案例：賽格，轉(zhuǎn)變用免費經(jīng)銷商管理軟件來武裝

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　　賽格：轉(zhuǎn)變用免費經(jīng)銷商管理軟件來武裝

　　深圳賽格股份有限公司（以下簡稱賽格股份）成立于1996年，是經(jīng)深圳市人民政府批準，由深圳市賽格集團有限公司將其在所屬八家直屬、控股及聯(lián)營公司中的權益進行重組，作為發(fā)起人出資，并公開發(fā)行境內(nèi)上市外資股（B股）而募集設立的股份有限公司。1996年7月22日深圳賽格股份有限公司的8000萬股B股在深圳證券交易所上市；同年12月，新增發(fā)行的2500萬股A股在深圳證券交易所上市。

　　經(jīng)過十年的發(fā)展和資本市場的四次融資，深圳賽格股份有限公司總資產(chǎn)已達34億，凈資產(chǎn)12.8億(截止2005年12月31日)，目前擁有2500多名員工及十余家控股子公司及聯(lián)營公司。公司直接經(jīng)營的在行業(yè)內(nèi)居領先地位的深圳賽格電子市場以及正在形成的全國連鎖經(jīng)營網(wǎng)是亞洲規(guī)模最大的專業(yè)電子配套市場；同時公司還形成了以涉外運輸及保稅倉儲、對外貿(mào)易、代理銷售、物業(yè)出租為代表的現(xiàn)代綜合物流與服務業(yè)務，以全球衛(wèi)星定位系統(tǒng)（GPS）和數(shù)字集群通信系統(tǒng)等為代表的通信產(chǎn)品的科研開發(fā)與生產(chǎn)經(jīng)營，以及以互聯(lián)網(wǎng)絡工程為代表的IT產(chǎn)業(yè)。

　　無形束縛影響步伐

　　經(jīng)過十年的發(fā)展，賽格股份公司已經(jīng)發(fā)展成集科技、工業(yè)、貿(mào)易、專業(yè)電子市場經(jīng)營及倉儲運輸為一體的綜合性的大型企業(yè)。員工數(shù)量的逐漸增加，業(yè)務的不斷擴大，就是在這樣的情況下，正如其他步入成熟期的企業(yè)一樣，賽格股份也日益感覺到一股無形的束縛影響著自身的快速發(fā)展。

　　賽格股份除了本部外，還設有電子市場、下屬企業(yè)、異地公司及市場，企業(yè)規(guī)模龐大、組織結構復雜。據(jù)賽格股份企劃部副部長嚴琦介紹：隨著公司的發(fā)展，各種業(yè)務運作和管理也日漸繁雜，員工花費在日常雜務上的時間過多，公司內(nèi)部公務處理及其流程又不規(guī)范，就導致了工作效率太低的狀況。

　　加上賽格股份是以管理為主的公司，本身許多知識、信息以及管理經(jīng)驗都是在日常工作中日漸積累起來的。由于沒有一個知識信息存儲、共享平臺，無法形成有效的沉淀，許多十分寶貴的知識經(jīng)驗都不能共享傳遞，甚至白白流失。

　　除了知識經(jīng)驗無法沉淀而流失外，也正是因為沒有一個平臺讓所有員工分享學習他人的經(jīng)驗知識，各個部門各自為政就導致了“信息孤島”，無法有效的進行協(xié)同工作，大量工作不斷重復，工作效率就自然提高不上。

　　一方面賽格股份內(nèi)部對于加快辦公效率與實現(xiàn)信息資源共享，擺脫這些無形束縛的要求日益強烈；另一方面，公司也迫切需要一種工具來改善提高自己的管理水平。屬于投資管理型的賽格股份公司，要再往世界先進管理型企業(yè)行列邁進一大步的話，這類狀況就急待改變。

　　謹慎選型耗時一年

　　隨著競爭環(huán)境的不斷變化，讓企業(yè)信息化、辦公自動化被戰(zhàn)略性地提上議程。在公司上下的要求下，賽格股份于03年開始了找尋之路。對于這個系統(tǒng)，領導層很重視，普通員工很期待，全員上下對它的期望值很高，這就必然要求對系統(tǒng)的選型絕對馬虎不得。

