日程管理系統(tǒng)的十大發(fā)展趨勢(shì)

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如果一個(gè)企業(yè)仍在使用某種工作流符合下列標(biāo)準(zhǔn)之一：
1.不能跟Exchange直連，無(wú)法自動(dòng)化創(chuàng)建會(huì)議邀請(qǐng)
2.不能無(wú)代碼實(shí)現(xiàn)80%以上人工類(lèi)流程
3.不能與某個(gè)文檔處理系統(tǒng)集成
4.粗劣的統(tǒng)計(jì)和分析系統(tǒng)，而不是全面的業(yè)務(wù)流程考核
5.流程和制度并存
6.無(wú)法清楚地度量出出每個(gè)崗位為客戶提供的價(jià)值
7.我們的流程系統(tǒng)只為某個(gè)部門(mén)、或者某個(gè)業(yè)務(wù)服務(wù)

那么，表示這個(gè)企業(yè)的IT落后于中國(guó)企業(yè)的平均水平至少5年。
市場(chǎng)很多供應(yīng)商從最初的OA廠商而來(lái)，后來(lái)發(fā)展出了工作流系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入日程管理軟件時(shí)代?，F(xiàn)在的技術(shù)，我們已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跨過(guò)了OA工作流的范疇。日程管理軟件是一個(gè)成熟的概念，未來(lái)將會(huì)有哪些可能出現(xiàn)的趨勢(shì)，讓我們?cè)谶@里討論下……

1 科技匯聚——融入云適配器
  
      今天，主流的日程管理軟件已經(jīng)成功地跟SAP、Exchange、K3、Siebel等系統(tǒng)集成。我們可以享受日程管理軟件套件給我們帶來(lái)的便捷，日程管理軟件可以自動(dòng)為我們?cè)贓xchange上創(chuàng)建“會(huì)議邀請(qǐng)”、與手機(jī)同步、自動(dòng)生成“入庫(kù)單”、運(yùn)行SAP的“MIRO”……

     在不久的未來(lái)，在2015年以前，日程管理軟件將需要融入許多新的技術(shù)，比如：社交類(lèi)網(wǎng)站、云計(jì)算等。事實(shí)上，在歐美，銀行的IT系統(tǒng)已經(jīng)與FaceBook等社交類(lèi)交互網(wǎng)站；在中國(guó)，SAAS也開(kāi)始為最需要保密的銀行業(yè)提供解決方案?？梢韵胂?，一些大型的企業(yè)，甚至超大型的企業(yè)，可能在后臺(tái)跑著SAP，前端的銷(xiāo)售人員每天用著Salesforce，同時(shí)使用各種博客、社交網(wǎng)站與客戶維持自己與客戶的關(guān)系。事實(shí)上，我們已經(jīng)看到大量的銀行、保險(xiǎn)代理商、管理咨詢公司、律所等行業(yè)在使用博客和社交網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行宣傳和營(yíng)銷(xiāo)，很明顯我們的流程也將需要覆蓋到這些領(lǐng)域。

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件已經(jīng)在該領(lǐng)域與一些CIO開(kāi)展了這方面的探討，并有部分業(yè)務(wù)方面的成功案例。

2 動(dòng)態(tài)的日程管理軟件

     日程管理軟件不像ERP，ERP一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)成本的算法實(shí)施下去，可能幾年都不會(huì)變；日程管理軟件則完全不同，可能這個(gè)月流程還是這么跑，下個(gè)月則可能連組織結(jié)構(gòu)都變了。日程管理軟件最基本的要求就是要支持這種變化。實(shí)際上，這種對(duì)于變化的要求給日程管理軟件套件帶來(lái)如下挑戰(zhàn)：
組件化：支持動(dòng)態(tài)裝配和卸載
支持變更管理：包括完整的日志和符合塞班斯法案的變更管理
貼近業(yè)務(wù)，支持快速的變更，而不是要寫(xiě)一大堆代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)某個(gè)流程

3 日程管理軟件變成長(zhǎng)期IT投資
   
     今天，我們很多客戶使用工作流套件來(lái)做OA應(yīng)用。這種IT投資大都是短期的，平均投資周期是3年，一般最多不會(huì)超過(guò)5年。這種應(yīng)用的是缺乏深度。
    
