專題文章：從公司治理的角度看集團(tuán)信息部門(mén)組織結(jié)構(gòu)設(shè)置（AMT 楊赟）

調(diào)查顯示，集團(tuán)公司IT部門(mén)的設(shè)置主要有以下幾種：

一種是分散模式，上世紀(jì)80年代GE曾采用這種模式，即集團(tuán)層面沒(méi)有統(tǒng)一的信息部門(mén)，但是集團(tuán)下屬的子公司分別擁有自己的信息部門(mén)。這種模式的基本特點(diǎn)是分散資源，分散控制，由業(yè)務(wù)部門(mén)制定政策和IT標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)擁有資源、執(zhí)行并監(jiān)控績(jī)效。如圖1所示：（黃色方格代表信息部門(mén)）

從公司治理的角度看集團(tuán)信息部門(mén)的設(shè)置

信息部門(mén)的設(shè)置有這么多的模式，而且各自都有應(yīng)用得非常成功的著名跨國(guó)公司，那么具體到一個(gè)特定的集團(tuán)公司，應(yīng)該采取什么樣的模式？我們認(rèn)為這沒(méi)有固定的答案，信息部門(mén)的設(shè)置方式，歸根到底是企業(yè)組織戰(zhàn)略的一種，必須與整體戰(zhàn)略一致，因此它會(huì)受到諸多因素的影響，并會(huì)隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的改變而發(fā)生相應(yīng)的變化。具體到某一企業(yè)采用何種模式，也要考慮IT在企業(yè)中的重要程度、工作量大小，IT部門(mén)的管理服務(wù)能力和成本高低等一些問(wèn)題。例如，上個(gè)世紀(jì)80年代GE采取的是分散模式，而當(dāng)前采取的卻是混合模式。

Oracle公司在近期力推的《公司治理，IT的新使命》一文中描述了IT對(duì)公司治理的支撐，認(rèn)為良好的公司治理有三個(gè)必要條件：可見(jiàn)性、控制力和高效率。這里我們可以借用這三個(gè)指標(biāo)來(lái)審視一下這些模式的利弊?？梢?jiàn)性是指企業(yè)要有一個(gè)覆蓋整個(gè)企業(yè)的安全、透明的流程，使得高層決策者能夠得到實(shí)時(shí)的、準(zhǔn)確的、中肯的和一致的信息?？刂屏κ侵钙髽I(yè)要建立中心內(nèi)部流程，利用完整、安全，并且容易獲得的企業(yè)活動(dòng)歷史記錄來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)的控制。高效率則是指企業(yè)能迅速準(zhǔn)確地收集、處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，把建立集中處理、降低成本、減少風(fēng)險(xiǎn)的流程作為貫穿企業(yè)治理的主線，以降低管理費(fèi)用和降低風(fēng)險(xiǎn)。只有符合這三個(gè)條件，才能解決所有者和經(jīng)營(yíng)者利益不一致所帶來(lái)的委托——代理關(guān)系問(wèn)題，使所有者不干預(yù)公司的日常經(jīng)營(yíng)，同時(shí)又能保證管理者維護(hù)股東的利益，實(shí)現(xiàn)公司價(jià)值和利益的最大化。

第一種模式由于IT人力資源和其他信息資源的分散，以及控制力的下放，導(dǎo)致集團(tuán)對(duì)信息部門(mén)的控制力削弱，并且信息部門(mén)真實(shí)運(yùn)營(yíng)狀況的可見(jiàn)性比較差，對(duì)信息部門(mén)的治理效率比較低下。而從子公司的情況卻正好相反，由于資源的分散和控制力的下放，他們可以充分發(fā)揮監(jiān)控作用，在本機(jī)構(gòu)內(nèi)可見(jiàn)性好，控制力強(qiáng)，效率也較高。