　　一年來，賽格股份一直謹慎地考察各個供應商的產(chǎn)品，包括金蝶、泛普軟件、用友等多家供應商，對一些業(yè)已使用的企業(yè)用戶做了相當了解。在充分考慮賽格股份的現(xiàn)狀的前提下，根據(jù)各個業(yè)務和管理部門在信息共享與傳播、辦公自動化方面的需求，更提出了系統(tǒng)還必須作為高層管理決策機構在改善、提高辦公活動和效率、質(zhì)量和決策科學性方面的利器。04年7月，賽格股份最終做了最好決定，與泛普軟件管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司簽約，為自身搭建基于免費經(jīng)銷商管理軟件上的辦公系統(tǒng)。

　　當談到之所以選擇泛普軟件的原因的時候，賽格股份的嚴部長回憶道：“泛普軟件是比較有經(jīng)驗的供應商，有許多其它公司的成功案例，產(chǎn)品的功能很不錯，能夠滿足我們的要求。最重要的是泛普軟件傳遞的免費經(jīng)銷商管理軟件的先進理念吸引了我們的眼球，我們覺得對于我們這樣的投資管理型公司來說，正是需要這樣的理念作引導，深化到日常工作里去?！?

　　轉(zhuǎn)變從習慣開始

　　系統(tǒng)上線前，泛普軟件組織了相應的培訓，先與賽格股份公司的高層交流了免費經(jīng)銷商管理軟件的理念、方法以及成功案例，將免費經(jīng)銷商管理軟件的理念預先導入領導層的腦中。之后又對公司系統(tǒng)使用用戶作了全體員工培訓。系統(tǒng)正式上線后，賽格股份公司在辦公方式上出現(xiàn)了大幅度的變化。

　　以往公司上下習慣用紙質(zhì)載體將公司的公文、數(shù)據(jù)資料等等進行流轉(zhuǎn)，這些都不利于信息查詢，影響傳遞速度，許多匯總、統(tǒng)計、分析工作很繁雜。所以得審批也都以紙質(zhì)的方式上報下批?，F(xiàn)在利用搭建好的系統(tǒng)，將辦公信息的傳遞由原來的紙介傳遞轉(zhuǎn)為網(wǎng)上傳遞，從而解決了因信息的傳遞、交換、共享不及時是造成辦公效率低的痼疾。同時通過系統(tǒng)中辦公流程，使得賽格股份的內(nèi)部辦公，如出差、請假、公文審批等可以直接在網(wǎng)上進行。

　　從免費經(jīng)銷商管理軟件角度來講，系統(tǒng)上線前許多內(nèi)部辦公的文檔資料都散落在每個員工的個人電腦中，傳統(tǒng)的聯(lián)系方式是郵件加電話，因而各個部門聯(lián)系并不緊密，就造成了信息共享與傳播的閉塞，導致賽格股份企業(yè)內(nèi)部形成了一個個信息孤島。有了這個系統(tǒng)后，員工都逐漸自覺地將所有有用的文檔、知識以及工作中得到的經(jīng)驗教訓沉淀到系統(tǒng)中去，同時分享他人的信息、經(jīng)驗，為己所用再從中創(chuàng)新。賽格還專門對員工沉淀到系統(tǒng)中的免費經(jīng)銷商管理軟件文檔設定了打分機制，根據(jù)文檔分值不同，還會在頁面標題中顯示不同星級區(qū)別，這些做法都是為了鼓勵大家養(yǎng)成將自己的經(jīng)驗分享給大家的良好習慣。

　　系統(tǒng)對跨部門的目合作，也有了很好的技術實現(xiàn)，嚴部長說：“這個系統(tǒng)給了我們很大的轉(zhuǎn)變，以往各人守著獨立的辦公電腦，通過郵件加電話進行聯(lián)系，現(xiàn)在網(wǎng)絡辦公實現(xiàn)自動化，領導審批也方便快速了。”通過系統(tǒng)那些需要匯總統(tǒng)計的信息的準確性也得以保證，讓領導的決策有了更科學的依據(jù)。賽格股份公司的管理方式悄然變化，效率明顯提高。

