AMT咨詢：如何在企業(yè)內(nèi)部做好免費(fèi)日程管理軟件？

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    伴隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的持續(xù)健康發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，這也導(dǎo)致了人員流動(dòng)率的提高。很多企業(yè)/組織開始面臨一個(gè)實(shí)際的挑戰(zhàn)：如何應(yīng)對(duì)員工，特別是資深骨干員工離職后給企業(yè)帶來(lái)的知識(shí)損失。特別是對(duì)知識(shí)密集型組織而言，企業(yè)的發(fā)展、核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高，越來(lái)越依賴于資深骨干員工對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)。

泛普軟件咨詢認(rèn)為：在變動(dòng)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，惟一可以確定的是環(huán)境充滿了不確定因素，要掌握競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)必須先掌握知識(shí)。在市場(chǎng)不斷變化，科技推陳出新、競(jìng)爭(zhēng)者愈來(lái)愈多，及產(chǎn)品生命周期愈來(lái)愈短的環(huán)境下，成功將屬于那些能不斷創(chuàng)造新知識(shí)，廣布新知識(shí)于組織當(dāng)中，并快速吸收新科技與推出新產(chǎn)品的企業(yè)。一個(gè)企業(yè)其競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱取決于企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值能力的強(qiáng)弱，此處的價(jià)值不僅包括股東權(quán)益，而且應(yīng)該加上企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。而“免費(fèi)日程管理軟件”在企業(yè)提升價(jià)值的過(guò)程中起到最為關(guān)鍵的作用，并成為行業(yè)內(nèi)頂級(jí)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和動(dòng)力。

泛普軟件咨詢研究發(fā)現(xiàn)：免費(fèi)日程管理軟件　阻力重重

很多企業(yè)意識(shí)到了要通過(guò)免費(fèi)日程管理軟件來(lái)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)知識(shí)的整合，由原來(lái)依靠個(gè)人能力的發(fā)展模式，向依靠組織能力發(fā)展模式轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變很關(guān)鍵的一點(diǎn)是做好內(nèi)部的免費(fèi)日程管理軟件工作。而實(shí)際過(guò)程中，企業(yè)在推行免費(fèi)日程管理軟件時(shí)，往往遇到很多實(shí)際的困難。

知識(shí)雜亂無(wú)章，無(wú)人管理

任何一個(gè)組織，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)作，或多或少的都會(huì)積累下有價(jià)值的資料，但是這些資料/文檔，由于缺乏有效統(tǒng)一的管理，往往會(huì)分散于個(gè)人頭腦、個(gè)人電腦中，這就給組織內(nèi)免費(fèi)日程管理軟件帶來(lái)了一些實(shí)際的壁壘，如何打破這種知識(shí)傳播與共享的壁壘，從而把個(gè)人的知識(shí)變成組織的知識(shí)，成了免費(fèi)日程管理軟件領(lǐng)域一個(gè)核心的命題。同時(shí)，有很多企業(yè)在內(nèi)部也推行了免費(fèi)日程管理軟件，但可能忽視了對(duì)免費(fèi)日程管理軟件的專職管理崗位的設(shè)置，結(jié)果造成“免費(fèi)日程管理軟件一陣風(fēng)”，一段時(shí)間之后，由于缺乏監(jiān)管和引導(dǎo)，免費(fèi)日程管理軟件在內(nèi)部也置之一旁了，沒(méi)有持續(xù)有效的開展下去。

“老員工”病，想共享又怕影響在組織內(nèi)的地位

在一個(gè)組織內(nèi)，針對(duì)免費(fèi)日程管理軟件的實(shí)施，最關(guān)鍵的人員就是內(nèi)部的資深員工。因?yàn)橹挥匈Y深員工才是掌握組織內(nèi)部最核心知識(shí)的群體，只有把他們隱藏于自身的一些有價(jià)值知識(shí)挖掘出來(lái)，才能真正意義地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部知識(shí)共享。

