材料調(diào)撥
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當倉庫或者項目上的庫存材料不足,而另一個倉庫或者項目上還很充足的情況下,為了減少直接購買的時間差和采購成本,可以通過材料調(diào)撥來實現(xiàn)材料的合理配置。
一、工程企業(yè)在材料調(diào)撥管理中常見的問題
1、在調(diào)撥過程中,只要保證能拿到自己需要的材料就行,而不對調(diào)撥過程進行記錄,導致之后查賬對不上號。
2、系統(tǒng)記錄與實物不符,可能A倉庫出庫10件,但是到了B倉庫的時候發(fā)現(xiàn)只有9件,具體去查找原因也很麻煩。
3、調(diào)撥過程中存在貨運破損的情況,對這種破損處理不合理,缺乏相應證據(jù),造成材料的浪費和資金的浪費。
4、對調(diào)撥過程中的相關(guān)紙質(zhì)手續(xù)保存不合理,造成原始單據(jù)的丟失,難以保證調(diào)撥業(yè)務的真實性。
5、調(diào)撥業(yè)務一般由項目部和庫管部進行,物資部、公司領導等想要查看調(diào)撥情況很麻煩,容易造成信息孤島。
二、系統(tǒng)的管控點及作用
1、材料調(diào)撥是企業(yè)內(nèi)部材料位置的轉(zhuǎn)移,通過這種形式能使材料的使用更加合理,也減少了重新采購的時間成本和經(jīng)濟成本。
2、通過材料調(diào)撥單,對材料的調(diào)撥業(yè)務進行嚴格規(guī)范的記錄,單據(jù)上記載調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、調(diào)出項目、調(diào)入項目、調(diào)撥時間、調(diào)撥材料明細等內(nèi)容,保證每筆調(diào)撥業(yè)務有據(jù)可循,是財務人員據(jù)以記賬、核算項目成本的重要原始憑證。
3、在調(diào)撥過程中如果出現(xiàn)破損,應及時對破損物品進行拍照,然后上傳到系統(tǒng)的附件中,并可以在備注中進行注明,以便后續(xù)與貨運公司進行協(xié)商索賠。
4、可以通過相應的權(quán)限設置來決定查看材料調(diào)撥單的人員權(quán)限,實現(xiàn)了各部門數(shù)據(jù)的共享,提高了工作效率。
5、材料調(diào)撥單上記錄了此筆調(diào)撥業(yè)務的錄入人,并且可以對該調(diào)撥單設置審批流程,相關(guān)經(jīng)辦人一一簽字審核,并可以通過審批記錄查詢每步審核人是誰,這是責任的歸集,也是促使各相關(guān)人員提高工作認真度的有效監(jiān)控方式。
三、材料調(diào)撥單據(jù)
在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中,由庫管員負責材料調(diào)撥并填寫此單據(jù)。
1、基本信息
材料調(diào)撥單據(jù)主要包含日期、調(diào)撥編號、調(diào)撥名稱、調(diào)出項目、調(diào)入項目、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、錄入人等內(nèi)容。
2、附件上傳
支持附件上傳,可以將調(diào)撥業(yè)務辦理手續(xù)或者調(diào)撥材料現(xiàn)場拍照上傳到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對材料調(diào)撥進行多級審批,首先由填寫單據(jù)的人員提交審批,然后根據(jù)公司的具體情況,分別由庫管部領導、項目部領導、公司領導等進行審核,還可以查看完整的審批流過程。
四、材料調(diào)撥列表
材料調(diào)撥列表主要顯示所有的材料調(diào)撥單據(jù),在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進行保存,還能將查詢出來的列表導出成Excel格式;也能將查詢出來的列表直接打印。
五、材料調(diào)撥明細查詢
材料調(diào)撥明細查詢主要是將材料調(diào)撥表單中的調(diào)撥明細表展現(xiàn)出來,通過此報表,不用點開表單就可以看到每個材料調(diào)撥單據(jù)對應的調(diào)撥明細了,查賬更加直觀明了。
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