評述中小企業(yè)的信息化管理實施架構

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隨著信息時代的到來，中小企業(yè)的生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。對中小企業(yè)而言，信息化無論作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術手段，均已在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。結合我國目前的國情來看，改革開放以來，我國的中小企業(yè)得到了迅速發(fā)展。到2006年底，我國中小企業(yè)數(shù)量超過4200萬家。這些中小企業(yè)存在著一定的普遍特征：資金不是十分雄厚，管理不是非常完善，信息化基礎普遍較差，面臨著異常激烈的市場競爭。中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要組成部分，是一個富有活力的經(jīng)濟群體。

在現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展的今天，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理方式正隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展而朝著信息化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展，一場以互聯(lián)網(wǎng)為標志的信息技術革命正在改變著人類的生產(chǎn)、生活，人類正步入信息經(jīng)濟時代。在這個時代，一個企業(yè)現(xiàn)代信息技術水平的高低，將成為企業(yè)競爭力強弱的重要標志，企業(yè)只有迅速掌握好網(wǎng)絡技術、利用好網(wǎng)絡技術，按現(xiàn)代管理方法管理企業(yè)的物流、資金流、信息流，實現(xiàn)企業(yè)管理信息化，才能全面提升企業(yè)資源配置水平，提高企業(yè)核心競爭力，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

企業(yè)管理信息化是當今大勢所趨，國內外許多企業(yè)集團都紛紛爭相上馬，極力把這種先進的管理思想融入企業(yè)為其謀利。對于中小型企業(yè)來說，實施企業(yè)管理信息化，也是時代所需、企業(yè)發(fā)展所需，可以說，在不久的將來，沒有企業(yè)信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，也就沒有企業(yè)對市場的敏捷應變能力。但企業(yè)管理網(wǎng)絡信息化的實施對中小型企業(yè)來說并不是一件容易的事，首先它本身是一項企業(yè)管理的全身運動，是一項向傳統(tǒng)管理模式挑戰(zhàn)的變革，需要決策層、管理層、技術層、應用層等各個層次的共同努力才能推動；其次，它要以一定的經(jīng)濟實力、技術水平、管理基礎、人員素質為基礎，要求企業(yè)要具有很強的內部控制能力，能準確地將企業(yè)決策實施到位。

當前中小企業(yè)信息化具有寬廣和深刻的內容，其中管理信息化是一個重要方面。如何運用信息技術增強企業(yè)的管理和技術創(chuàng)新能力，如何制定企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略來提升企業(yè)的核心競爭力，如何把信息化系統(tǒng)融入日常的管理工作為企業(yè)帶來效益，是信息化建設者們所面臨的重要課題。

公司上下統(tǒng)一思想建設信息化

隨著信息時代的到來，中小企業(yè)的生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。對中小企業(yè)而言，信息化無論作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術手段，均已在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

企業(yè)管理信息化不僅僅是個技術問題，更是一項向傳統(tǒng)的落后管理模式挑戰(zhàn)的管理革命，是對企業(yè)原有舊的經(jīng)營方式、管理機制、組織形式、業(yè)務流程的大變革。要實施企業(yè)管理信息化，首先要解決的是企業(yè)員工的思想認識問題，特別是領導層對信息化建設的認識問題。企業(yè)一把手的高度重視、直接決策，對企業(yè)信息化的成功實施起著決定性的作用。例如公司組織形式的重組、管理方式的變革、業(yè)務流程的再造、部門職能及利益的再分配等等，勢必要與一些習慣勢力產(chǎn)生摩擦，如果沒有領導堅定的支持，并身體力行，這些變革是很難推動的。

同時，信息化在初始化階段，要把許多基礎數(shù)據(jù)錄入電腦，并要隨時應對運行中出現(xiàn)的各種問題，工作量是巨大的，過程是枯燥的，成績卻不是怎么明顯，人們持觀望的態(tài)度用疑惑的眼光審視著每一個關系到自已的各個細節(jié)，這時領導的支持和鼓勵顯得尤為重要。所以，選擇了信息化，就是選擇了變革，各級領導應做好充分準備：

（1）首先應從思想上認識到信息化是一場管理變革；

（2）要加強對信息化知識的了解和學習，要從心靈深處認識到信息化是時代所需，是加強企業(yè)管理、適應社會發(fā)展所需，不能盲從，同時也應看到實施信息化的困難和阻力；

（3）直接參與關鍵環(huán)節(jié)和重大事項的討論和計劃制訂工作，只是給予人力、物力的支持還遠遠不夠，要身體力行，親自決策；

（4）當技術人員和實施人員遇到困難和挫折時必須給予強大的支持和激勵。

所以，許多已成功實施信息化管理的企業(yè)都說，信息化的實施過程，實際上就是“一把手工程”，沒有各級領導的支持，實施信息化只能是紙上談兵。領導不重視、人員素質低、需求不明確、設計不合理、實施不到位、基礎設施落后或者制度不健全等，歸納起來，最根本就是因為沒有把效益擺在一切信息化工作的首位，沒有認識到效益問題是企業(yè)信息化的根本問題。