資深員工在對(duì)待免費(fèi)日程管理軟件時(shí)，往往會(huì)變現(xiàn)出“老員工”病，其典型表現(xiàn)為：

想得到又怕失去。某一員工在某領(lǐng)域從業(yè)時(shí)間越久，對(duì)該領(lǐng)域的理解就越深刻，這時(shí)讓他們?nèi)ス蚕硪恍┯袃r(jià)值的知識(shí)給大家，他們往往首先想到是，一旦共享了是否會(huì)對(duì)個(gè)人在組織內(nèi)的地位帶來(lái)很大的影響？但是，從另一角度講，他們又比較渴望接收到新的知識(shí)。因?yàn)橹挥胁粩嗟膶W(xué)習(xí)，才能夠保持自己在組織內(nèi)部的地位和活力。

對(duì)知識(shí)的要求比較高，要精品。資深員工因?yàn)樵谀愁I(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)比較豐富，對(duì)知識(shí)的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一般員工的要求，希望能夠得到“精品”而不是一般的知識(shí)。但他們往往會(huì)忽視一個(gè)基本事實(shí)，珍珠往往會(huì)隱藏在沙子中，只有將工作過(guò)程的點(diǎn)點(diǎn)滴滴記錄下來(lái)，并持續(xù)穩(wěn)定地進(jìn)行這項(xiàng)工作，很多有價(jià)值的知識(shí)點(diǎn)才會(huì)慢慢積累起來(lái)。

免費(fèi)日程管理軟件工作中缺少有效的引導(dǎo)和約束手段

在組織內(nèi)部進(jìn)行免費(fèi)日程管理軟件工作，要保證能夠由員工的自發(fā)行為上升到組織的自覺行為，而要實(shí)現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變，從組織管理的角度，需要有有效的引導(dǎo)和約束手段作為支撐。免費(fèi)日程管理軟件不同于一般的管理，不但要有約束機(jī)制，比如考核、激勵(lì)措施，還要有引導(dǎo)措施的跟進(jìn)，比如內(nèi)部培訓(xùn)、內(nèi)部導(dǎo)師制度等等，在約束大家進(jìn)行免費(fèi)日程管理軟件的同時(shí)，也要告訴員工如何進(jìn)行免費(fèi)日程管理軟件，從而調(diào)動(dòng)大家的積極性，把“要我做”轉(zhuǎn)變成“我要做”。

泛普軟件咨詢認(rèn)為免費(fèi)日程管理軟件的良方：綜合考慮一一解決

針對(duì)于組織內(nèi)部在推行免費(fèi)日程管理軟件工作時(shí)可能遇到的這些困難，特別是從員工管理的角度看，要想規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，突破這些困難，可以從以下幾個(gè)策略入手進(jìn)行綜合考慮：

創(chuàng)立組織知識(shí)共享的文化，在員工之間建立相互信任的關(guān)系。

人與人之間的交往和溝通、知識(shí)的交流和轉(zhuǎn)移以相互信任為基礎(chǔ)，這一點(diǎn)對(duì)資深員工尤為重要。一方面，從知識(shí)的轉(zhuǎn)移方式來(lái)看，尤其是隱藏在員工頭腦中的隱性知識(shí)，它很難通過(guò)正式的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)移，而只有通過(guò)緊密的、值得信賴和持續(xù)的直接交流等非正式網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的傳遞。而知識(shí)有效轉(zhuǎn)移的前提條件就是知識(shí)轉(zhuǎn)移的雙方必須相互信任。另一方面，人與人之間的相互信任能有效降低任何一方采取機(jī)會(huì)主義的可能性，從而提高人們合作的效率。但是，由于我國(guó)傳統(tǒng)文化的影響，除血緣關(guān)系外，人與人之間的信任度比較低，因此，需要在組織中建立新型的組織文化。

組織文化是組織及其員工行為準(zhǔn)則的判斷標(biāo)準(zhǔn)和體系，它時(shí)刻指導(dǎo)著組織及其員工的行為。組織文化的核心是價(jià)值觀，組織文化的建立應(yīng)以有利于知識(shí)共享的價(jià)值觀為指導(dǎo)，并使這樣的價(jià)值觀融合于組織和組織員工的價(jià)值觀之中。