第二種模式的特點(diǎn)是集中資源，集中控制，由于IT決策權(quán)集中在集團(tuán)層面，IT的投資、應(yīng)用、維護(hù)等都集中控制，因此集團(tuán)層面治理的可見(jiàn)性較好，控制力較強(qiáng)，但是可能缺乏對(duì)子公司IT狀況的了解，制定的流程不能以最大效率運(yùn)營(yíng)，整個(gè)企業(yè)的效率會(huì)受到影響。

第三種模式混合模式綜合了以上兩種模式的優(yōu)點(diǎn)，在集團(tuán)層面和子公司分別設(shè)有信息部門(mén)，它兼具一、二兩種模式的優(yōu)點(diǎn)，又克服了它們的缺陷，在信息共享，控制得力并且高效管理方面有較好的平衡。

對(duì)于第四、第五種模式，很難簡(jiǎn)單的從上述三方面來(lái)評(píng)估。一般是IT在企業(yè)的作用比較特殊，或者考慮IT成本和管理能力等多種原因而設(shè)置的。

對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，IT部門(mén)的混合模式對(duì)于公司治理來(lái)說(shuō)，是一種比較可行和普遍采用的模式。目前國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)集團(tuán)的IT組織，大都在走一條資源共享，統(tǒng)一規(guī)劃，緊密集合業(yè)務(wù)的道路。

探討：金融稅務(wù)部門(mén)IT組織如何設(shè)置？

金融稅務(wù)部門(mén)是對(duì)信息化應(yīng)用要求很高的部門(mén)，由于其業(yè)務(wù)處理量、復(fù)雜程度、廣泛的跨地域性等特點(diǎn)，離開(kāi)信息系統(tǒng)，它們的業(yè)務(wù)將無(wú)法開(kāi)展，信息化建設(shè)在這些部門(mén)起到舉足輕重的作用。但是如何建設(shè)信息化，是統(tǒng)一規(guī)劃還是各業(yè)務(wù)模塊根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求或者下屬機(jī)構(gòu)構(gòu)建多個(gè)系統(tǒng)，建設(shè)過(guò)程中投資、項(xiàng)目管理如何進(jìn)行，信息系統(tǒng)應(yīng)用和維護(hù)如何做，這就涉及到信息部門(mén)的設(shè)置問(wèn)題。那么，對(duì)于金融稅務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，它們的IT組織應(yīng)該如何設(shè)置呢？怎樣的設(shè)置才能既滿足業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要，發(fā)揮IT對(duì)業(yè)務(wù)的驅(qū)動(dòng)作用，又能防止IT建設(shè)的過(guò)度投資，提高IT資源的利用效率？

這里試圖就市一級(jí)的稅務(wù)局信息部門(mén)的設(shè)置進(jìn)行一些探討。

首先，市一級(jí)的稅務(wù)機(jī)構(gòu)通常有若干區(qū)、縣局，可以看成一個(gè)集團(tuán)型企業(yè)。第二，稅務(wù)局信息部門(mén)的設(shè)置，要考慮信息化建設(shè)期間和信息化建設(shè)完成之后兩個(gè)階段。所處的階段不同，信息部門(mén)的工作重點(diǎn)不同，IT對(duì)業(yè)務(wù)支撐、驅(qū)動(dòng)的特點(diǎn)也發(fā)生變化，IT部門(mén)的設(shè)置也要發(fā)生變化。因此，我們要討論的問(wèn)題就轉(zhuǎn)化成：一個(gè)特定集團(tuán)型的企業(yè)，在信息化建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中和信息化建設(shè)項(xiàng)目完成之后，其信息部門(mén)分別應(yīng)該如何設(shè)置，才能使IT起到“治理”作用？

