家，他們會向你建議各種解決方案來幫助你實現(xiàn)目標。

如果沒有一張詳細的清單，軟件銷售人員賣給你的只會是他們賣得最好的東西。他們甚至不問你需要什么，就向你推薦所謂完美的解決方案。所以，你必須要求賣家針對你的需求做出回應。這樣，你就可以了解每個系統(tǒng)的細節(jié)并做出比較了。實際上，每種軟件解決方案都存在著成功的可能性。同樣，如果應用不當，或操作它的人希望它失敗，又或者系統(tǒng)本身的性質與組織不相容，它就有可能失敗。你必須投入一定的時間和資源來仔細評估各個系統(tǒng)之間的細微差別，因為就是這些細微的差別，可以幫助你找到更適合自己的軟件。

選擇賣家。你已經(jīng)做好了準備工作，現(xiàn)在你要確定哪個賣家能向你提供滿足需求的解決方案。

雖然軟件的價格不應成為購買與否的決定性因素，但還是應該在考慮范圍之內的。如果你的預算是15萬美元，那就完全沒必要在那些上百萬美元的解決方案上浪費太多時間。還有，不要理睬那些專門針對某種硬件的解決方案，除非你擁有重要的“平臺”要求。請記住，找到你所需要的有助于公司業(yè)務運作的軟件功能，要比所謂最低的價格或者適合你的硬件平臺的軟件重要得多。

將解決方案的考察數(shù)量縮小到三至四種。如果方案太多，你就很難記清楚各個軟件包分別具備哪些特點。另外，大多數(shù)公司也沒有太多的時間或資源去評估更多的軟件。在考察的過程中，不妨將公司現(xiàn)在的賣家也考慮進來。因為有時候，某種看起來缺少的功能實際上早就在那兒了，只是公司里還沒有人學過如何使用它而已。既然更換賣家并非易事，沿用你已知的系統(tǒng)會簡單容易得多。你只需付出最小的努力便可學會如何使用現(xiàn)有軟件的其他功能，并能給企業(yè)創(chuàng)造出最大的價值。

在縮小選擇范圍之后，再進一步做些調查，以便更全面地了解你所選擇的軟件包。瀏覽每個賣家的信息頁面，并且登錄他們的網(wǎng)站。另外，你還可以要求賣家制作一個簡單的表格，為你提供多種產(chǎn)品的信息，從而簡化挑選軟件的過程。

實際上，每個賣家都想擁有一次向你進行產(chǎn)品展示（demo）的機會。但是你要小心，這些展示都是精心設計用來招徠顧客的。他們只會展示軟件完美的一面。在演示過程中，銷售人員會掩蓋軟件可能造成的延誤，讓你認為數(shù)據(jù)錄入似乎輕而易舉。所以，你必須去了解這個系統(tǒng)在你的企業(yè)中將如何運作。把你希望得到的軟件功能列出來，如果可能的話，使用你自己的數(shù)據(jù)進行演示。

在與賣家碰面之前，要確保：

●他們已經(jīng)詳細研究過了你的需求，并且擁有可行性解決方案。

●他們知道必須向你展示那些關鍵任務流程。

●準備好一個展示計劃（demo plan）與評估程序，以備挑選軟件的人員使用。

向推薦購買人求證。在拜訪或電話聯(lián)系推薦購買人時，你要提前做好準備。不要只問：“你喜歡這套系統(tǒng)嗎？”或者“這套系統(tǒng)有用嗎？”請記住，賣家不會讓你去問那些對他們不利的推薦人的。

要真正了解軟件的真實細節(jié)，你可以問推薦人：“如果讓你重新應用這套系統(tǒng)，你會做何改變？系統(tǒng)實施能否按時進行，能否控制在預算之內？在啟動的過程中有沒有意外發(fā)生？”這些問題有助于你從推薦人那里了解到真正有用的東西，獲取做出決策的有價值的信息。

制定決策的過程是成功的關鍵。如果系統(tǒng)是由一小群人——例如信息部門或公司總裁——選擇的，那么一旦實施失敗，這是他們自己的責任。如果整個團隊都參與到了決策過程中，那么整個集體都要對此負責。團隊中的所有人都會因此而加倍努力，以證明他們做出的選擇是正確的。

最后，高級領導層必須給予支持并且勇于承擔變革的責任，否則系統(tǒng)將不可避免地走向失敗。必須確保最終使用這一系統(tǒng)的員工對該項目持贊同態(tài)度，并且理解將由此所帶來的諸多挑戰(zhàn)。要讓他們了解項目最新的進展，并征求他們的意見。

如果這些員工擔心成本問題，要幫助他們認識到軟件并不只是一項要提取折舊的資產(chǎn)，不能把一套軟件的成本與他們比較熟悉的運貨卡車和庫存貨品來進行比較。我們應該把軟件投資看作一項運營費用。以五年60個月為一個周期來計算，如果每月支出2000美元的話，你需要投入的成本約為10萬美元。因此，如果由于引入該系統(tǒng)，你得以少雇一個新員工，那么這10萬美元就花得非常值得。所以，把系統(tǒng)的成本當作支付給員工的工資，大多數(shù)管理者都會接受這一觀點。

創(chuàng)造一種雙贏局面。選擇的最后一步是談判。有些人把談判當作與賣家進行的一場戰(zhàn)斗，但是你要記住，你的談判對手將對你的成功起到舉足輕重的作用。所以，創(chuàng)造雙贏局面才是最佳的選擇。

如果你通過談判獲得了最低價格，但是良好的商業(yè)判斷力告訴我們，產(chǎn)品價格的降低可能是由于其他方面的不合格。為了削減成本，賣家一般會在后繼的培訓和技術支持上偷工減料，這樣，你可能永遠都無法讓這套系統(tǒng)運作起來。如果你在軟件容易出問題的時候尋求賣家的幫助，而此時他正接洽一個更好的合同，賣家肯定會把所有的注意力都投入到對方身上。大多數(shù)系統(tǒng)的價格都可以打折，但是有經(jīng)驗的賣家會等到真正達成交易之時才做出實質性的讓步。所以，你要明確告訴賣家你已經(jīng)選中他，以表示自己的誠意。然后與他們協(xié)作，從而達成一個符合雙方最佳利益的交易。

即使你對改變系統(tǒng)不感興趣，上述流程對你的組織依然有所幫助。你可能會發(fā)現(xiàn)公司目前還沒有采用的其他可選方案。即使你無意投資新系統(tǒng)，每年也應該列出一份有助于公司業(yè)務運作的軟件特性與功能需求清單。詢問你的賣家是否能滿足你的這些需求。同時與賣家合作，看他們是否能夠在系統(tǒng)里增加你所需要的這些功能。再次聲明，更換賣家并非易事。

最后一條建議是：計算機技術與商業(yè)世界始終處于不斷變化之中，如果你開始了一項挑選軟件的任務，就一定要在六個月內做出最后決策。因為一旦時間過長，正確的決定就有可能變成錯誤的選擇。通常，軟件供應商每年都會升級他們的系統(tǒng)，硬件的更新是每六個月一次，而商業(yè)要求則是每月都在變化。

企業(yè)選擇軟件是個活動靶，要擊中它，你就得在它飛出你的視線之前開槍。

來源：IT時代周刊