采購管理信息系統(tǒng)

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 　　2005年，伴隨泛普ERP系統(tǒng)各模塊的成功上線，徹底改變了以往傳統(tǒng)的管理模式。它通過各模塊的協(xié)調(diào)運(yùn)作，基本實(shí)現(xiàn)了人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷的統(tǒng)一，達(dá)到效率化經(jīng)營的目標(biāo)，從而大大提高了整體管理水平和科學(xué)決策水平。

　　一、ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用

　　ERP對物資采購管理工作的提升和改革創(chuàng)新起到了很大的作用。本文僅針對物裝模塊(MRO)與大家探討一下在物資采購供應(yīng)管理工作中與實(shí)際相結(jié)合還有待解決的問題和需要優(yōu)化的流程。

　　(一)優(yōu)化整合系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)接口

　　目前勝利油田物資供應(yīng)部門使用了多個(gè)系統(tǒng)、平臺進(jìn)行不同的業(yè)務(wù)操作,主要有ERP系統(tǒng)、“三流合一”系統(tǒng)、中國石化物資管理綜合信息平臺、中國石化信息標(biāo)準(zhǔn)化代碼系統(tǒng)、供應(yīng)商動態(tài)考核系統(tǒng)、勝利油田物資供應(yīng)物流管理系統(tǒng)，能否將這些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外掛系統(tǒng)，建立一個(gè)基于ERP的數(shù)據(jù)管理中心，這是今后工作中應(yīng)該考慮的一個(gè)重點(diǎn)問題。

　　1.實(shí)現(xiàn)“三流合一”系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的整合。“三流合一”系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)上線前物資系統(tǒng)自主開發(fā)的一套將信息流、資金流、物流統(tǒng)一的系統(tǒng)。2007年我們已成功地將其中的檢驗(yàn)系統(tǒng)完全整合到了ERP系統(tǒng)中，在ERP系統(tǒng)中新增了質(zhì)檢模塊。但是目前勝利油田非上市單位需求計(jì)劃仍需要通過“三流合一”系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的接口進(jìn)行轉(zhuǎn)換，由“三流合一”系統(tǒng)的需求計(jì)劃轉(zhuǎn)換為ERP系統(tǒng)的銷售訂單，供應(yīng)商二級網(wǎng)絡(luò)入網(wǎng)范圍的維護(hù)仍需要在“三流合一”系統(tǒng)中操作。有了前面質(zhì)檢模塊整合的成功經(jīng)驗(yàn)，我們有理由相信可以將非上市單位的需求計(jì)劃提報(bào)及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)整合到ERP系統(tǒng)中。

　　2.實(shí)現(xiàn)物流管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的整合。近幾年，勝利油田加強(qiáng)了物資配送工作的開展，并自主開發(fā)了勝利油田物資供應(yīng)物流管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了物資配送節(jié)點(diǎn)的可視化，有利于業(yè)務(wù)人員掌握配送物資的配送進(jìn)度。在ERP系統(tǒng)中也有相應(yīng)的配送模塊，建議開發(fā)ERP的配送模塊，以取代現(xiàn)有的勝利油田物資供應(yīng)物流管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合。

　　(二)優(yōu)化ERP系統(tǒng)采購業(yè)務(wù)操作流程

　　實(shí)施ERP后，從采購供應(yīng)業(yè)務(wù)管理上已經(jīng)明顯感受到了其強(qiáng)大的綜合管理功能，下面結(jié)合實(shí)際操作，針對某些具體問題進(jìn)行探討，便于進(jìn)一步深化ERP系統(tǒng)的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。

　　1.質(zhì)保金管理

　　隨著勝利油田對安全生產(chǎn)的進(jìn)一步要求和管理，作為物資采購部門，對涉及安全生產(chǎn)的物資要進(jìn)一步加強(qiáng)管理，實(shí)施質(zhì)保金管理制度。

　　目前質(zhì)保金管理流程如下：

　　1)簽訂合同，在合同條款中對質(zhì)保金給予明確注明;

　　2)對發(fā)票進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)輸入質(zhì)保金比率;

　　3)對后期質(zhì)保金管理采取手工記賬。

　　建議對該流程進(jìn)行相應(yīng)改進(jìn)以增強(qiáng)管理：

　　1)建議在系統(tǒng)中合同簽訂環(huán)節(jié)就增加質(zhì)保金比率及歸還期限的字段，以便在系統(tǒng)中留有痕跡，便于對其進(jìn)行控制管理。