　　成效明顯

　　系統(tǒng)沒有讓賽格員工上下失望，和當初的期望一樣，泛普軟件的免費經(jīng)銷商管理軟件辦公系統(tǒng)給工作帶來了許多方便。而且賽格股份購買了2套系統(tǒng)，一套給公司本部自己用，另一套給電子市場用，兩套系統(tǒng)有各自的流程，但做了整合進行信息交流。由于系統(tǒng)在本部推廣設使用都極好，電子市場還專門派人討教學習?？梢?，系統(tǒng)對改善辦公、推動整體管理水平的提高有明顯成效。

　　1、員工辦公的效率大大提高。

　　通過系統(tǒng)提中強大的快速檢索機制，員工通過直接在網(wǎng)頁上點擊幾次鼠標，輸入關鍵字進行檢索，就可以找到所需知識了，查找企業(yè)知識所花費的時間得到有效的縮短。同時通過實現(xiàn)網(wǎng)上的審批流程，也同樣可以有效減少不同崗位，不同部門由于作業(yè)時間、空間的沖突而帶來的協(xié)作障礙，使得辦公的效率得以大大提高。

　　2、賽格股份的文檔知識得以沉淀積累，減少員工流動帶來的企業(yè)知識流失。

　　通過免費經(jīng)銷商管理軟件系統(tǒng)，使得員工在工作過程中，自動將這些文檔集中保存在知識庫系統(tǒng)中。

　　通過沉淀崗位案例、員工工作過程中保存歷史文檔、轉(zhuǎn)變成可閱讀文檔的員工頭腦中的知識，有效地規(guī)避員工流動帶來的風險，當新接任的員工在免費經(jīng)銷商管理軟件系統(tǒng)上可以檢索得到他的前任工作過程中的文檔信息，就可以更快地了解自己的崗位職責。

　　3、減少管理和培訓費用

　　對于賽格股份這樣地投資管理公司來說，免費經(jīng)銷商管理軟件的落地大大節(jié)約了管理和培訓的費用。譬如，賽格股份每年都計劃地開辟外地電子市場，每次新市場成立所積累的經(jīng)驗就給了下一個市場的開發(fā)留有了很好的指導意見，久而久之，領導層積累的這些經(jīng)驗教訓，就能讓他們更加容易的規(guī)劃新市場的開發(fā)，許多經(jīng)驗知識可以讓他們輕松地“copy”，作出決策。培訓也一樣，各地的培訓經(jīng)驗得到共享后，就可以大大減少培訓費用。

　　4、規(guī)范了部門協(xié)作的流程

　　采用了系統(tǒng)的審批流程后，將賽格股份目前的辦公審批搬到了網(wǎng)上，采用計算機系統(tǒng)自動執(zhí)行的流程，在一個流程節(jié)點沒有完成之前，系統(tǒng)是不允許直接越級跳到下一節(jié)點的，這就意味著部門與部門之間的協(xié)作必須嚴格按照企業(yè)的正規(guī)流程來走，由于有了規(guī)范的協(xié)作模式，將使得賽格股份的內(nèi)部辦公效率得到一定程度的提高，同時也可有效杜絕違反流程辦事的現(xiàn)象。利用系統(tǒng)流程辦事，不但實現(xiàn)無紙化辦公，更提高了賽格股份的內(nèi)部辦公效率。

　　賽格股份公司自啟用了基于免費經(jīng)銷商管理軟件的協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公管理標準化、一體化，實現(xiàn)資源共享、信息共享高效協(xié)作機制，最大程度地減輕員工手工工作量，將員工從繁瑣的事務性工作中解脫出來，更好的集中思考、解決與業(yè)務發(fā)展相關的問題，從而提升工作效率?，F(xiàn)在這個系統(tǒng)不但是賽格股份員工離不開的辦公協(xié)作平臺，也是領導層核心的管理工具?，F(xiàn)在，系統(tǒng)主要是深圳本部、深圳電子市場和部分異地公司的領導層在使用。今后，賽格股份公司將逐步地將這個系統(tǒng)逐漸覆蓋異地公司、市場、下屬企業(yè)中去，讓免費經(jīng)銷商管理軟件得以延伸。