1、有信息化建設(shè)項(xiàng)目情況下的IT部門(mén)設(shè)置方式

稅務(wù)部門(mén)的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)浩大的工程，耗資大，周期長(zhǎng)，影響面廣。信息部門(mén)的設(shè)置在其中起著關(guān)鍵的作用，設(shè)置得當(dāng)，可以控制項(xiàng)目成本，確保項(xiàng)目成功。設(shè)置不當(dāng)，項(xiàng)目流產(chǎn)，或者雖然項(xiàng)目完成，但是對(duì)后續(xù)的業(yè)務(wù)起不到支撐和促進(jìn)作用，IT部門(mén)形同虛設(shè)。

這里涉及的兩個(gè)核心問(wèn)題是IT決策管理和IT項(xiàng)目管理。IT決策是IT管理的核心，享有決定IT投資的權(quán)力，也承擔(dān)保證IT項(xiàng)目促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展的責(zé)任。主要負(fù)責(zé)進(jìn)行有關(guān)IT規(guī)劃、IT需求歸集和評(píng)估、IT項(xiàng)目投資立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施方案選擇修改項(xiàng)目或修訂實(shí)施方案等決策事宜。有些單位IT部門(mén)設(shè)置不當(dāng)，IT決策權(quán)限不清或完全分散決策，導(dǎo)致各機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)塊單獨(dú)建設(shè)自己的信息化，最終造成大量異構(gòu)系統(tǒng)，隨著管理的需要和應(yīng)用程度提高、技術(shù)的發(fā)展，要求對(duì)這些系統(tǒng)進(jìn)行整合和集成，這時(shí)一般都遇到要處理與海關(guān)、企業(yè)等之間的復(fù)雜關(guān)系，處理接口、如何既保護(hù)原有投資又滿足新的需求的問(wèn)題，帶來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)處理的影響和二次投資。而IT項(xiàng)目管理是對(duì)具體的信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，確保項(xiàng)目的成功。這是對(duì)IT決策是否能成功執(zhí)行的保障。

1.1 IT決策管理機(jī)構(gòu)：

IT決策管理機(jī)構(gòu)，目前一般的設(shè)置包括：信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組、CIO、總工程師、IT規(guī)劃和需求管理部門(mén)。    

l          信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組

作為信息化建設(shè)的最高決策機(jī)構(gòu)，通過(guò)召開(kāi)會(huì)議的方式研究項(xiàng)目審批和其他IT決策事項(xiàng)，同時(shí)監(jiān)控有重大影響的關(guān)鍵項(xiàng)目的進(jìn)展，聽(tīng)取項(xiàng)目成果匯報(bào)和投資效益分析。信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組通常由最高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)掛帥，由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、行政和IT等最高層領(lǐng)導(dǎo)組成，并且可以制定CIO人選。

l          CIO

CIO是統(tǒng)領(lǐng)IT工作的總負(fù)責(zé)人，工作涉及領(lǐng)域廣泛，需要進(jìn)行跨部門(mén)的協(xié)調(diào)，并支持業(yè)務(wù)流程重組的工作。在IT決策管理方面，CIO的主要職責(zé)是：積極參與各項(xiàng)戰(zhàn)略決策，充分發(fā)揮IT對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)展的推動(dòng)力。

l          總工程師

總工程師是CIO的資深技術(shù)顧問(wèn)，主要提供有關(guān)IT戰(zhàn)略規(guī)劃等方向性建議。

l          IT規(guī)劃和需求管理部門(mén)

主要由IT部門(mén)相關(guān)人員和業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵人員共同組成，貫徹信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略意圖。其主要職責(zé)包括：了解整體業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，收集和歸納業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)IT的需求，起草年度IT建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，探究并評(píng)估新的IT技術(shù)所帶來(lái)的機(jī)遇，研究歷年IT投資的經(jīng)驗(yàn)和效益，考慮新的IT投資規(guī)劃對(duì)各種資源的需求，作出關(guān)于資源需求的建議。

