企業(yè)檔案免費供應商管理軟件之一： 知識經(jīng)濟時代的檔案管理

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　　企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識的一大類，如何在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮檔案知識的作用，這是我們文探討的問題。

　　1、 知識經(jīng)濟時代的幾個主要特征

　　(1) 知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)成果的最大要素；

　　(2) 知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化

　　過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡中，隨時隨地可以取得和應用；

　　過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。

　　(3) 知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡化

　　過去靠面對面培訓， 靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊。

　　(4) 知識的產(chǎn)權化

　　雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權化，以保護創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤。

　　(5) 免費供應商管理軟件成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理

　　知識經(jīng)濟時代的管理重點已經(jīng)轉移到免費供應商管理軟件上，因為企業(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(產(chǎn)品技術知識、商業(yè)推廣知識、高效工藝知識、商業(yè)模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是免費供應商管理軟件過程。

　　2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題

　　檔案管理已經(jīng)是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時，沒有我們現(xiàn)時的技術物質條件，也就沒有現(xiàn)時的管理思想。所以看待以前傳統(tǒng)檔案及問題，我們只能是從現(xiàn)時代的角度。

　　2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”

　　傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質或實質)記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。

　　這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。

　　事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候等著或引用歷史資料時，檔案才產(chǎn)生作用。

　　2.2傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題

　　問題一：傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費大量的時間。

　　特別是對大型企業(yè)來講，這個問題特別突出。因為大型企業(yè)，檔案資料的來源是多方面的，有技術的、有人事的、有財務的、有政策的、有管理的，甚至有設施、設備、工具等的。若要收集上來，就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進行編目編冊。等檔案放到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對當時工作沒有很大的幫助作用。

　　問題二：傳統(tǒng)檔案的保存占據(jù)較大的空間，還不能保證存量增長的需求

　　特別是大型企業(yè)或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”,面對如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。

　　問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場，還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨?/P>

　　雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費人們大量的時間去找尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。

　　在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。

　　問題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障

　　因為多是紙質記錄，時間長以后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那就可能難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。

　　3、信息時代檔案管理及存在的問題

　　進入信息時代，檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計算機和因特網(wǎng)的技術支持。并且隨著技術的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉變。

　　3.1信息時代檔案管理的重點在資料保存和查閱

　　由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大都可以進行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，丟失“安全性”問題，還解決了“借閱難”的問題。

　　這個階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點就在“數(shù)字化”上了?？紤]得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實保障了檔案資料不斷增長的需要，加速了收集、整理、成冊的步伐，也保證了隨時隨地查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有解決以往的“收集”“整理”中存在的問題。

　　3.2信息時代檔案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在許多問題

　　信息時代檔案管理首先是把檔案全看成信息，按照信息的“收集、編號、存貯、查詢”進行管理，這就帶來以下問題：

　　問題一、收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗費大量的時間。

　　與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質量受到影響。

　　問題二：檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的信息。

　　因為實際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實也不必知道)，他們查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

　　問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的。

　　就說知識類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要及時地送到其它地方去應用、實踐、檢驗，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復，得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。

　　問題四：信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡化帶來的革命

　　那就是網(wǎng)絡化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，檔案管理者在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，沒有能力、也沒有時間去響應員工對檔案的及時(或實時)需求。只有依靠大家來處理，否則，眾人不用再等待檔案管理者的結果，已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。久而久之，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實際存在的價值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、處理者、應用者。

　　4、知識經(jīng)濟時代檔案管理就是知識資源管理

　　說到知識資源管理，就不得不說一說免費供應商管理軟件。概括來講，企業(yè)免費供應商管理軟件一方面是管理企業(yè)知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促使企業(yè)工作質量和效率水平得到提高，進而取得利潤。所以說企業(yè)知識是企業(yè)利潤的核心來源，免費供應商管理軟件實際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當?shù)闹R，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的免費供應商管理軟件是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質的管理。

