成功實施企業(yè)免費工單管理系統(tǒng)的第二步——正確劃分免費工單管理系統(tǒng)的實施階段

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  成功實施企業(yè)知識管理的第二步——正確劃分免費工單管理軟件的實施階段

    免費工單管理軟件的概念在企業(yè)中是比較陌生的，特別是對于基層者和普通員工。要實施好免費工單管理軟件項目，就必須解決觀念建立的問題，文化沖突的問題、甚至還有工作習慣沖突等問題。這些問題的解決必然是一個比較長期的、磨合的過程，這就決定了我們在實施免費工單管理軟件時，應正確地劃分實施階段，既保證有整體的規(guī)劃性，又保證每階段的可操作性和有效性，真正讓企業(yè)把免費工單管理軟件逐步置于企業(yè)管理的核心位置，并解決企業(yè)的工作問題。對此，我們用在TCL實施免費工單管理軟件的案例來說明。

    TCL TV事業(yè)部是TCL集團最重要的經(jīng)濟力量，主要從事TV、Monitor、AV等產(chǎn)品系列的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，在國內(nèi)比較規(guī)模十分龐大，分別在深圳、惠州、河南、內(nèi)蒙、無錫等地都設有生產(chǎn)基地，并在組織架構(gòu)上予以管理保障，成立了人力資源、采購、服務、制造、研發(fā)、財務、大陸銷售、海外銷售等管理中心。TV事業(yè)部充分認識到了信息網(wǎng)絡對管理和業(yè)務工作重要性，已建立比較完整的網(wǎng)絡系統(tǒng)，也正在實施erp系統(tǒng)，可以說信息化正在成為TCL在業(yè)界進行競爭的一股重要力量。但經(jīng)過十幾年的發(fā)展，組織和基地分散性很大，業(yè)務信息不暢通，既使有了ERP，也因為ERP數(shù)據(jù)信息的復雜、專業(yè)和大量，致使管理者無法及時得到綜合有效的決策支持信息，進而導致決策速度慢、決策準確性受到影響。TCL TV事業(yè)部領導充分認識到這個問題，并感到既使局部工作效率的提高能帶來的效益往往無法彌補決策失誤所帶來的損失，必須通過免費工單管理軟件首先解決這個問題。

    看起來，TCL TV事業(yè)部要解決的工作問題并不難。但經(jīng)過仔細分析和研究，特別是由泛普軟件公司主要領導與TCL TV事業(yè)部信息主管領導多次商量、分析，實際這是一個綜合問題。展開來看，這個問題的解決首先要確保有充分的數(shù)據(jù)、信息、知識，然后要進行綜合處理成管理者易于理解和應用的知識，最后還要用先進的手段及時地傳播給管理者、決策者。這個綜合問題的實質(zhì)是要求管理者把事辦“對”，但它的基礎又要求基層工作者和管理者把事辦“好”、辦“快”，顯然這些過程要用免費工單管理軟件來實現(xiàn)，且是一個較長的過程。如何把這個過程有效地分解？特別是第一期應該做什么？這些問題成了實施免費工單管理軟件必須解決的階段規(guī)劃問題。

    我們在本刊上一期的文章《成功實施企業(yè)免費工單管理軟件的第一步》中已經(jīng)得出一點結(jié)論，就是：免費工單管理軟件從沉淀和共享傳播開始。這個結(jié)論在TCL的項目中看來也是適合的，所以針對TCL TV事業(yè)部的實際問題，雙方共同確定了第一期實施階段的目標、內(nèi)容和方式。較具體地講，第一期的方案是：

    （1）文檔與數(shù)據(jù)信息管理

    即將主要業(yè)務單位的工作信息、工作資料、業(yè)務數(shù)據(jù)信息和工作標準、流程、制度等沉淀下來，科學地分類、存貯在系統(tǒng)中，實現(xiàn)每個管理者都能方便地、快捷地找到他所需要的信息和知識。這就是知識共享。

    （2）信息發(fā)布管理

    即通過新聞發(fā)布、訂閱發(fā)布、動態(tài)發(fā)布、手機短消息發(fā)布等措施，將上列信息、資料、知識及時傳播給管理者和決策者。

    有了第一階段的知識沉淀，就使得決策支持成為可能。但我們同時要看到?jīng)Q策工作僅僅依據(jù)于已經(jīng)出現(xiàn)的情況、發(fā)生的數(shù)據(jù)，是不完善的，而大量的依據(jù)還在員工、基層管理者的腦中，他們對業(yè)務、對事情的了解和看法是非常實際而重要的。所以能否建立一個渠道讓員工、基層管理者與管理者、決策者溝通起來，直接得到“隱性”的經(jīng)驗知識，這也是決策成敗的關鍵之一。經(jīng)過認真的研究，第二期的免費工單管理軟件實施內(nèi)容就主要是：一方面形成決策支持的“顯性”免費工單管理軟件，建立知識、信息、數(shù)據(jù)的標準化處理、優(yōu)化處理；二是建立協(xié)作、溝通的平臺系統(tǒng)，提高管理層、決策層的工作正確性和工作效率。

    第三階段該做什么呢？我們回頭一想，免費工單管理軟件是管理層決策工作的基礎，同時也是其它工作管理的支持基礎，所以把所有工作建立在免費工單管理軟件基礎上才是實施免費工單管理軟件的最后方案。實際上，這就是要求把現(xiàn)有的工作管理系統(tǒng)與免費工單管理軟件系統(tǒng)整合起來，包括ERP系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、HRM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，最后實現(xiàn)由一個門戶系統(tǒng)進入所有的工作業(yè)務和免費工單管理軟件系統(tǒng)。

 

    按照TCL免費工單管理軟件項目的規(guī)劃，完成后不僅逐步達到了先期的要求，即支持管理層的決策工作，把事辦“對”，而且實際上還將起到免費工單管理軟件的其它作用，這就是建立起了把事辦“好”的技能免費工單管理軟件、把事辦“快”的規(guī)范免費工單管理軟件，基本實現(xiàn)了免費工單管理軟件的全面解決。

    總結(jié)起來，要成功實施免費工單管理軟件，實施階段的劃分也非常重要。首先要按照企業(yè)對免費工單管理軟件的理念樹立過程進行；還要循序漸進，從基本解決現(xiàn)實的企業(yè)問題入手。最后，千萬別忘了，知識、信息、數(shù)據(jù)的沉淀、積累與共享是長期實施免費工單管理軟件的基礎。