時間管理的基本要點

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

一、 時間管理法則

再回到剛才提到的那個故事中來，我們一起分析一下，艾維到底講的是什么方法？

艾維的話中反復(fù)強調(diào)了這么幾個詞：6件事、重要次序和明天。

實際上，針對這個故事，或者說是案例，管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更完備的時間管理法則，他們分別是：

6件事法則、要事法則和15分鐘法則。

6件事法則：

1天中選擇6件最重要的事情，而且是這1天最需要完成的6件事，其它事情先暫時放放，在這一天中，把絕大多數(shù)精力都放到這6件事情上；

要事法則：

選擇好6件事后，先從這6件事中選出最重要最緊急的事情放在首位，接著再在剩下的5件事中，選出最重要最緊急的事情，這樣一步步就把辦這6件事情的時間順序排出來了，我們在做其中任何一件事情的時候，都是在做當(dāng)時最重要最緊急的事情；

15分鐘法則：

以上這些事情盡量安排在前一天下班的時候完成，只要我們每天下班前抽出15分鐘做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人們總是在說“一日之際在于晨”，現(xiàn)在更多人喜歡說“一日之際在于昨夜”，就來源于此。

這就是時間管理法則。

二、 時間管理原理

上面提到的時間管理法則大家覺得有道理嗎？有啟發(fā)嗎？覺得可行嗎？

呵呵，覺得有道理，有啟發(fā)是正常的，可是，覺得就這樣就“可行”了，我就有保留意見了。

還是前面提到的管理思想很難“落地”的第二個主觀原因：“只要…就…”心理，只要我們公司每個人都能嚴(yán)格按照時間管理法則辦事，我們公司整體的執(zhí)行力至少能提高50%。

這句話本身沒錯，可是，這個“只要”卻真的很難實現(xiàn)。

這個法則，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功。可是，你考慮過這么幾個問題沒有：

舒瓦普的企業(yè)和你的企業(yè)真的一樣嗎？條件有多少是相同的呢？

舒瓦普當(dāng)年為了推行這個法則又是怎么做的呢？又采取了哪些關(guān)鍵性的措施或者法則呢？

更重要的是，100年前的美國和100年后的中國環(huán)境差異有多大？在那時可行的法則，現(xiàn)在到我們這就也能行嗎？如何才能行呢？

在大家思考這些問題的同時，我再給大家介紹一下舒瓦普的伯利恒鋼鐵公司的現(xiàn)狀：

2001年，美國第三大鋼鐵公司伯利恒鋼鐵公司10月１５日宣布，由于廉價進(jìn)口鋼材的沖擊和“９?１１”恐怖襲擊事件導(dǎo)致鋼材需求進(jìn)一步下降等原因，該公司已于當(dāng)天向紐約一家法院申請破產(chǎn)保護(hù)。

2003年，新華網(wǎng)華盛頓１月６日電美國國際鋼鐵集團(tuán)６日表示，有意收購美國伯利恒鋼鐵公司，并將由此組建北美地區(qū)最大的鋼鐵公司。

大家現(xiàn)在有什么感受？

我在和老總們交流的時候，經(jīng)常提到“管理三元素”，喜歡把管理者比作劍客，因為管理不能僅僅停留在理論上，真正的好管理一定是在實戰(zhàn)中得以體現(xiàn)的。正如劍客，他在實戰(zhàn)中需要一把劍，劍本身只能作為工具，如果你不會劍招，那么你的劍越鋒利，可能傷你的就越深。

同樣，同一把劍，同一個招式，不同的劍客使出來，效果可能有天壤之別，問題就在于不同的人擁有的內(nèi)功不一樣，所以，管理中，同樣的方法，在別人企業(yè)里能夠起到效果，到我們這卻不一定能成功。當(dāng)我們遇到問題的時候，千萬不要對照別人類似的經(jīng)驗來照搬，更不要指望別人能幫我們提供一種實際的解決自己問題的方法，管理中沒有萬能鑰匙。