實施信息化深入到各個部門

讓所有員工隨著信息化一同進步。在信息化的過程中，也是一種規(guī)范化的過程。如傳統(tǒng)的手工審批制度落實到信息化中之后，在相應的系統(tǒng)中就要嚴格執(zhí)行，而不像手工審批階段相對自由，一些人員會覺得信息化太麻煩了，還不如以前方便。而這就涉及到業(yè)務流程規(guī)范化，在實際的規(guī)范化過程中必定會有一些部門或一些人員有抵觸情緒。而這時候就要意識到這這種麻煩是一種“進步”，管理上的進步。一定要將這種進取的意識深入到各個部門，讓所有員工隨著信息化一同進步。

管理信息化是企業(yè)一項綜合性的全身運動，幾乎涉及企業(yè)所有業(yè)務領域，需要企業(yè)各層次人員共同參與才能明確現(xiàn)有的和潛在的信息需求，從而設計出科學、實用、符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求的信息化方案；況且信息化的應用，使用得最多的是各流程和各終端的各個用戶，用戶對業(yè)務流程最熟悉，系統(tǒng)的使用效果直接與他們利益密切相關，他們提出的建議也最具有針對性，所以信息化建設不是一個部門或是幾個少數(shù)人就能完成的，它需要全體員工的共同參與，員工的素質、應用水平、參與程度直接影響著系統(tǒng)運行的好壞。因此，在系統(tǒng)的實施過程中，必須做好職工的教育培訓工作：

（1）有計劃、分層次地對職工進行信息化管理理念、計算機應用、信息化管理系統(tǒng)等方面知識的教育培訓工作，使職工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能給自已、給企業(yè)帶來的實惠，使廣大員工自覺參與信息化管理的實施；

（2）強化系統(tǒng)操作方法和操作技能的培訓，規(guī)范操作人員的操作行為，將培訓貫穿于系統(tǒng)運行全過程；

（3）有計劃地組織各流程業(yè)務骨干到信息化管理優(yōu)秀企業(yè)參觀學習“洗腦”，以取他人之長，補己之短。

從企業(yè)所處的實際情況考慮

企業(yè)現(xiàn)在的信息化現(xiàn)狀，企業(yè)理想的信息化狀況。一個現(xiàn)在，一個未來，都應該是可以明確說明的，如果不能對現(xiàn)狀很好的把握以及對未來很好的展望，都將注定信息化的失敗。同時也應該認識到無論是軟件還是硬件都不是萬能的，信息化同樣如此，只能增強企業(yè)的核心競爭力，輔助企業(yè)更好的發(fā)展，而不能把所有的問題都寄希望于信息化。

信息化的基礎是標準化和規(guī)范化，基礎管理工作完備與否是信息化管理能否可靠運行的基石，基礎工作沒做好，將極大地影響信息化運行，而為此付出的代價也是巨大和慘重的。因為信息化的實施，簡單地說就是利用計算機網(wǎng)絡處理系統(tǒng)，將一張張單據(jù)、一個個信息輸入電腦，用人腦來控制電腦，用電腦來控制流程，在這個過程中，要實現(xiàn)物流、資金流、信息流、流程控制、客戶關系、供應鏈銜接等環(huán)節(jié)的科學管理，就必須夯實企業(yè)基礎管理，做到數(shù)據(jù)標準化、流程規(guī)范化，否則，計算機將拒絕執(zhí)行操作指令。因此，在決定信息化之時，應完善各項基礎管理：

（1）建立、健全各項適應信息化管理要求的規(guī)章制度，實行標準的定額、計量、統(tǒng)計、物料及產(chǎn)品編碼、名稱的規(guī)范統(tǒng)一。因為一樣貨物的名稱、一種產(chǎn)品的規(guī)格型號或許只是一字之差，在手工處理條件下并不產(chǎn)生什么問題，但一旦進入系統(tǒng)，要不就是被拒絕，要不就是錄入后給今后工作帶來一系列的麻煩。因此標準化和規(guī)范化，是信息化管理的基礎的基。

（2）建立票據(jù)即日錄入制度，做到業(yè)務日清日結，以保證數(shù)據(jù)錄入的及時性。

（3）建立嚴密的內部審核制度，以保證初始數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性和準確性，減少數(shù)據(jù)錄入的差錯率，因為輸入的是垃圾，輸出的也必定是垃圾，這樣不但不會給管理帶來效益，同時還會誤導企業(yè)的經(jīng)營決策，給企業(yè)帶來難以估量的損失。

