材料合同
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在材料采購環(huán)節(jié),需求方和供應(yīng)方經(jīng)過談判協(xié)商一致后簽訂材料合同。
一、工程企業(yè)在材料合同管理中常見的問題
1、在材料合同簽訂階段,可能利用私人關(guān)系,直接指定某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購合同的簽訂,導(dǎo)致采購成本增加。
2、一般的材料合同都是通過紙質(zhì)合同的方式進(jìn)行簽訂,當(dāng)項(xiàng)目過多,合同合過多時(shí),對于紙質(zhì)合同的整理、保存、查詢難度都十分大。
3、一份材料合同長達(dá)十幾頁甚至幾十頁,領(lǐng)導(dǎo)要想對其中重要內(nèi)容進(jìn)行提取,還是很費(fèi)時(shí)間的。
4、一般材料合同都是由采購員與供應(yīng)商直接簽訂,至于材料合同的內(nèi)容是否合理,缺乏相應(yīng)的人員監(jiān)督,可能存在采購人員從中吃回扣的現(xiàn)象。
5、對于材料合同的審核,經(jīng)常是采購員拿著紙質(zhì)單據(jù)到處找領(lǐng)導(dǎo)審批,碰到領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室,審核時(shí)效性難以得到保證。
6、紙質(zhì)合同的保存一般都固定在一個(gè)地方,當(dāng)財(cái)務(wù)部或者總公司想查看材料合同時(shí),要這個(gè)人看完了才拿給下個(gè)人看,不能滿足同時(shí)查看的需要,并且由于工作地點(diǎn)的限制,很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)就干脆不去查看合同了,這樣就很容易造成信息孤島。
二、系統(tǒng)中材料合同的管控點(diǎn)及作用
1、在材料合同中,本企業(yè)是需方,簽訂了采購合同協(xié)議后,就使工程施工所需的原材料、外購件、外協(xié)件供應(yīng)有了保證,從而企業(yè)可以安排工程施工,通過施工獲得效益。
2、通過系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)電子化的合同保存整理,方便數(shù)據(jù)的查找和統(tǒng)計(jì),讓公司領(lǐng)導(dǎo)和其他部門的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)登進(jìn)系統(tǒng)查看合同的簽訂內(nèi)容。
3、可以通過附件功能將紙質(zhì)合同拍照上傳到軟件中去,既方便相關(guān)部門人員的查看合同詳細(xì)內(nèi)容,也可以杜絕出現(xiàn)相關(guān)人員從中吃回扣的問題,做到了簽約合同工作陽光化的進(jìn)行。
4、系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的表單樣式,將合同中重要內(nèi)容提取出來,通過本表單就能直觀的展示合同中的重要內(nèi)容,如果要進(jìn)行細(xì)致的查詢,還可以在附件中查看原始的紙質(zhì)合同。
5、通過單據(jù)可以實(shí)現(xiàn)對簽約雙方直接經(jīng)辦人的填寫,并且可以設(shè)置審核流程,當(dāng)合同簽訂完畢后由相關(guān)的經(jīng)辦人審核,當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛問題的時(shí)候,可以找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人問責(zé)。
三、材料合同單據(jù)
在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中,由采購部簽訂材料合同并填寫此單據(jù)。
1、基本信息
材料合同單據(jù)主要包含合同編號、簽約日期、合同名稱、源單、合同類型、所屬項(xiàng)目、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、合同金額、預(yù)付款、保證金、供應(yīng)商、供應(yīng)商簽約人、支付方式、結(jié)算方式、付款條件、主要條款、材料明細(xì)等內(nèi)容。
2、附件上傳
支持附件上傳,可以將材料合同原件掃描或者拍照后上傳到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對材料合同進(jìn)行多級審批,首先由填寫單據(jù)的人員提交審批,然后根據(jù)公司的具體情況,分別由采購部、物資部、項(xiàng)目部、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核,還可以查看完整的審批流過程。
四、材料合同列表
材料合同列表主要顯示所有的材料合同單據(jù),在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進(jìn)行保存,還能將查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式;也能將查詢出來的列表直接打印
五、材料合同明細(xì)查詢
材料合同明細(xì)查詢主要是將材料合同表單中的材料明細(xì)表展現(xiàn)出來,通過此報(bào)表,不用點(diǎn)開表單就可以看到每個(gè)材料合同單據(jù)對應(yīng)的材料明細(xì)了,查賬更加直觀明了。
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