你要想真正解決你遇到的問題，借鑒別人的經(jīng)驗是應(yīng)該的，但一定要先透過別人成功的經(jīng)驗，找出經(jīng)驗背后更深層次的原理或道理，領(lǐng)悟這些道理（內(nèi)功）之后，再結(jié)合自身的實際情況，自行設(shè)計和調(diào)整真正適合自己的方法。

時間管理也是如此。

有些人在時間管理上存在一種誤區(qū)：認(rèn)為抓住每一分鐘，每一秒鐘就是做好時間管理了，就是合理利用時間了。

實際上，關(guān)鍵不在于你是不是每分鐘都在工作，而在于你是如何安排你的時間的，你的時間是零散的還是整塊的。

這里有個“時間塊”的概念。

我們先說個大家都能體會的實驗?，F(xiàn)在你要寫一篇報告，如果給你獨立的時間，完整的時間，在這段時間里你除了這件事沒有任何別的事情打擾你，你可能只需要5小時就能完成，而且寫出的報告非常漂亮。

但現(xiàn)在換一種模式，給你5小時的時間，但這5個小時不是獨立的，完整的，而是5天中每天上午半小時，下午半小時，這么零散的，加起來一共5小時，這樣下來，一星期你很可能都不能完成這份報告。

這就是“時間塊”原理。

他告訴我們，我們要把一天的時間盡量合理的分成獨立的完整的時間塊，在每個時間塊中都只專心的做一件事情，盡量不要被別的事情打擾，而且，盡量不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中。這樣做，我們的效率是最高的。

艾維的那段話中，關(guān)于時間管理的還有另一個原理——“要事優(yōu)先”原理。

他告訴我們，我們始終要做最重要最緊急的事情，因為當(dāng)我們在做一件并不是最重要最緊急的事情的時候，即使我們擁有了獨立而完整的時間塊，我們也很難做到“專心”，因為那些比這件事更重要更緊急的事情會時時“騷擾”我們的“心”。所以，我們一定要做到“要事優(yōu)先”，先選擇最重要、最緊急的事情去做，當(dāng)我們時時刻刻都在做當(dāng)時最重要最緊急的事情的時候，我們才能獲得最大程度上的“專心”。

這就是時間管理原理。

這就是時間管理法則背后的東西。

在實際中，我們沒必要嚴(yán)格按照時間管理法則，一定要強調(diào)6件事，而是應(yīng)該更好的理解，并結(jié)合我們的實際去運用好這個時間管理原理，提出真正適合我們自己的時間管理法則，只有這樣，我們才有可能做到“落地”。

三、 時間管理“落地”

但是，時間管理原理依然還是停留在理論和思想上，到底該如何“落地”呢？

我們來看看A6能幫我們做到哪個程度。

要想真正“落地”，我們首先就要先分析好，“落地”難的真正原因。下面，我們分別從員工和老總兩個角度來分析時間管理的“落地”。

1. 員工的時間管理

在談到這個問題的時候，有不少老板很苦悶，每天都嚴(yán)格要求每個員工寫工作計劃，也盡量要求員工們做到“時間塊”和“要事優(yōu)先”。剛開始的時候，大家還都這么做，可是，慢慢就淡下來了，總覺得計劃沒有變化快。每每問到怎么回事的時候，答案都是一致的：

計劃的東西基本沒用，真正執(zhí)行的時候，往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來的事情，都是些計劃不出來的事情，就都來了。做計劃的時候，死活想不到，問他們也都說不上來，可是一旦計劃寫好了，真正做的時候，什么事就都來了。我們還是“亂”了，“時間塊”對我們來說好象沒有什么意義了。

