項目收尾三大失誤 物流erp驗收功虧一簣

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在經(jīng)過沒日沒夜的瘋狂加班后，歷時一年多的物流erp系統(tǒng)實施終于上線，就等項目最后驗收了。作為一個軟件廠商的實施顧問，我忍不住想放聲大笑，畢竟這一年里經(jīng)歷了太多的辛酸和淚水。但當(dāng)向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請項目驗收時，我當(dāng)場呆住了。天啊，如果要一項一項地對照實施合同的話，根本就不可能驗收通過。而且，客戶提出的許多實施資料我們也沒有收集和準(zhǔn)備好。

如果把物流erp系統(tǒng)實施比作一盤圍棋，項目收尾就是到了勝負(fù)關(guān)鍵的時刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。在物流erp系統(tǒng)實施中，項目收尾往往不被大家所重視。有時是因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)正忙于埋頭趕工；有時是項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。事實上，物流erp系統(tǒng)項目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項工作不但直接關(guān)系到物流erp日后的維護，更重要的是關(guān)系到項目能否順利驗收和收到項目結(jié)算款。這里與大家分享我在本次項目中輕視項目收尾，功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。

物流erp系統(tǒng)項目收尾的三大失誤

（1）最大失誤：沒有明確項目收尾負(fù)責(zé)人

在向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請驗收被拒絕后，我特意向公司資深實施經(jīng)理請教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個項目中，在收尾的時候都設(shè)置了資深收尾主管來專門負(fù)責(zé)項目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項目驗收拖延。收尾之難，可見一斑。收尾工作本來就是復(fù)雜和千頭萬緒的，加上臨近項目結(jié)束人心浮動, 同時還牽涉到項目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒有實施過程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾?，如果對項目收尾工作不重視，就會因為合同只差少許事情沒有做好而不能驗收通過，使到結(jié)算款收不到，這對物流erp系統(tǒng)實施來說是一件大事情。

（2）失誤二：沒有重視階段性成果收尾

雖然說是項目收尾，但收的全是以前的活。所以，項目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項目實施過程中犯的一個失誤是：沒有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點是復(fù)雜和千頭萬緒，當(dāng)沒有重視階段性成果收尾時，就會不能及時的把項目文檔整理、驗收和歸檔。原因是一個項目階段的工作剛完成時,項目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個時候收集起來是非常容易的。時間久了,隨著人員的變動或者項目的需求變更，有些項目成員可能離開了項目組，那時再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠(yuǎn)也找不到了。例如，本次客戶方項目經(jīng)理就換了幾任。

事實上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實、越準(zhǔn)確,才能保證在項目最終收尾時客觀評定項目的績效，總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價值。因此，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要學(xué)會收集、整理和保存階段性項目記錄。千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情，或假手于人希望別人會收集和保管好資料。簡單的說，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要重視進(jìn)度中的階段性里程碑成果，提前做好項目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項目成功的重要管理手段，它和項目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項目計劃中并認(rèn)真執(zhí)行、落實。

（3）失誤三：沒有制定規(guī)范的收尾工作制度

項目收尾是一個瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來保駕護航。項目收尾制度必須是嚴(yán)密無情的，這樣才能確保該收上來的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時的收上來。制定規(guī)范的管理收尾制度是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程，許多人認(rèn)為開會時要求大家提交和整理好資料就行了。事實上，項目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因為不能總是依靠項目組成員的自覺性來保證各項需提交的資料不拖延到項目完成后才著手整理，同時還要保證重要的資料不丟失。所以，制定規(guī)范化的制度來保證項目收尾文檔的順利提交，對于項目的延續(xù)性是有很重要的意義。因為以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項目經(jīng)理的茬。我在本次項目犯的第三個失誤，就是沒有制定規(guī)范化的收尾制度。

什么是物流erp系統(tǒng)項目收尾？

根據(jù)美國項目管理協(xié)會（PMI）的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項一項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項目驗收。具體來說，物流erp系統(tǒng)合同收尾是指了結(jié)物流erp系統(tǒng)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個物流erp系統(tǒng)項目過程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實際上，象眾多的項目收尾一樣，物流erp系統(tǒng)合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說，物流erp系統(tǒng)銷售人員在并不清楚項目的具體細(xì)節(jié)和難度的時候所許諾的事情根本就是一個泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實際情況與合同不相符等。