（4）健全科學的分工和各流程相互牽制的內部控制制度，以保證整個系統(tǒng)的規(guī)范透明運行。

實施信息化應該具有長遠的發(fā)展規(guī)劃

企業(yè)信息化規(guī)劃也不能只看眼前的需求，應該放眼未來，企業(yè)未來發(fā)展的趨勢，未來的需求。解決當前的問題雖然重要，但未來兩、三年甚至更長時間可以預見的需求也必須考慮在內。也就是說按照企業(yè)正常的發(fā)展，目前建成的信息化基礎設施可以滿足未來幾年的發(fā)展需要。而不是企業(yè)稍有發(fā)展之后，硬件、軟件也得跟著“發(fā)展”。

管理信息化不只是在企業(yè)內建設一個局域網(wǎng)，通過計算機網(wǎng)絡可以在電腦上查查資料、看看文件等，這些只是最基礎、最簡單的電腦應用，根本還談不上是什么管理，充其量只是手工勞動在電腦上的翻版，這并不是管理信息化的目的和本質。

管理信息化的目的是要把企業(yè)的管理思想融入到系統(tǒng)中，使企業(yè)完全掌控企業(yè)的人、財、物情況，實現(xiàn)物暢其流、財盡其利、人盡其用，所以信息化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個企業(yè)高層高度關注的投資項目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整體規(guī)劃、分步實施，制訂切實可行的信息化實施方案，并找準信息化實施的突破口，一步一步扎實地向前推進。

在實施信息化之前，企業(yè)首先應清楚實施信息化管理的整體思路，把握住信息化系統(tǒng)的管理思想，摸清企業(yè)現(xiàn)有管理模式下企業(yè)管理的瓶頸和存在的問題，明確今后企業(yè)管理轉變的方向，并對預期的新的管理體系要有清晰的認識。在把握企業(yè)信息化整體思路之后，就可以按照效益與實務互利、先局部后整體的原則，結合企業(yè)實際。具體可分以下幾步走：（1）建立以財務為核心的財務信息化管理系統(tǒng)，把財務管理信息化作為公司信息化管理的切入點，一步一步地引導和推動其他管理環(huán)節(jié)逐步實現(xiàn)管理信息化。

之所以把財務作為信息化的突破口，主要是因為財務是全公司的數(shù)據(jù)中心，公司生產(chǎn)經(jīng)營情況最后各部門都需歸集到財務；先中心，后局部，有利于信息化建設的推進，不會因為一個分支系統(tǒng)的失敗而影響整個系統(tǒng)的推進和運行。只要第一步走好了，以后各步就有經(jīng)驗和信心了；（2）建立以存貨管理為中心的供、銷、存供應鏈管理系統(tǒng)，實現(xiàn)供應鏈的信息化管理；（3）建立以生產(chǎn)控制為核心的生產(chǎn)、成本管理系統(tǒng)；（4）建立以工藝技術為中心的科研開發(fā)系統(tǒng)；（5）建立電子商務網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內、外部信息資源的共享，全面實現(xiàn)企業(yè)管理信息化。

信息化的傳統(tǒng)應用集中在大型企業(yè)，我國的信息化實施也是從大型企業(yè)開始。但是在管理成為各類企業(yè)普遍需要的今天，在激烈的市場競爭和內外環(huán)境的壓力下，企業(yè)若要達到預期的市場占有率和預期的經(jīng)濟效益，提高企業(yè)的應變能力和競爭能力，就必須在產(chǎn)品的質量、性能、交貨期、價格等方面具有自己的優(yōu)勢。在當今市場的大環(huán)境之下，提高競爭力的主要方法就是加強管理，在管理、模式、手段和工具方面進行切實可行的改革。信息化作為一種先進的管理體系，不僅大型企業(yè)需要，中小型企業(yè)同樣需要。根據(jù)不同規(guī)模的企業(yè)的運營和管理的模式不同，靈活實施，使信息化具有中國特色。這樣中小企業(yè)同樣可以共享信息化的盛餐。

同時，我們也必須認識到，最終創(chuàng)造效益的還是靠產(chǎn)品，信息化充其量不過是一個信息手段。對于企業(yè)而言，長期利益，是效率的提高與成本的降低，最根本的是一條企業(yè)管理會產(chǎn)生根本性的變化，走上結構化的自我優(yōu)化之路。由于大企業(yè)已經(jīng)越過求生存的階段而進入穩(wěn)固、擴大發(fā)展的階段，所以無論從環(huán)境還是管理都相對比較成熟，并且有較強大的資金保證。所以在實施信息化的過程中，只要對企業(yè)進行正確的分析，選擇合適的信息化系統(tǒng)軟件，進行規(guī)范合理的管理和應用，信息化的實施成功可能性很大。（CIO時代網(wǎng)）