知識提煉：免費日程管理軟件深化應(yīng)用的第一步

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     進行了一段時間的免費日程管理軟件工作之后，很多組織會發(fā)現(xiàn)得到的效果與期望目標(biāo)有較大的差異。雖然已經(jīng)分門別類地把相關(guān)知識做了梳理，將以前稍顯凌亂的知識進行了歸總，能夠在一定程度上讓更多的人找到更多的知識，但如果僅進行到這里，會有很多疑問的聲音：免費日程管理軟件與傳統(tǒng)的檔案管理/文檔管理似乎沒有太多的區(qū)別，所謂的免費日程管理軟件只是在“新瓶裝舊酒”？

　　在很多組織內(nèi)，產(chǎn)生這種情況是非常正常的。究其根源，還在于組織所進行的免費日程管理軟件更側(cè)重于對知識的“靜態(tài)”整理，忽略了知識的“動態(tài)”管理。所謂“動態(tài)”的免費日程管理軟件，是為保持組織內(nèi)知識的新鮮度，及時將實際工作中產(chǎn)生的知識納入統(tǒng)一的知識庫中，并基于已積累的知識進行深入的提煉總結(jié)，將組織內(nèi)最有效的實踐經(jīng)驗在短時間內(nèi)傳播到相應(yīng)的崗位或者員工處。

　　因此，要實現(xiàn)免費日程管理軟件的深化應(yīng)用，不可忽視最基本的知識提煉工作。知識提煉工作也不能只是簡單地由專門部門或者員工根據(jù)個人或特定群體的理解進行對于知識的整理。而更需要組織結(jié)合業(yè)務(wù)需要建立組織內(nèi)知識提煉的規(guī)則。

　　概括說來，組織內(nèi)的知識提煉工作可以從三個維度，由淺及深的逐步開展：

　　·按產(chǎn)品或者項目類型進行知識提煉：根據(jù)已積累的知識，在基本的知識分類基礎(chǔ)上，按照組織內(nèi)特定的產(chǎn)品類型或項目類型，通過統(tǒng)一的整理規(guī)則，比如要求每個產(chǎn)品或者項目類型進行知識提煉時，必須要完成哪些知識點的總結(jié)，必須要使用哪些表單以及模板等，進行某類知識群集的整理。這樣盡可能將組織內(nèi)相關(guān)的知識集合建立起來，未來在使用時，就可以比較便捷地讓更多人獲得相關(guān)知識內(nèi)容。

　　·按業(yè)務(wù)過程進行知識提煉：如果說按產(chǎn)品或者項目類型進行知識提煉，只是最基本的知識提煉工作。那么進一步講，組織的知識也可以按照組織內(nèi)的業(yè)務(wù)階段劃分，進一步深入到每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，建立特定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的知識群集。這就要求組織需要針對同類型的產(chǎn)品或項目，把相同階段的內(nèi)容作統(tǒng)一規(guī)則下的整理，比如針對于方案設(shè)計、總體設(shè)計等具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將不同的產(chǎn)品或者項目類型的知識點做匯總整理，如此可以形成“產(chǎn)品或者項目類型——業(yè)務(wù)過程”的二維結(jié)構(gòu)，以方便知識點的查找與定位。

　　·按專業(yè)要求進行知識提煉：這一維度的知識提煉工作需要更精細(xì)化的操作。組織內(nèi)的相關(guān)人員必須很清楚知道需要哪些專業(yè)知識點，而這些知識點是區(qū)別于競爭對手的核心能力。基于這些知識點的分析，再深入到具體的知識庫中，尋找并提煉相關(guān)的知識內(nèi)容，進一步可以形成“產(chǎn)品或項目類型——業(yè)務(wù)過程——專業(yè)知識點”的三維結(jié)構(gòu)。按專業(yè)要求進行的知識提煉工作，與以上談及的兩種方式?jīng)]有強相關(guān)的遞進關(guān)系，并不是只有實現(xiàn)了“按產(chǎn)品或項目類型”和“按業(yè)務(wù)過程”進行知識提煉之后，才能進行專業(yè)知識點的提煉工作，這部分工作可以與前述兩種工作并行。但要做好嚴(yán)格按專業(yè)要求的知識提煉，首先就需要以較為完善的知識庫作為前提，否則難以在短時間內(nèi)就某類知識點形成較為豐富的提煉總結(jié)結(jié)果。

　　在進行相應(yīng)的知識提煉工作時，其所對應(yīng)的表現(xiàn)形式可以根據(jù)組織特點的不同，靈活采用不同的載體以及形式。比如，可以借助“知識地圖”進行“按產(chǎn)品或者項目類型”的知識提煉工作，可以借助“知識歷程圖”進行“按業(yè)務(wù)過程”的知識提煉工作，等等。無論采用何種載體以及形式，其本質(zhì)還在于結(jié)合組織的特點進行個性化的知識分析工作，為保證對知識的動態(tài)管理，先從基本的知識提煉做起，以此吸引更多的人員認(rèn)識到免費日程管理軟件的價值，激發(fā)他們的工作興趣，繼而帶動更多的人參與到免費日程管理軟件工作中。