管理收尾是指涉及對物流erp系統(tǒng)項目驗收正式化而進(jìn)行的項目資料的移交和歸檔。具體包括物流erp系統(tǒng)實施期間的所有項目文檔整理和歸檔，同時還要求所有的項目成員一起來把經(jīng)驗教訓(xùn)、實施心得寫成總結(jié)，方便日后運維工作。因為收尾的作用不僅是對客戶方有一個正式的交代，還有一個重要職能是對項目整個過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識財富。在物流erp系統(tǒng)實施過程中，知識往往是隱含、散落在各個群體之中，因此將員工的隱性知識轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識就非常重要。同時，管理收尾也是收集、整理、保存項目記錄最好的時機。總之，管理收尾做得是否好對日后物流erp運維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。

高效物流erp系統(tǒng)項目收尾的策略

物流erp系統(tǒng)項目的實施一般包括六個階段，即項目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點運行和上線切換等。但在物流erp上線切換后，緊接著還有一項重要的工作，就是項目的收尾驗收。因此，項目負(fù)責(zé)人在項目快結(jié)束的時候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點關(guān)注項目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次物流erp系統(tǒng)項目的收尾經(jīng)驗和總結(jié)：

（1）領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護航

物流erp系統(tǒng)項目驗收看似簡單，事實上卻是一項非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項目組成員的高度重視，千萬不能敷衍了事。因為成功的項目收尾能保證項目順利通過驗收、項目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。所以，項目收尾的成功要求項目經(jīng)理機智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因為實施活動只是整個項目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素不是為項目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項收取、合同結(jié)束會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機等許多場合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，物流erp系統(tǒng)項目收尾工作才會是更為出色和順利的完成。

（2）明確專人負(fù)責(zé)、強調(diào)項目收尾制度化

實施物流erp系統(tǒng)項目的人都有一個共識，就是物流erp系統(tǒng)項目的開始和收尾是最難干的活。尤其是項目收尾，紛繁復(fù)雜是個擦屁股的活，忙了半天看不出成績，還要受到領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。在這種情況下，專人負(fù)責(zé)和強調(diào)項目收尾制度化的強力支持就顯得非常重要了。因此，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個部門中項目工作時間較長、熟悉情況者組成一個精干的內(nèi)部驗收和資料歸檔小組，具體負(fù)責(zé)針對合同條款一一內(nèi)部自行先驗收，及時補救、完善和整理歸檔工作。也就是說，收尾要特別強調(diào)計劃，這個計劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實施實際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項目經(jīng)理主持。為保證收尾計劃的順利執(zhí)行，最好要有一個例會制度，各方定期審查進(jìn)度，及時解決存在的合同要求問題。

（3）整理和收集好詳細(xì)的實施活動文檔

管理資料收尾是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程。把項目實施文檔整理歸檔，對于項目的延續(xù)性是有很重要的意義的。因為在物流erp系統(tǒng)項目實施過程中，企業(yè)會根據(jù)企業(yè)自身情況結(jié)合物流erp系統(tǒng)軟件流程建立標(biāo)準(zhǔn)流程與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范，并對系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，這些文件都是日后企業(yè)進(jìn)行物流erp運維的參考文件。所以在項目接近尾聲的時候，項目負(fù)責(zé)人要根據(jù)企業(yè)的實施情況把對應(yīng)的作業(yè)規(guī)范整理成冊，以備后續(xù)的查詢、培訓(xùn)之用。另外，在物流erp系統(tǒng)項目實施過程中難免會對物流erp進(jìn)行二次開發(fā)。對于二次開發(fā)的相關(guān)資料，在項目收尾時也要注意收集。這些資料無論是對日后的物流erp運維，還是以后若發(fā)現(xiàn)二次開發(fā)有問題，也能清楚的知道二次開發(fā)的來龍去脈。同時還要收集好二次開發(fā)的測試文檔，這些測試文檔對以后系統(tǒng)的維護也是非常重要的。

（4）明確收尾階段需求變更的處理方法

當(dāng)物流erp系統(tǒng)項目要收尾驗收了，但客戶的需求還在變化該怎么辦呢?如果任由客戶需求老是在變，物流erp系統(tǒng)項目驗收就會遙遙無期。因此，實施顧問要主動取得客戶的理解，對其不甚合理的需求變更作出解釋，爭取驗收談判和開發(fā)上的主動性。不能一味的答應(yīng)客戶無理的需求，否則很可能會陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身。例如，可以盡量與客戶溝通，爭取把某些功能放在下一個版本中去實現(xiàn)，先把本次項目進(jìn)行驗收和收尾是關(guān)鍵所在。

總之，充分準(zhǔn)備就是要有水到渠成的感覺，所有的問題都要在項目收尾和驗收前解決掉。真正到物流erp系統(tǒng)項目驗收時只是個形式，簽字就行了。因此，一定要重視并做好項目收尾工作，千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情。只有做到這一點，才能為物流erp系統(tǒng)實施項目真正畫上一個圓滿的句號。