非常痛苦，卻又是非常普遍，非?，F(xiàn)實。

問題在哪？

a) 傳統(tǒng)溝通模式的實時性

第一個問題就是：傳統(tǒng)溝通模式的實時性。

什么意思？

就是說，在傳統(tǒng)的溝通交流方式下，溝通的雙方必須是實時的，必須同時關(guān)注于同一件事情，否則就不能形成溝通。

比如說，你要找小張談個事情，你就得先看看小張現(xiàn)在有沒有空，你如果現(xiàn)在去找他，就一定會打斷他手頭正在做的事情。于是，他的“時間塊”就必將被你打散，對于他而言，你就是個“突發(fā)”或者“意外”事件，這個事件就很容易破壞他的“時間塊”。

反過來也是一樣，我們的“時間塊”基本上就是被這個傳統(tǒng)溝通模式的實時性無情的給破壞掉了。

怎么辦？不可能不溝通。而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄，你也拋棄不了。

這就跟以前我們的交流一樣，必須面對面的交流，后來，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時間和地點，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流，在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不用見面也能交流。

可是，電話的交流方式還是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上，有急事很難找到人。于是，后來手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實現(xiàn)了移動交流。

現(xiàn)在，對于我們管理而言，出現(xiàn)的問題是，不管上面哪種模式，都不能解決實時性的問題，怎么辦？

在A6中，進(jìn)行溝通就沒有這個實時性的問題。

當(dāng)我們需要與某個或某些同事溝通一件事情的時候，我們可以直接利用A6特有的柔性流程設(shè)計根據(jù)自己的需要隨意建立適合自己的“協(xié)同”事項，把我們需要溝通的事情，事項的背景、現(xiàn)狀、目的、要求、困難、計劃等等等等我們需要溝通的信息填寫下來，還可以帶附件，以串行、并行或多層的溝通過程，直接發(fā)送給我們需要溝通的同事。

更為重要的是，在這個事項信息中，我們可以判斷并填寫該事項的處理時限，該事項的重要程度，系統(tǒng)會在所有需要溝通的同事【待辦事項】中自動按時間的緊急性和事項的重要程度進(jìn)行排序。

這樣以來，我們同事收到信息后，不必當(dāng)時馬上處理，就完全可以根據(jù)自己的工作安排，同時根據(jù)系統(tǒng)中事項的重要性和緊急性進(jìn)行判斷和選擇處理。必須當(dāng)時處理的，才馬上處理，其他事項就可以放到以后，統(tǒng)一處理，這樣，既保證了自己計劃中的“時間塊”，同時，又把以前無法分身的“瑣事”集中起來，形成另一個“時間塊”，自己的時間管理主動性和自由度就大大提高了。

而且，當(dāng)事項發(fā)起之后，收到事項的人可以根據(jù)自己的情況進(jìn)一步增加流程，讓更多的人加入進(jìn)來，這是“柔性流程”的一個表現(xiàn)。比如，我們大家在探討某件事情的時候，到一定程度，突然發(fā)現(xiàn)某個方面單靠我們這些人是不夠的，需要請另外的同事加入，很簡單，我們就可以自由的將現(xiàn)有流程延續(xù)下去，讓其他人很方便的加入進(jìn)來。

同時，我們可以圍繞這個事項，方便的跟流程中所有的參與人員進(jìn)行交流，A6中這個功能叫做“流程震蕩”。這樣以來，我們就能在相對快樂、邊界的交流中很好的規(guī)避了傳統(tǒng)溝通中的實時性問題。

以上是"時間管理的基本要點"的內(nèi)容，本文的主題是“更為重要的是，在這個事項信息中，我們可以判斷并填寫該事項的處理時限，該事項的重要程度，系統(tǒng)會在所有需要溝通的同事【待辦事項】中自動按時間的緊急性和事項的重要程度進(jìn)行排序?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： “時間管理四象限”, 假期過后 調(diào)整是關(guān)鍵, 零星的時間 助力成功, 感謝您對本站的支持。

時間管理系統(tǒng)原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處。原文地址：sporadic-time-boost-success.html