　　2)開發(fā)質(zhì)保金查詢功能，建立完整的質(zhì)保金操作管理臺賬(包括采購訂單、物料、質(zhì)保金比率、質(zhì)保金起始日期、支付期限等參數(shù))，以便準(zhǔn)確、有效地進(jìn)行質(zhì)保金管理，提高業(yè)務(wù)效率。

　　2.庫存管理控制

　　庫存的管理重心是賬實(shí)相符。而物資入庫前必須進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)，合格品方可入賬。因?yàn)闄z驗(yàn)等多種原因造成一些物資暫時(shí)無法入賬，造成了暫時(shí)性賬實(shí)不符，使業(yè)務(wù)人員無法通過ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握庫存情況，建議在系統(tǒng)中建立“虛庫存”的概念，這里的虛庫存是由質(zhì)檢中的庫存和實(shí)際已經(jīng)入賬的庫存兩部分合計(jì)得出，通過“虛庫存”的建立，可以使業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確掌握物資入庫的動態(tài)過程，以便更好地合理分配使用庫存物資，為準(zhǔn)確實(shí)施采購提供有力的數(shù)據(jù)支持。

　　3.客戶化開發(fā)事務(wù)代碼的清理合并

　　隨著ERP系統(tǒng)在勝利油田的深化應(yīng)用，系統(tǒng)中的客戶化開發(fā)的事務(wù)代碼越來越多，在客戶化事務(wù)代碼的使用過程中發(fā)現(xiàn)有許多代碼功能類似，有的客戶化事務(wù)代碼統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，過多的客戶化事務(wù)代碼也造成了ERP系統(tǒng)服務(wù)器的壓力，降低了系統(tǒng)運(yùn)行效率，應(yīng)該針對客戶化開發(fā)的事務(wù)代碼進(jìn)行清理優(yōu)化，對于類似的客戶化事物代碼進(jìn)行合并，對于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯誤的客戶化事務(wù)代碼進(jìn)行優(yōu)化，減少客戶化事務(wù)代碼的數(shù)量，增加其質(zhì)量，減少ERP系統(tǒng)運(yùn)行負(fù)擔(dān)。

　　(三)利用ERP系統(tǒng)開展物流配送工作

　　物流活動，是一個(gè)物資采購、物資供應(yīng)全過程的體現(xiàn)，它貫穿于整個(gè)物資采購供應(yīng)過程。目前物流現(xiàn)狀是：各部門只對本部門的物資配送任務(wù)負(fù)責(zé)，缺乏整理規(guī)劃和協(xié)調(diào)。如何在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)物流管理模塊功能，改善物流運(yùn)作是今后進(jìn)一步深化ERP應(yīng)用時(shí)我們應(yīng)該考慮和解決的問題。目前在ERP系統(tǒng)中已實(shí)現(xiàn)了物資采購管理、庫存管理這兩個(gè)物流主要功能。我們只需要思考和探索如何在ERP系統(tǒng)中建立物流網(wǎng)絡(luò)、實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸管理、配送管理等其他物流管理功能即可。對于庫房發(fā)料物資在ERP系統(tǒng)中已基本實(shí)現(xiàn)了區(qū)域配送功能，但是對于直達(dá)物資的配送仍是空白。直達(dá)發(fā)料僅僅實(shí)現(xiàn)了與二級的結(jié)算功能，建議將配送的具體內(nèi)容(如配送時(shí)間、地點(diǎn)等)在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，系統(tǒng)根據(jù)所屬區(qū)域配送地點(diǎn)直接傳輸?shù)礁鲄^(qū)域配送中心，由相應(yīng)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行下一步的配送工作。

　　二、ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中物資采購供應(yīng)的管理及控制

　　為了更有效地利用和發(fā)揮ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的管理功能，提高油田物資管理水平，實(shí)現(xiàn)通過管理要效益、通過管理出效益的目標(biāo)，我認(rèn)為應(yīng)在物資采購、供應(yīng)兩個(gè)方面加強(qiáng)規(guī)范。

　　(一)物資采購方面

　　物資采購全過程主要包括：需求計(jì)劃的提報(bào)、匯總→根據(jù)匯總的需求計(jì)劃充分平衡可用資源生成采購計(jì)劃→根據(jù)采購計(jì)劃組織采購→采購符合要求的物資→將采購的合格物資發(fā)放給使用單位→針對發(fā)放的物資進(jìn)行售后服務(wù)。