在IT決策管理方面，IT部門(mén)和業(yè)務(wù)/行政部門(mén)必須通力合作，運(yùn)用各自的專業(yè)知識(shí)對(duì)項(xiàng)目的成本、風(fēng)險(xiǎn)、資源投入和預(yù)期效益作出盡可能準(zhǔn)確的評(píng)估。其中，業(yè)務(wù)和行政部門(mén)負(fù)責(zé)提出項(xiàng)目需求：如提高運(yùn)作效率，增加收入，降低成本等等，同時(shí)認(rèn)證業(yè)務(wù)價(jià)值，預(yù)期項(xiàng)目效益。而IT部門(mén)主要負(fù)責(zé)提供技術(shù)建議，如確定項(xiàng)目所需時(shí)間，確定項(xiàng)目所需資源，評(píng)估項(xiàng)目成本，預(yù)測(cè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等。

1.2 IT項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)：

一般的做法包括：

l          專門(mén)成立的項(xiàng)目管理部門(mén)

有些地方稱為項(xiàng)目管理辦公室，主要是為了監(jiān)督所有項(xiàng)目的流程，確保更好的管理項(xiàng)目之間的相互依賴關(guān)系與溝通。

其主要職責(zé)包括：IT項(xiàng)目管理，包括管理計(jì)劃編制、項(xiàng)目隊(duì)伍動(dòng)員、具體管理方法的制定和改進(jìn)、資源預(yù)測(cè)和調(diào)度、確保項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的一致性；監(jiān)管IT項(xiàng)目方案的實(shí)施，包括費(fèi)用開(kāi)支、項(xiàng)目進(jìn)度和預(yù)期項(xiàng)目效益的實(shí)現(xiàn)等；協(xié)調(diào)解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題；當(dāng)業(yè)務(wù)需求發(fā)生重大變化時(shí)，向上級(jí)提出修改方案或撤銷(xiāo)項(xiàng)目的提議；變更控制，包括項(xiàng)目變更（提出/記錄/分析/批準(zhǔn)項(xiàng)目范圍、優(yōu)先等級(jí)、版本計(jì)劃、時(shí)序安排的修改）、公布改動(dòng)信息；供貨商/承包商管理，包括收集供貨商/承包商資料、合同談判和管理、供貨商/承包商關(guān)系管理；定期向上級(jí)匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況。

有些地方在項(xiàng)目管理辦公室之上還設(shè)置項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)，通過(guò)它來(lái)檢查所有的項(xiàng)目，簽字和驗(yàn)收所有的項(xiàng)目，并授權(quán)給項(xiàng)目管理辦公室使它在運(yùn)作層次有權(quán)管理所有項(xiàng)目。

l          變革項(xiàng)目管理辦公室

有些地方也稱轉(zhuǎn)型辦公室。因?yàn)轫?xiàng)目管理必然會(huì)帶來(lái)變革，為了配合項(xiàng)目的順利開(kāi)展，保證項(xiàng)目的成功，建立這樣的專門(mén)機(jī)構(gòu)是必要的。

2、信息化建設(shè)完成之后的IT部門(mén)設(shè)置

在信息化建設(shè)完成之后，IT部門(mén)的主要任務(wù)逐步從開(kāi)發(fā)建設(shè)為主發(fā)展到運(yùn)營(yíng)服務(wù)為主。而同時(shí)，信息化之后，整個(gè)業(yè)務(wù)模式、運(yùn)作流程甚至一些管理思想可能都已經(jīng)發(fā)生了一定的變化。信息系統(tǒng)的良好應(yīng)用和對(duì)業(yè)務(wù)的驅(qū)動(dòng)，還需要IT部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)配合進(jìn)行定期的評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)。很多稅務(wù)部門(mén)在信息化建設(shè)完成之后，依然沿用項(xiàng)目開(kāi)發(fā)時(shí)所采用的IT組織結(jié)構(gòu)，結(jié)果帶來(lái)很多弊端。最突出的是：IT部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)各自職責(zé)不夠明確，對(duì)IT部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)系以及各自職責(zé)缺乏明確的定義，因此很難實(shí)現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)應(yīng)用的持續(xù)改進(jìn)和提升；信息中心的IT資源沒(méi)有很好的整合，總局信息部門(mén)沒(méi)有權(quán)限進(jìn)行基層局的信息資源調(diào)用；總局信息部門(mén)對(duì)基層局的IT業(yè)務(wù)事項(xiàng)缺乏了解，管理控制力度不夠等等。從公司治理的角度來(lái)看，由于資源的過(guò)度分散，這種IT組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置不能起到很好的治理作用。