降低組織成員知識(shí)基礎(chǔ)的差異性，減少由于員工，特別是資深員工，對(duì)知識(shí)共享評(píng)價(jià)的差異性帶來(lái)的損失。

組織人力資源管理部門應(yīng)有計(jì)劃性和前瞻性，在人員招聘、職責(zé)描述、幫助新成員內(nèi)部化和人員匹配等環(huán)節(jié)中，明確組織職位對(duì)成員知識(shí)基礎(chǔ)的要求，并努力了解員工完成工作所需的相關(guān)知識(shí)，確保員工具備完成職責(zé)所需的基礎(chǔ)知識(shí)，使全體員工對(duì)本企業(yè)所需的各種知識(shí)有所了解。此外，組織在設(shè)計(jì)免費(fèi)日程管理軟件系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)合理的激勵(lì)系統(tǒng)，促進(jìn)并獎(jiǎng)勵(lì)知識(shí)共享，阻止并懲罰對(duì)可完整轉(zhuǎn)移知識(shí)的隱藏行為。在考評(píng)員工時(shí)，要注意考慮他向同事轉(zhuǎn)移了多少有用的知識(shí)、在團(tuán)隊(duì)工作中起到的作用，及對(duì)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的貢獻(xiàn)等。企業(yè)制度應(yīng)能讓員工看到并享受到將自己的知識(shí)與他人共享帶來(lái)的利益。

設(shè)定原則，甄選具有潛在價(jià)值的共享知識(shí)。

免費(fèi)日程管理軟件的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)組織總體的發(fā)展戰(zhàn)略，因此知識(shí)共享的過(guò)程也必須以實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)為前提。通過(guò)組織戰(zhàn)略目標(biāo)和核心競(jìng)爭(zhēng)力的分析，尋找為完成組織戰(zhàn)略目標(biāo)所必須的關(guān)鍵活動(dòng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)，形成關(guān)鍵活動(dòng)和業(yè)務(wù)的工作流程，以此作為甄選和評(píng)價(jià)具有潛在價(jià)值的知識(shí)的出發(fā)點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分解，尋找為完成這些活動(dòng)和業(yè)務(wù)所必須的知識(shí)，顯示知識(shí)杠桿點(diǎn)。

在企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)中，能夠利用知識(shí)帶來(lái)效益，并對(duì)實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展戰(zhàn)略和長(zhǎng)期規(guī)劃有重要貢獻(xiàn)的知識(shí)稱為知識(shí)杠桿點(diǎn)。知識(shí)杠桿點(diǎn)是企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件的重點(diǎn)，也是對(duì)企業(yè)今后發(fā)展具有重要作用的關(guān)鍵知識(shí)。

在甄別的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)知識(shí)杠桿點(diǎn)中的有關(guān)人員，特別是資深員工。人員是知識(shí)共享的核心，也是知識(shí)共享和免費(fèi)日程管理軟件成功實(shí)現(xiàn)的保證。通過(guò)訪談相關(guān)人員，主要是獨(dú)當(dāng)一面的關(guān)鍵人員，獲得組織知識(shí)庫(kù)和知識(shí)專家的位置。

通過(guò)免費(fèi)日程管理軟件手段，來(lái)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的“知識(shí)挽留”，某種程度上，能夠減少由于資深員工的離職，而給企業(yè)帶來(lái)的損失。但免費(fèi)日程管理軟件在企業(yè)內(nèi)部的推行是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不但要考慮“內(nèi)容層面”、“體系層面”，員工的參與免費(fèi)日程管理軟件持續(xù)改進(jìn)也是左右整個(gè)工作成敗的關(guān)鍵。因此，在充分分析企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際狀況后，通過(guò)有效的工作步驟，進(jìn)行有效的免費(fèi)日程管理軟件，從而將“員工”、“知識(shí)”與組織的管理緊密結(jié)合在一起。