　　4.1知識資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一

　　從上述免費供應商管理軟件看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類知識。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。

　　正如前述，知識資源管理既然是免費供應商管理軟件的一重要組成部分，它當然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。

　　4.2知識資源管理須遵從免費供應商管理軟件的規(guī)律

　　所謂免費供應商管理軟件的規(guī)律，就是推動知識運動的規(guī)律。企業(yè)的免費供應商管理軟件符合下面的模型。

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　　可以看到知識資源管理也要經(jīng)歷了這個管理運動的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點：

　　(1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工；

　　(2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；

　　(3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共識，并經(jīng)過專家加以確認；

　　(4)“應用”到工作中，支持需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；

　　(5)“創(chuàng)新”知識，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進而使企業(yè)工作步入新的境界

　　4.3檔案免費供應商管理軟件必然上升到知識資源管理

　　檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當然也是知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。

　　4.3.1檔案免費供應商管理軟件上升到知識資源管理是完全可能的

　　因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案免費供應商管理軟件的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案免費供應商管理軟件就會很快走到盡頭。

　　4.3.2檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的

　　因為通過上升，檔案知識不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。具體一些：

　　(1) 通過大家參與，形成共識的知識資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；

　　(2) 通過支持實際工作，知識資源結合實際分類“應用”，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，也解決了“檔案知識不能及時或實時應用”的問題

　　(3) 檔案免費供應商管理軟件真正按免費供應商管理軟件的方法、手段來進行，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。

　　綜上所述，檔案免費供應商管理軟件上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。

　　4.3.3知識資源管理還將給企業(yè)帶來新的價值

　　傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價值是記載“歷史”，而信息時代的檔案管理最大價值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進企業(yè)工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無法實現(xiàn)。

　　 今天到了知識經(jīng)濟時代，思想重新得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理，這不僅給企業(yè)帶來了檔案管理本意的實現(xiàn)，還將帶給企業(yè)新的價值：

　　(1) 知識資源管理將提高決策質量和決策效率

　　我們知道，企業(yè)決策者的決策質量和決策效率，一方面取決于他是否充分擁有企業(yè)內外的知識和信息，另一方面取決于在他決策中是否具備決策的方法或能力。而這些企業(yè)內外的知識與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識與信息中。如果我們按照知識資源的管理方法，及時地把相關的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié)，讓決策者很快、很及時地得到它們，那么決策的質量就可以保障，決策效率也有了保障。

　　 （2） 知識資源管理將提高員工學習效率、工作效率，降低人力資源成本

　　衡量員工的學習效率，主要看他是否快速的進入工作角色，并確保工作質量。做到這一點，最主要的學習是對崗位經(jīng)驗(過去的工作記錄，過去的工作成果，過去的工作資料)的學習，而這些崗位經(jīng)驗在哪里？肯定大多都在檔案中。員工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗技能知識對他的支持。所以，搞好知識資源管理，把崗位經(jīng)驗技能知識準確地配置在工作崗位上，那么員工的學習效率、工作效率就會提高。這種提高，實際上意味著一個人能盡快進入角色，可以一個人頂幾個人做工作，或一天的工作頂幾天的工作，當然也就降低了人力資源成本。

　　 （3） 知識資源管理更將穩(wěn)固企業(yè)的素質水平，強化企業(yè)的競爭能力

　　企業(yè)的素質水平，競爭能力，不僅在于擁有知識，而且還在于讓知識被企業(yè)工作者、管理者都掌握和應用。我們以往的檔案免費供應商管理軟件已經(jīng)使我們擁有了知識，但知識資源管理通過知識的“沉淀”“規(guī)范”使企業(yè)的素質水平有了穩(wěn)固的基礎，再通過“應用”，使企業(yè)具有能力，通過“創(chuàng)新”使企業(yè)具有核心競爭力。所謂核心競爭力實質就是比別人懂得更多、更有價值知識的能力。