因此，在信息化建設(shè)完成之后，IT組織結(jié)構(gòu)就應(yīng)該配合業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要進(jìn)行調(diào)整。一般來(lái)說(shuō)，這種情況下IT部門(mén)的設(shè)置通常包括IT規(guī)劃部門(mén)（有些地方稱之為管控部門(mén)）、IT應(yīng)用部門(mén)、基礎(chǔ)設(shè)施部門(mén)、技術(shù)支撐部門(mén)、系統(tǒng)管理部門(mén)以及數(shù)據(jù)部門(mén)。從IT治理的角度來(lái)看，有兩個(gè)部門(mén)是必不可少的，一個(gè)是規(guī)劃部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)日常IT運(yùn)行預(yù)算的控制，以及更長(zhǎng)期的規(guī)劃；另一個(gè)就是技術(shù)支持部門(mén)，實(shí)現(xiàn)IT資源的合理配置和利用，包括基層IT組織的設(shè)置等等。

IT規(guī)劃部門(mén)的設(shè)置模式，可以考慮沿用IT建設(shè)過(guò)程中的部門(mén)設(shè)置，設(shè)立CIO職位，并下設(shè)IT需求部門(mén)和規(guī)劃部門(mén)，對(duì)IT日常運(yùn)營(yíng)進(jìn)行預(yù)算和規(guī)劃，控制成本，提高收益。

對(duì)于基層的IT服務(wù)問(wèn)題，可以考慮兩種解決方法：

一是相對(duì)集中的方式。有一種做法是，在總部的系統(tǒng)管理部門(mén)下面，設(shè)IT駐外機(jī)構(gòu)管理部。這個(gè)部門(mén)的作用是：管理駐外機(jī)構(gòu)IT平臺(tái)的建設(shè)，負(fù)責(zé)駐外機(jī)構(gòu)IT維護(hù)、服務(wù)和技術(shù)支持，推廣IT管理流程、制度和標(biāo)準(zhǔn)，按服務(wù)水平協(xié)議的要求為主要機(jī)構(gòu)IT用戶提供滿意的IT運(yùn)行環(huán)境和服務(wù)。同時(shí)，對(duì)駐外機(jī)構(gòu)IT用戶提供滿意的IT服務(wù)和支持，配合熱線中心對(duì)問(wèn)題進(jìn)行管理，并推動(dòng)問(wèn)題的解決，組織對(duì)各辦事處、研究所IT人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升員工的職業(yè)化水平。這種設(shè)置既可以集中資源，達(dá)到資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化利用，同時(shí)，又兼顧下屬機(jī)構(gòu)的IT需求，以及IT部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的保障作用。

另一種方式是相對(duì)分散的方式。比如在分局設(shè)立技術(shù)支持小組，分屬總局技術(shù)支持部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。另外，總局還可以提供IT熱線支持作為一級(jí)支持。

不管是相對(duì)集中的方式，還是相對(duì)分散的方式，都兼顧了總局和分局對(duì)IT資源的需求和利用，因此都是比較合理的模式。

總之，信息部門(mén)設(shè)置的關(guān)鍵是，理解業(yè)務(wù)需求所處的具體階段，同時(shí)結(jié)合具體情況，從公司治理的角度出發(fā)，達(dá)到IT資源的合理配置和有效利用。