備用金管理

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備用金管理

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　　在工程企業(yè)中，存在給內(nèi)部的部門(mén)或者員工發(fā)放備用金用于零星采購(gòu)、出差、零星開(kāi)支等的情況，這時(shí)候，泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)提供備用金發(fā)放功能來(lái)進(jìn)行管理。

　　一、在工程企業(yè)中備用金發(fā)放管理存在的問(wèn)題

　　1、部分企業(yè)對(duì)備用金借出環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)格，存在“小事借巨款”、“私事用公款”等現(xiàn)象，個(gè)別企業(yè)業(yè)務(wù)人員故意漏寫(xiě)用途或者將用途寫(xiě)的含糊不清，以便日后報(bào)銷的時(shí)候“渾水摸魚(yú)”。

　　2、對(duì)備用金的發(fā)放環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格的審核監(jiān)督體制，部分企業(yè)中存在僅僅由財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了算的情況，或者多頭審批現(xiàn)象。

　　3、部分財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，在備用金報(bào)賬的時(shí)候?qū)Σ话匆?guī)定使用備用金的情況也不嚴(yán)格管理，草率清賬了事。

　　4、對(duì)備用金借出業(yè)務(wù)的記錄不規(guī)范，以后出現(xiàn)問(wèn)題想查賬時(shí)都非常不方便。

　　二、系統(tǒng)中備用金發(fā)放的管控點(diǎn)及作用

　　1、嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)每一次備用金借出的原因，詳細(xì)記錄原因，避免出現(xiàn)“小事借巨款”、公款私用的情況。

　　2、在備用金發(fā)放表單中，可以對(duì)本年累計(jì)領(lǐng)取的金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方便財(cái)務(wù)人員及時(shí)看到該人員或者部門(mén)的備用金領(lǐng)用情況，從而更好的控制本次備用金發(fā)放的金額。

　　3、對(duì)單據(jù)設(shè)置多級(jí)審批流，備用金的發(fā)放由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行辦理，在表單中記錄經(jīng)辦人的名字，辦理之后提交給財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、成控部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核，各部門(mén)之間互相牽制，互相協(xié)作，保證備用金發(fā)放合理。

　　4、需要領(lǐng)用備用金的部門(mén)或者員工可以提供相關(guān)資料文件交由財(cái)務(wù)人員查看，核準(zhǔn)其真實(shí)性，然后辦理備用金發(fā)放，在系統(tǒng)中，可以將這些資料文件上傳到附件中進(jìn)行保管，方便其他部門(mén)對(duì)備用金發(fā)放合理性的監(jiān)督。

　　5、系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的表單格式，實(shí)現(xiàn)對(duì)備用金發(fā)放業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，方便日常查賬。

　　三、泛普軟件中的備用金發(fā)放單據(jù)

　　在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，由財(cái)務(wù)人員填寫(xiě)此單據(jù)。

　　1、基本信息

　　備用金發(fā)放單據(jù)主要包含領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門(mén)、本年領(lǐng)取金額、金額、項(xiàng)目、經(jīng)辦人、賬戶信息、用途等內(nèi)容。

　　2、附件上傳

　　支持附件上傳，可以將備用金領(lǐng)用人提供的一些備用金使用證明文件上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。

　　3、單據(jù)審批

　　支持對(duì)備用金發(fā)放進(jìn)行多級(jí)審批，首先由填寫(xiě)單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核，還可以查看完整的審批流過(guò)程。