如何提高合同的管理

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一、合同管理信息化

現(xiàn)在的企業(yè)所簽署的合同日益增多，尤其是工程公司，某某工程一期、二期，后續(xù)等，然后具體到哪個項目又分為安全合同、質(zhì)量合同等。所以就導(dǎo)致相關(guān)責(zé)任人管理起來比較復(fù)雜，賬目繁多，進(jìn)度難以準(zhǔn)確掌握。

因此就建議在合同管理方面采用恒潤基合同管理系統(tǒng)，從資金、文本、進(jìn)度三條主線來管理，將合同管理與客戶管理、供應(yīng)商管理、項目管理、進(jìn)度管理有效地巧妙的聯(lián)系起來，為您的合同管理提高到高效、便捷的新起點。

二、建立合同實施的保證體系

1.在合同總分析和合同具體分析的基礎(chǔ)上，將合同總目標(biāo)分解到合同實施的具體問題、具體工程和相關(guān)責(zé)任人身上，使合同管理具體化、專職化。

2.組織項目小組成員和各工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和文件分析，對合同的主要內(nèi)容做出解釋說明，使大家對合同概況、主要精神、合同總目標(biāo)有較為深刻的理解，樹立全局觀念，避免施工中的違法行為。

3.建立有效便捷的文檔系統(tǒng)，使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作有序進(jìn)行，有利于及時正確地決策，而且在發(fā)生糾紛時能及時地提供有力的證據(jù)。

4.建立報告和行文制度，工程中合同有關(guān)各方的溝通都是以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度，這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)。

三、及時做好合同跟蹤

1.對合同文件和各種工程文件資料進(jìn)行分析整理，或通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反應(yīng)工程實施狀況的信息。

2.分析工程實施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度。如工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等。

3.分析工程中存在的問題，評價合同履行情況，提出分析報告。

四、根據(jù)合同分析結(jié)果，實施有效的合同監(jiān)督

1.現(xiàn)場中對各工程小組、項目小組或分包單位工作的監(jiān)督，給它們以合同方面的幫助，如落實計劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系等，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋。

2.對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進(jìn)行合同監(jiān)督，協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系，如督促他們完成合同職責(zé)，檢查對方合同責(zé)任情況，進(jìn)行合同索賠與反索賠，處理合同糾紛等。

3.對各種來往信件、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并做好記錄，及時預(yù)防行為的法律后果，彌補(bǔ)自己工作中的漏洞，而且有利于尋找對方工作中的漏洞，及時提出索賠要求。

4.經(jīng)常性地解釋合同，對工程中出現(xiàn)的特殊問題進(jìn)行及時預(yù)防行為的法律后果，彌補(bǔ)自己工作中的漏洞，并參與各種檢查驗收，并提出相應(yīng)的報告。

五、進(jìn)行有效的合同診斷

1.逐條分析各個問題產(chǎn)生差異的原因及內(nèi)部和外部的各種影響因素，并分析各種影響因素影響程度的大小。

2.分別確定各個影響因素由誰引起，按合同規(guī)定應(yīng)由誰承擔(dān)責(zé)任以及承擔(dān)責(zé)任的大小。

3.對這些問題和差異采取什么樣的解決措施。如責(zé)任方增加生產(chǎn)要素投入，采取新的技術(shù)方案，提出索賠要求，修改計劃或修訂合同。

總之，使合同管理貫穿于從投標(biāo)到工程竣工的全過程，既有利于合同目標(biāo)的實現(xiàn)，又使技術(shù)和經(jīng)濟(jì)相結(jié)合，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益。

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