     現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)，已經(jīng)意識(shí)到，行政類(lèi)流程應(yīng)用已經(jīng)完全無(wú)法取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，他們需要的更強(qiáng)大、更自動(dòng)化的日程管理軟件套件，日程管理軟件套件將作為整個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)部件之一存在于企業(yè)IT基礎(chǔ)架構(gòu)之中。這使得日程管理軟件投資將是一項(xiàng)長(zhǎng)期投資，這對(duì)CIO來(lái)說(shuō)，將會(huì)帶來(lái)非常大的挑戰(zhàn)。比如，我們有一系列的流程是與SAP集成的，現(xiàn)在公司要將MySAP 4.6升級(jí)到ECC 6.0，如何來(lái)進(jìn)行平滑的升級(jí)；如果整個(gè)遷移項(xiàng)目周期非常長(zhǎng)的情況下，這會(huì)新增哪些挑戰(zhàn)；如果把日程管理軟件作為基礎(chǔ)組建，日程管理軟件與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系管理，將會(huì)是一個(gè)非常復(fù)雜的工作……

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件已經(jīng)與一些上市公司在該領(lǐng)域展開(kāi)合作。

4 更強(qiáng)的配置功能
    
     這是一個(gè)顯而易見(jiàn)的趨勢(shì)，更強(qiáng)大的配置能力意味著低實(shí)施成本、低維護(hù)費(fèi)用和高可用性。很多功能，雖然通過(guò)代碼是能夠?qū)崿F(xiàn)的，但是這意味系統(tǒng)是難以維護(hù)的，這會(huì)給業(yè)務(wù)造成不可估量的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

5 企業(yè)間集成和B2B應(yīng)用

     企業(yè)間系統(tǒng)集成，并不是簡(jiǎn)單的系統(tǒng)接口調(diào)用。這涉及到法律法規(guī)、數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證、核算、自動(dòng)化支付、實(shí)時(shí)性、業(yè)務(wù)監(jiān)控等技術(shù)。
   
     事實(shí)上，在中國(guó)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)，奧哲科技在為某上市公司實(shí)施自動(dòng)化采購(gòu)的流程中，就已經(jīng)考慮到B2B的應(yīng)用，并為該公司提供了整套的B2B技術(shù)方案，這包括：電子詢價(jià)、帶電子簽名的電子合同、電子發(fā)票等。該類(lèi)型方案，從業(yè)務(wù)、法律、供應(yīng)鏈道口技術(shù)，在中國(guó)國(guó)內(nèi)已經(jīng)逐漸成熟，并在部分大型企業(yè)中應(yīng)用。

     Gartner估計(jì)2014年，35%的日程管理軟件應(yīng)用將需要采用跨企業(yè)集成的方案。

6 以客戶為中心和利潤(rùn)為目標(biāo)的的量化流程評(píng)估系統(tǒng)和KPI系統(tǒng)
    
     要實(shí)現(xiàn)流程改進(jìn)，就要進(jìn)行流程評(píng)估，尤其是圖形化的評(píng)估系統(tǒng)。企業(yè)越來(lái)越需要按照產(chǎn)品、地區(qū)、組織、崗位、流程等多種維度來(lái)評(píng)估業(yè)務(wù)流程的效率。

     在整個(gè)公司實(shí)施了全面流程管理之后，企業(yè)就有能力去分析每個(gè)組織、崗位、員工為客戶提供的價(jià)值。

     Gartner估計(jì)2009年有6%的企業(yè)使用這樣一個(gè)工具，2014年將增長(zhǎng)到40%。

     事實(shí)上，這是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)的話題，如何建立一個(gè)適合各個(gè)行業(yè)、各種業(yè)務(wù)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是件在管理學(xué)上還沒(méi)有完全解決的問(wèn)題。

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件在這一領(lǐng)域已經(jīng)有不少?lài)L試，并為各行業(yè)客戶提供了非常滿意的評(píng)估系統(tǒng)。