　　個(gè)人認(rèn)為，ERP系統(tǒng)中的物資采購過程中最突出問題就是審批環(huán)節(jié)過多問題：

　　框架協(xié)議方式簽訂采購合同需要三個(gè)環(huán)節(jié)：創(chuàng)建框架協(xié)議→建立采購申請→簽訂采購合同。框架協(xié)議審批設(shè)定為科室長、招標(biāo)辦、處領(lǐng)導(dǎo)三級審批，采購申請審批設(shè)定為科室長、管理辦公室兩級審批，采購合同審批設(shè)定為科室長、價(jià)格科、合同科三級審批。

　　非框架協(xié)議方式簽訂采購合同需要四個(gè)環(huán)節(jié)：ERP系統(tǒng)上傳采購申請→電子商務(wù)下達(dá)詢價(jià)方案→電子商務(wù)下載詢比價(jià)結(jié)果→ERP系統(tǒng)簽訂采購合同。采購申請審批設(shè)定為科室長、管理辦公室兩級審批，詢價(jià)方案審批設(shè)定為科室長、處領(lǐng)導(dǎo)兩級審批，詢比價(jià)結(jié)果審批設(shè)定為科室長、處領(lǐng)導(dǎo)兩級審批，采購合同審批設(shè)定為科室長、價(jià)格科、管理辦公室、處領(lǐng)導(dǎo)、合同科五級審批。如此算來，一份采購合同需要八級或十一級審批，如此復(fù)雜的審批環(huán)節(jié)，大大延長了采購合同的簽訂時(shí)間，增加了工作人員的無效勞動，降低了工作效率。

　　鑒于以上實(shí)際情況，建議優(yōu)化當(dāng)前審批流程，適當(dāng)減少審批環(huán)節(jié)，達(dá)到既管理有度、又提高效率。

　　對于框架協(xié)議方式簽訂采購合同，框架協(xié)議審批設(shè)定為科室長、招標(biāo)辦兩級審批，取消采購申請審批，采購合同審批設(shè)定為科室長、合同科兩級審批。

　　對于非框架協(xié)議方式簽訂采購合同，取消采購申請審批，采購合同審批設(shè)定為科室長、處領(lǐng)導(dǎo)、合同科三級審批。

　　(二)物資供應(yīng)方面

　　規(guī)范的供應(yīng)過程應(yīng)包括：物資需求計(jì)劃及時(shí)、有效執(zhí)行;物資質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn);供應(yīng)商動態(tài)量化考核。

　　1.充分利用ERP系統(tǒng)優(yōu)勢，規(guī)范對使用單位成本和投資計(jì)劃管理

　　鑒于ERP系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、物裝、財(cái)務(wù)等各模塊之間的信息共享，應(yīng)該可以實(shí)現(xiàn)將某一使用單位實(shí)際工作量與實(shí)際成本消耗進(jìn)行比對分析的功能。通過比對分析的結(jié)果就可以發(fā)現(xiàn)使用單位是否存在用料問題。通過不定期抽查，可以及早發(fā)現(xiàn)問題;對于存在的問題，應(yīng)及時(shí)通報(bào);對于相應(yīng)的單位，應(yīng)通過適當(dāng)方式予以處理。并且，這樣的分析可否在油田分公司層面進(jìn)行，系統(tǒng)按照統(tǒng)一的模式調(diào)取數(shù)據(jù)，供油田領(lǐng)導(dǎo)參考決策。

　　2.將供應(yīng)商動態(tài)量化考核與物資質(zhì)量監(jiān)督進(jìn)一步結(jié)合

　　目前全局物資質(zhì)量監(jiān)督檢查每月實(shí)地抽檢一次，若供應(yīng)商所供產(chǎn)品質(zhì)檢不合格，ERP系統(tǒng)將暫停該供應(yīng)商資格，待復(fù)檢合格后重新開通。而在每一份采購合同進(jìn)行的供應(yīng)商動態(tài)量化考核評分中，包含質(zhì)量評分，得分情況是采購員自主確定，兩者之間沒有必然聯(lián)系?？煞裢ㄟ^系統(tǒng)設(shè)定，將兩者聯(lián)系在一起，這樣一來，供應(yīng)商動態(tài)量化考核結(jié)果將更有說服力和權(quán)威性，同時(shí)將強(qiáng)有力約束供應(yīng)商時(shí)刻注重自身產(chǎn)品質(zhì)量，更好維護(hù)油田利益。

　　ERP的實(shí)施使物資供應(yīng)管理工作有了質(zhì)的飛躍，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的精細(xì)化管理，相信在ERP系統(tǒng)這個(gè)平臺上，我們的物資供應(yīng)管理工作將會越做越好，我們的物資共管理水平也會越來越高!