7 集中化后時(shí)代

     在過(guò)去，我們看到一些集團(tuán)企業(yè)，不同地區(qū)公司自建系統(tǒng)，或者不同業(yè)務(wù)采用同類(lèi)型的獨(dú)立系統(tǒng)，這給業(yè)務(wù)分析、改進(jìn)和維護(hù)帶來(lái)了巨大的麻煩。系統(tǒng)大整合的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，在某些行業(yè)，比如銀行業(yè)和保險(xiǎn)業(yè)，大型企業(yè)已經(jīng)完成了整個(gè)，現(xiàn)在已經(jīng)開(kāi)始了整合應(yīng)用階段。

     跨地區(qū)和跨業(yè)務(wù)整合對(duì)于日程管理軟件來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何讓不同組織結(jié)構(gòu)、不同業(yè)務(wù)邏輯、不同業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一系列業(yè)務(wù)在同一臺(tái)服務(wù)器上運(yùn)行？

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件在這個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)非常成熟。

8 分層的流程模型

     無(wú)論廠商如何宣稱(chēng)無(wú)編碼建模，但是事實(shí)已經(jīng)證明，業(yè)務(wù)人員是不可能無(wú)編碼建模的。業(yè)務(wù)人員與日程管理軟件模型之間的界限如何跨越？通過(guò)分層的流程模型。分層的流程模型還能夠是為不同層級(jí)的流程制定專(zhuān)員提供特定的視圖。

9 實(shí)時(shí)企業(yè)

     隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，我們?cè)絹?lái)越多的客戶要求提供實(shí)時(shí)性的解決方案。實(shí)時(shí)不但意味著系統(tǒng)是7×24的，而且意味著從流程跟蹤、查詢、跨系統(tǒng)同步、報(bào)表、KPI計(jì)算、傭金計(jì)算都必須是實(shí)時(shí)的。

     這在流動(dòng)性非常大、市場(chǎng)變化非?？斓牡钠髽I(yè)是必須的。典型的代表是房產(chǎn)中介類(lèi)公司，一個(gè)新的政策可能會(huì)讓一個(gè)中介公司瞬間關(guān)閉掉大部分門(mén)店，也可能會(huì)讓一系列的貸款審批被取消或者調(diào)整……

10 人工、系統(tǒng)、文檔和規(guī)則的大整合

     在過(guò)去，某些日程管理軟件善于系統(tǒng)間集成，他們?cè)诋悩?gòu)系統(tǒng)中傳遞消息和數(shù)據(jù)，但是人工交互能力很弱。另外一些日程管理軟件善于人工交互，尤其是從OA發(fā)展過(guò)來(lái)的日程管理軟件系統(tǒng)。還有一些日程管理軟件擅長(zhǎng)于文檔應(yīng)用，比如：為設(shè)計(jì)院服務(wù)等?，F(xiàn)在，逐漸開(kāi)始興起規(guī)則型日程管理軟件，這類(lèi)日程管理軟件在保險(xiǎn)公司和一些國(guó)外的石油公司大量采用。

     從市場(chǎng)規(guī)模來(lái)看，從大到小排列依次是人工型日程管理軟件、系統(tǒng)型日程管理軟件、文檔型日程管理軟件和規(guī)則型日程管理軟件。實(shí)際上，從日程管理軟件的發(fā)展順序來(lái)看，也基本是符合這個(gè)順序。

     目前，人工型日程管理軟件、系統(tǒng)型日程管理軟件都已經(jīng)非常成熟，無(wú)論從性能、安全性、交互性、可配置性和可維護(hù)能力都已經(jīng)非常成熟。文檔型日程管理軟件方案方面，文檔的安全性、格式轉(zhuǎn)換、搜索、各種接入方式都基礎(chǔ)功能都已經(jīng)很成熟，但是對(duì)于符合業(yè)務(wù)需求的知識(shí)管理方案，則非常匱乏。規(guī)則型日程管理軟件，在某些特定領(lǐng)域也已經(jīng)非常成熟，尤其在保險(xiǎn)行業(yè)，整個(gè)解決方案和產(chǎn)業(yè)鏈都已經(jīng)很完整。
很明顯，這4類(lèi)日程管理軟件系統(tǒng)將在未來(lái)進(jìn)行全面的大整合。

     奧哲泛普軟件非常善于人工、文檔和系統(tǒng)類(lèi)日程管理軟件方案，并為某保險(xiǎn)公司提供了基于規(guī)則引擎的日程管理軟件方案。